Przepisy nie regulują wyraźnie tego okresu, ale zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych mają go określić pracodawcy jako administratorzy danych. Muszą jednak uważać, by nie naruszyć RODO.
Nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) w ogóle nie reguluje zasad prowadzenia dokumentacji wypadkowej oraz dotyczącej chorób zawodowych. Tak więc żadna z nich nie wchodzi w skład pojęcia „dokumentacja pracownicza”. Nie dotyczy ich zatem ogólny przepis o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b kodeksu pracy) przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat kalendarzowych liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.
Przepisów dotyczących okresów przechowywania dokumentacji wypadkowej i dotyczącej chorób należy zatem poszukiwać w innych regulacjach. W przypadku wypadków mamy wprost przepis dotyczący tej problematyki. Zgodnie bowiem z art. 234 par. 31 k.p. pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Brak jednak podobnej regulacji, jeśli chodzi o choroby zawodowe. W związku z tym okres przechowywania takiej dokumentacji budzi wątpliwości, co potwierdza także Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku z 21 marca 2019 r., wskazując, że problemy były już w poprzednim stanie prawnym i że rozważa wystąpienie do MRPiPS o wyraźne uregulowanie tej kwestii.
Według UODO do czasu pojawienia się przepisu regulującego wprost okres przechowywania dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych to pracodawcy jako administratorzy danych osobowych muszą określić okres przechowywania takich dokumentów. W stanowisku z 12 kwietnia 2019 r. urząd wskazuje, że w tym zakresie należy rozważyć, czy wciąż są aktualne cele, w których takie dane są przetwarzane, aby nie naruszyć art. 5 ust. 1 lit. e RODO. W powyższym stanowisku UODO daje pracodawcom pewną wskazówkę, którą powinni wziąć przy tym pod uwagę. Chodzi o zróżnicowanie okresów, w których wystąpienie udokumentowanych objawów chorobowych upoważnia do rozpoznania choroby zawodowej pomimo wcześniejszego zakończenia pracy w narażeniu zawodowym. Takie różne okresy wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1367). Aby nie naruszyć RODO, należałoby dokonywać okresowych przeglądów przechowywanych danych pod kątem ustalenia, czy jeszcze na podstawie posiadanych danych można stwierdzić istnienie choroby zawodowej. Jeśli tak, to nadal istnieje cel przechowywania takich danych.©℗
Stanowisko UODO z 21 marca 2019 r.
w sprawie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych
Obecnie obowiązujące przepisy nie określają terminu przechowywania przez pracodawców dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych. Ustawodawca nie wskazał go zarówno w przepisach kodeksu pracy, jak i przepisach wykonawczych regulujących prowadzenie tego rodzaju dokumentacji. Jednocześnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie zalicza dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych do dokumentacji pracowniczej, którą - zgodnie z kodeksem pracy – przechowuje się przez 10 lat.
U pracodawców może to rodzić dodatkowe wątpliwości, które – jak wynika z informacji docierających do organu ds. ochrony danych osobowych – istniały już na gruncie poprzedniej regulacji dotyczącej dokumentacji pracowniczej (tj. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r.). Dotyczyły one zwłaszcza okresu przechowywania danych zawartych w rejestrze chorób zawodowych, który stanowi element dokumentacji chorób zawodowych.
W związku z tym, że obecny kształt przepisów może prowadzić do naruszania przez pracodawców zasady ograniczenia przechowywania danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. e) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), Prezes UODO rozważa skierowanie do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wystąpienia dotyczącego podjęcia prac legislacyjnych mających na celu precyzyjne uregulowanie tej kwestii.
Stanowisko UODO z 12 kwietnia 2019 r.
w sprawie okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych
W związku z tym, iż obecnie obowiązujące przepisy nie precyzują okresu przechowywania dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych, to jego określenie należy do pracodawcy jako administratora zwartych w niej danych. Powyższe wynika przede wszystkim z tego, że to pracodawca – jako administrator, posiada wiedzę m.in. na temat czynników narażenia, które występują w zakładzie pracy. Odnosząc się do okresu przechowywania należy mieć na uwadze zasadę ograniczenia przechowywania, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. e) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). W konkretnych przypadkach należy zatem ocenić, czy wciąż aktualne są cele, w których te dane są przetwarzane. Gdyby one ustały, to dalsze przechowywanie danych jest możliwe, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych albo do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO. W praktyce przy dokonaniu tego rodzaju oceny pomocne może okazać się rozporządzenie Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych. Przewiduje ono zróżnicowanie okresów, w których wystąpienie udokumentowanych objawów chorobowych upoważnia do rozpoznania choroby zawodowej pomimo wcześniejszego zakończenia pracy w narażeniu zawodowym. Pracodawca, aby nie przetwarzać danych przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do celów przetwarzania powinien dokonywać regularnych przeglądów, tak aby dane, które przetwarza były adekwatne oraz ograniczone do tego co niezbędne, zgodnie z zasadą celowości i minimalizacji danych określonych w art. 5 ust. 1 RODO.
Co się zaś tyczy drugiego pytania, to wątpliwości istniejące na gruncie poprzedniej regulacji dotyczącej dokumentacji pracowniczej (tj. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r.) wynikały (podobnie jak jest obecnie) z braku wyraźnego uregulowania kwestii retencji danych dotyczących chorób zawodowych. W praktyce mogło to prowadzić do zbyt długiego przechowywania takich danych przez pracodawców, pomimo ustania przyczyny ich przetwarzania.
