Zwyczajne zgromadzenie wspólników bądź akcjonariuszy powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Dla większości spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 30 czerwca.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia powinno być: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, przyjęcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada zarząd. Cały skład zarządu powinien też zasadniczo podpisać sprawozdanie. Odstępstwa od tej reguły wymagają pisemnego uzasadnienia.

Jeżeli wymagane jest badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, zatwierdzenie sprawozdania przez zwyczajne zgromadzenie i dokonanie podziału zysku czy pokrycie straty nie mogą zostać skutecznie dokonane bez przeprowadzenia badania i uzyskania opinii biegłego. Uchwała podjęta wbrew tym zasadom jest nieważna z mocy prawa.

Z wygenerowaną stratą może wiązać się konieczność podjęcia uchwały nie tylko o sposobie jej pokrycia, ale też o dalszym istnieniu spółki, jeżeli przekroczone zostaną wskaźniki opisane w art. 233 lub 397 k.s.h.

Uchwałę w sprawie udzielenia bądź nie absolutorium z wykonania obowiązków podjąć należy osobno w stosunku do każdej z osób pełniących funkcję członków organów w zatwierdzanym roku obrotowym. Głosowanie w tych sprawach wymaga tajności, a wspólnik będący jednocześnie członkiem organu nie bierze udziału w głosowaniu.

Zazwyczaj z zatwierdzeniem sprawozdania wiąże się upływ kadencji organów spółki, a powołanie członków na kolejną kadencję ważne jest z punktu widzenia prawidłowego działania spółki. Przewidziane w umowie spółki powołanie członków organu na czas nieokreślony, co do zasady, nie zwalnia z obowiązku corocznego powoływania na kolejną kadencję.