Zgodnie z art. 51 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w terminie 3 miesięcy od końca roku obrotowego. W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 31 marca. Sporządzenie sprawozdania finansowego oznacza także jego podpisanie. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, prezesa zarządu, a w przypadku kiedy spółka ma zarząd wieloosobowy – przez każdego członka zarządu. Składając podpisy, każda z osób powinna opatrzyć swój podpis datą jego złożenia.

Ustawa przewiduje także możliwość odmowy podpisania sprawozdania finansowego. W takim przypadku, zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy, odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Warto pamiętać, że zgodnie z art. 77 ustawy niesporządzenie sprawozdania lub sporządzenie sprawozdania w sposób niezgodny z ustawą niesie z sobą sankcje karne (grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2).

W praktyce często powstaje wątpliwość, kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe w sytuacji, gdy w ciągu roku obrotowego zaszły zmiany w zarządzie. Przeważa raczej pogląd, że wystarczy, aby sprawozdanie finansowe było podpisane tylko przez aktualnych członków zarządu. Warto też pamiętać, że zgodnie z art. 203 par. 3 kodeksu spółek handlowych odwołany członek zarządu jest uprawniony i zobowiązany – w toku przygotowywania sprawozdania finansowego przez nowy zarząd – do złożenia wyjaśnień dotyczących okresu, w którym pełnił funkcję członka zarządu. Osoba taka jest także uprawniona do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe. Wspomniane prawa i obowiązki nie mają jednak charakteru bezwzględnego i akt odwołania członka zarządu może w tym zakresie zawierać odmienne postanowienia.