Przede wszystkim zgodnie z obowiązującymi wymogami. A więc w odpowiednim terminie i po wcześniejszym przesłaniu wspólnikom zawiadomienia zawierającego m.in. szczegółowy porządek obrad.
Czy obrady muszą się odbyć do końca półrocza
W naszej spółce z o.o., która zajmuje się działalnością handlową, rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Czy oznacza to, że z przeprowadzeniem dorocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników musimy zdążyć do końca czerwca?
TAK
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Wyraźnie wynika to z kodeksu spółek handlowych.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z odpowiednimi przepisami kodeksu sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników, a także udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Podstawa prawna
Art. 231 par. 1–2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Czy wystarczy dowód nadania na poczcie
Zawiadomienia o obradach zamierzamy wysłać wspólnikom listami poleconymi. Czy samo posiadanie dowodów nadania takich zaproszeń wystarczy do ewentualnego udowodnienia, że obowiązek związany z zawiadomieniem o obradach został prawidłowo wypełniony?
NIE
W przypadku powstania ewentualnych sporów dotyczących prawidłowości zawiadomień wysyłający zaproszenia powinien w takim przypadku nie tylko wykazać, że faktycznie zostały one wysłane. Przede wszystkim musi udowodnić, że zachował należytą staranność przy wpisywaniu adresów wspólników, pod jakie skierowano korespondencję. Samo nadanie na poczcie korespondencji, ale – przykładowo – na niewłaściwe adresy, nie może bowiem uzasadniać twierdzenia, że wspólnicy zostali w sposób prawidłowy zawiadomieni o zgromadzeniu. Taki pogląd wyrażono w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 21 listopada 2006 r. (sygn. akt I A Ca 713/06), a także w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 23 listopada 2012 r. (sygn. akt VI A Ca 655/12).
Podstawa prawna
Art. 238 par. 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Czy określono, co musi zawierać zawiadomienie
Z przepisów wynika, w jaki sposób zwołuje się zgromadzenie wspólników spółki z o.o. Czy w obowiązujących regulacjach określono też, jakie informacje powinno zawierać zawiadomienie o zaplanowanych obradach?
TAK
W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku natomiast zamierzonej zmiany umowy spółki trzeba również wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Jeżeli chodzi o ten ostatni wymóg, to należy wskazać, że przewiduje się – przykładowo – zmiany w paragrafie siódmym umowy spółki z o.o. Niezbędne jest jednocześnie podanie proponowanego nowego brzmienia danego paragrafu, np.: Par. 7 otrzymuje brzmienie: „Zarząd musi uzyskać zgodę zgromadzenia wspólników na rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania o wartości wyższej niż 100 000 zł (słownie: sto tysięcy złotych)”.
Podstawa prawna
Art. 238 par. 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Czy wspólnicy muszą spotkać się w siedzibie spółki
Pomieszczenia, w których mieści się nasza spółka, są małe, ponieważ dysponujemy bardzo skromnymi środkami finansowymi. Czy zwyczajne zgromadzenie wspólników musi koniecznie zostać przeprowadzone w siedzibie spółki z o.o.?
NIE
Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Polski. Jednocześnie przepisy przewidują, że zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium kraju, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Podstawa prawna
Art. 234 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Czy są wymagane podpisy wszystkich członków zarządu
Z przepisów wynika, że zwołanie zgromadzenia wspólników należy do obowiązków zarządu spółki z o.o. W naszej spółce organ ten składa się z kilku osób. Czy w takiej sytuacji wszyscy członkowie zarządu muszą złożyć swoje podpisy pod zaproszeniami na zgromadzenie?
NIE
W orzecznictwie sądowym wskazano wprost, że inicjatywa zwołania zgromadzenia powinna pochodzić od zarządu – jako organu – i przybrać formę uchwały (potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 21 listopada 2006 r., sygn. akt I ACa 713/06). Po przyjęciu takiej uchwały trzeba następnie w odpowiedni sposób zawiadomić wspólników, czyli wysłać im zaproszenia. Jeżeli zarząd spółki z o.o. składa się z wielu osób, to pod zawiadomieniami o zgromadzeniu nie muszą składać swoich podpisów wszyscy jego członkowie. Wystarczy, aby podpisała je jedna osoba – zwykle wyznaczony do tego członek zarządu. Jednocześnie taka osoba musi działać na podstawie właściwego upoważnienia. Zgodnie bowiem z odpowiednimi przepisami kodeksu spółek handlowych złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy tak stanowi ustawa.
Podstawa prawna
Art. 19 i art. 235 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Czy członkom zarządu spółki grożą grzywny
W spółce z o.o. jest dwuosobowy zarząd. Czy jeżeli jego członkowie nie zwołają w wymaganym czasie zgromadzenia wspólników spółki, to mogą zostać za to ukarani?
TAK
Określone sankcje przewidziano w kodeksie spółek handlowych. Z zawartych w tym akcie prawnym przepisów wynika, że kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że organ ten nie zwołuje zgromadzenia wspólników, podlega grzywnie do 20 tys. zł.
Podstawa prawna
Art. 594 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Czy wcześniej należy udostępnić sprawozdanie
Obowiązujące regulacje prawne wymagają, żeby zawiadomienia w sprawie zwołania obrad zostały wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. A czy w przepisach określono również, kiedy należy udostępnić wspólnikom roczne sprawozdanie finansowe spółki?
TAK
Wymogi dotyczące tej kwestii zawarte są w ustawie o rachunkowości. Jej przepisy przewidują, że m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega badaniu – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.
Podstawa prawna
Art. 68 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.).
Czy zaproszenia można wysłać e-mailem
Jesteśmy niewielką spółką z o.o. Chcielibyśmy przygotować i przeprowadzić nasze doroczne zwyczajne zgromadzenie możliwie jak najmniejszym kosztem. Czy w związku z tym zawiadomienia o zaplanowanych obradach mogą być przesłane wspólnikom pocztą elektroniczną?
TAK
Zgodnie z kodeksem spółek handlowych zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Jednak zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być przesłane.
Z kolei kodeks cywilny stanowi, że oświadczenie wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby ta osoba mogła zapoznać się z jego treścią. Na tej podstawie można przyjąć, że zaproszenie na obrady zostanie skutecznie wysłane, jeżeli e-mail zawierający odpowiednie informacje o zwołaniu zgromadzenia faktycznie dotrze do zainteresowanego wspólnika i będzie on mógł go przeczytać. Jeżeli zaś z jakichś przyczyn zawiadomienie wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną nie dotrze do niego, to nie dojdzie również do skutecznego zawiadomienia. Dlatego przy korzystaniu z form elektronicznych należy dołożyć szczególnych starań i upewnić się, czy wspólnik rzeczywiście otrzymał e-maila z odpowiednim zawiadomieniem o zwołaniu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. ©?
Podstawa prawna
Art. 238 par. 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.).
Art. 61 par. 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).
