Adwokat na walizkach, czyli o zmianie adresu kancelarii

Adwokat Bartłomiej Witucki: Nawet jeśli adwokatowi zależy na długotrwałym najmie, to należy być ostrożnym z umowami na czas określony. Trudno przewidzieć co się wydarzy w życiu, czasem wypadek losowy może zniweczyć plany. Wówczas umowa zawarta na np. okres pięciu lat może okazać się kłopotem.

W ciągu trzech lat, trzeci raz zmienia pan lokalizację kancelarii. Z jakimi problemami się to wiąże?

Zwykle nie jest to łatwe zadanie. Oczywiście skala trudności zależy od wielkości kancelarii, choćby w rozumieniu liczby dokumentów, książek, wyposażenia itd., jak i możliwości technicznych i finansowych. Jeśli adwokat prowadzi kilkadziesiąt spraw sądowych czy więcej, prowadzi stałą obsługę kilku firm, a do tego planuje się przenieść do innego miasta i całą przeprowadzkę w dużym zakresie realizuje samodzielnie, to z pewnością jest to spore obciążenie pod względem organizacyjnym i wykonawczym, które należy dobrze zaplanować. Nawet jeśli jest to przeprowadzka do lokalu oddalonego o 300 m, to i tak zasada pozostaje niezmienna: przeprowadzkę należy dobrze zaplanować, aby proces był skuteczny i zabrał jak najmniej czasu.

To co jest taką kluczową kwestią w tym zakresie?

Zawiadomienie o zmianie adresu wszystkich sądów we wszystkich sprawach, które adwokat prowadzi. Ściślej mówiąc, chodzi o zawiadomienie sądu w każdym postępowaniu sądowym. Jednocześnie należy zadbać o to, by w wypadku wysłania korespondencji na stary adres, być o tym zawsze powiadamianym. Jeśli taka możliwość nie wchodzi w grę, należy zawiadomić operatora pocztowego właściwego dla adresu kancelarii i prosić o przekierowywanie korespondencji na nowy adres kancelarii. Takie rozwiązanie należy rozważyć także w wypadku, gdy istnieje możliwość bycia powiadamianym przez aktualnego dysponenta poprzedniego lokalu kancelarii. Jeśli pod starym adresem nadal funkcjonować będzie kancelaria adwokacka, to można spodziewać się, że metoda powiadamiania będzie działać dobrze. Jeśli nie ma takiej pewności, rozsądne wydaje się zastosowanie wariantu z operatorem pocztowym, choć generuje ono dodatkowe koszty. I to wcale niemałe jeśli adwokat otrzymuje sporo korespondencji. Z pewnością temat korespondencji jest w ujęciu przeprowadzki krytyczny. Zaniedbania w tym zakresie mogą narazić adwokata, a co gorsza, także klienta, na niepożądane konsekwencje.

Sądy i prokuratury szybko reagują na zmiany adresu kancelarii prawnika?

Tutaj akurat mam różne doświadczenia. Zwykle sądy i prokuratury reagują prawidłowo. Także w sytuacjach, gdy adwokat chce, aby korespondencję w danej sprawie kierować na adres filii kancelarii. Zdarzały mi się jednak sytuacje, że musiałem dwa a nawet trzy razy powiadamiać sąd o zmianie adresu lub przypominać, że już prosiłem, aby korespondencję kierować na adres filii kancelarii.

Jaki jest zatem kolejny krok?

Zwykle także pewnym problemem jest ustalenie z wynajmującym warunków zakończenia najmu. Mam na myśli sytuację, w którym adwokat inwestuje pewne środki w związku z adaptacją części pomieszczeń, czy np. wykonania zabudowy meblowej, która będzie bezużyteczna w innym lokalu. Bywają też problemy związane z tym, że często wynajmujący nie korzystają przy zawieraniu umowy z pomocy kwalifikowanego prawnika. Przykładem jest termin wypowiedzenia umowy najmu: przepisy kodeksu cywilnego mają charakter norm bezwzględnie obowiązujących o czym często wynajmujący nie wiedzą. W takich sytuacjach wskazane jest cierpliwe wyjaśnienie przepisów i zasugerowanie, aby wynajmujący stawiane przez adwokata-najemcę tezy skonsultował z innym kwalifikowanym prawnikiem, tj. adwokatem lub radcą prawnym.

