Sądy, doręczając wezwania do udziału w czynnościach sądowych, powinny pouczyć adresatów o dopuszczalności, warunkach, terminie i sposobie złożenia wniosku o zwrot kosztów wywołanych koniecznością realizacji tych wezwań. Co do zasady wniosek o przyznanie wynagrodzenia oraz o zwrot kosztów podróży, wydatków i utraconego zarobku należnych świadkowi, biegłemu lub tłumaczowi, a także stronom lub osobom trzecim uprawnionym do otrzymania należności składa się ustnie do protokołu podczas czynności sądu (np. na rozprawie) lub na piśmie. Zgodnie z art. 92 ust. 2 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2010 r., nr 90, poz. 594 ze zm.; dalej: u.k.s.c) wniosek pisemny składa się w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności z udziałem uprawnionego do należności.
Nieprawdziwe jest jednak powszechnie panujące przekonanie o tym, że wniosku pisemnego nie wolno składać również i po tym terminie. W praktyce wszystko zależy od treści pouczenia zamieszczonego na blankiecie wezwania.
Ustawodawca w art. 92 ust. 4 u.k.s.c. stawia bowiem wyraźny wymóg, by osobę uprawnioną do otrzymania należności pouczać o prawie i sposobie złożenia wniosku o przyznanie należności oraz o skutkach niezachowania 3-dniowego terminu wskazanego w art. 92 ust. 2 u.k.s.c. Brak właściwego pouczenia w trakcie czynności albo w treści wezwania daje podstawę do żądania zwrotu tych należności także w terminie późniejszym, lecz nie później niż w okresie 3 lat. Roszczenie o zwrot należności w postaci wynagrodzenia, kosztów podróży, wydatków, utraconego zarobku lub dochodu przedawnia się bowiem z upływem lat 3, licząc od dnia powstania tego roszczenia.
Obowiązywanie przepisu art. 92 ust. 4 u.k.s.c. każe, wobec powyższego, przyjrzeć się formularzom wezwań obowiązujących w niektórych sądach i dokonać w nich zmian. W szablonach wezwań świadków na rozprawy, w pouczeniach, powinna się bowiem znaleźć informacja o treści art. 92 ust. 2 u.k.s.c. W przeciwnym razie sporządzane na piśmie wnioski o przyznanie ww. należności wolno składać również po wskazanym w tym przepisie terminie 3 dni od zakończenia czynności z udziałem osoby uprawnionej do tych należności albo osoby towarzyszącej świadkowi (art. 88 u.k.s.c.), o ile osoba uprawniona powoła się na okoliczność, że nie została pouczona o treści art. 92 ust. 2 u.k.s.c.
Pominięcie w wezwaniu sądowym treści pouczenia o art. 92 ust. 4 u.k.s.c. daje wezwanym przez okres 3 lat uprawnienie do żądania przyznania i wypłaty na ich rzecz wskazanych należności. W razie zaś wydania postanowienia o odmowie przyznania i wypłaty tych należności osobie uprawnionej przysługuje w pierwszym rzędzie prawo do złożenia wniosku o sporządzenie i doręczenie odpisu tego postanowienia z uzasadnieniem (art. 369 par. 1 w zw. z art. 397 par. 3 k.p.c.), a następnie dopiero, w terminie tygodnia od dnia doręczenia tego postanowienia z uzasadnieniem, prawo wniesienia zażalenia na nie (art. 394 par. 2 k.p.c.) ze wskazaniem zarzutu naruszenia art. 92 ust. 4 u.k.s.c.