A czy zmiana siedziby grozi utratą klientów, czy bardziej jest możliwością pozyskania nowych?

To akurat wydaje się nie mieć specjalnego znaczenia. W dzisiejszych czasach tzw. klient z ulicy zdarza się bardzo rzadko. Pamiętam jak w kancelarii, którą dzieliłem z kilkoma adwokatami – blisko jednego z sądów – któregoś dnia przyszła miła pani, która nie potrafiła odpowiedzieć, z którym z adwokatów chce się spotkać. Okazało się, że pani zamierza się rozwieść. Przechodząc obok budynku, w którym mieściła się nasza kancelaria, zauważyła szyld i postanowiła pójść do adwokata w sprawie pozwu rozwodowego. Koleżanka adwokat zajęła się panią i nie wiem czy skończyło się tylko na udzieleniu jakiejś informacji czy porady, ale generalnie takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko. Oczywiście, z drugiej strony, można sobie wyobrazić, że jeśli adwokat przeprowadza się do lokalu, w którym przez lata jakiś inny adwokat prowadził kancelarię, to może się tak zdarzyć, że jacyś klienci będą się pojawiać, ponieważ wiedzą czy słyszeli, że pod takim a takim adresem przyjmuje dobry adwokat. Prawdopodobieństwo takiej jednak sytuacji wydaje się niewiele większe niż wygrana w totka.

Należy dążyć do posiadania docelowego lokalu przez lata, czy w dzisiejszych czasach lepiej liczyć się z możliwością szybkich i częstych zmian?

Częste zmiany adresu z pewnością nie są wskazane. Czasem jednak są nieodzowne, choć wynikają z różnych okoliczności. Na przykład wynajmujący otrzymał konkurencyjną ofertę od potencjalnego najemcy i mimo, że deklarował, iż zależy mu, aby stosunek najmu był długotrwały, zmienił zdanie i umowę wypowiedział. Chodzi oczywiście o umowy na czas nieokreślony.

Jak się zabezpieczyć przed takimi sytuacjami?

Poprzez np. zobowiązanie wynajmującego, iż w wypadku, gdy umowa będzie wykonywana przez najemcę prawidłowo nie wypowie jej, a jeśli to zrobi, to będzie zobowiązany do np. zwrotu określonej części inwestycji dokonanej przez adwokata-najemcę lub do zapłaty kary umownej. Oczywiście, w praktyce, strony umów obawiają się kar umownych i zwykle nie jest łatwo, aby na nie się zgodzili. Natomiast pierwsze rozwiązanie jest dość często stosowane. Generalnie, w umowach najmu, zwykle wynajmującemu zależy na tym, aby najemca był solidny, a stosunek najmu był długoterminowy. Biorąc pod uwagę, że podobny cel przyświeca adwokatowi-najemcy, wydaje się, że jest pole do konsensusu, który w optymalny sposób zabezpiecza interesy obu stron. Nawet jeśli adwokatowi zależy na długotrwałym najmie, to należy być ostrożnym z umowami na czas określony. Trudno przewidzieć co się wydarzy w życiu, czasem wypadek losowy może zniweczyć plany. Wówczas umowa zawarta na np. okres pięciu lat może okazać się kłopotem.

To co jest optymalnym rozwiązaniem?

Posiadanie własnego lokalu. Można wówczas być spokojnym, że przez długi czas nie będzie potrzeby zmiany adresu. Jest to komfortowa sytuacja, choć bywa, że po jakimś czasie – np. wskutek rozwoju kancelarii – lokal nie jest już wystarczający. Z punktu widzenia adwokata, jeśli lokal kancelarii spełnia określone wymagania co do wielkości, funkcjonalności, kosztów i lokalizacji, najlepszym rozwiązaniem jest, aby pracować tam przez długie lata.

Rozmawiała: Ewa Maria Radlińska