PRZEMYSŁAW ADAMUS: Brak staranności może spowodować oddalenie przez sąd powództwa o zapłatę
Wiele osób prowadzi działalność gospodarczą na niewielką skalę w formie spółek cywilnych. Okazuje się jednak, że przedsiębiorcy, którzy chcą nawiązać współpracę handlową ze spółkami cywilnymi, powinni zachować daleko idącą ostrożność. Dlaczego?
Bardzo często brak ostrożności skutkuje tym, że przedsiębiorcy podpisują umowę o współpracy biznesowej z osobami, które nie mają prawa reprezentować spółki cywilnej. To zaś grozi poważnymi stratami finansowymi w przypadku gdy tacy nieostrożni kontrahenci – przykładowo – dostarczą towar spółce cywilnej, a ta im za ten towar potem nie zapłaci. W pewnych przypadkach bowiem taki brak staranności przy zawieraniu kontraktu może być przyczyną oddalenia przez sąd powództwa poszkodowanego przedsiębiorcy o zapłatę skierowanego przeciwko wspólnikom spółki cywilnej.
Czy w praktyce często zdarzają się błędy przy zawieraniu umów ze spółkami cywilnymi?
Zdecydowanie tak. Wyjaśnijmy, że o błąd bardzo łatwo, ponieważ spółki cywilne nie podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Natomiast w systemie elektronicznym Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, do której wpisywani są wspólnicy spółki cywilnej będący osobami fizycznymi, nie znajdziemy informacji o ich uprawnieniach dotyczących reprezentacji, w tym m.in. zaciągania zobowiązań. To jest jeden z powodów, dla których prowadzenie działalności w formie spółki cywilnej nie sprzyja przejrzystości obrotu gospodarczego. Jednak w dalszym ciągu mamy zarejestrowanych ponad 280 tys. spółek cywilnych i dlatego niezbędna jest daleko idąca ostrożność przy podpisywaniu z tymi podmiotami umów handlowych.
Skoro wiadomo, że tak jest, to dlaczego tak często popełniane są błędy w umowach handlowych, które mogą potem przysporzyć strat finansowych kontrahentom spółek cywilnych?
Jedną z przyczyn jest panujące dość powszechne przekonanie, że zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego każdy ze wspólników jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki, czyli do kierowania działalnością i organizowania jej poprzez podejmowanie różnych decyzji. Jednak dotyczy to spraw wewnętrznych między wspólnikami. Inaczej natomiast wygląda kwestia reprezentowania spółki cywilnej, czyli jej relacji zewnętrznych, w tym zawierania umów z partnerami handlowymi. Co prawda zgodnie z generalną zasadą, każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki cywilnej, czyli występowania wobec podmiotów trzecich w imieniu wszystkich wspólników łącznie. W takim przypadku również skutki takich umów obciążają wszystkich wspólników łącznie. Zatem w tym klasycznym przypadku za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiedzialni będą solidarnie. Problem jednak w tym, że od tej generalnej zasady mogą istnieć odstępstwa. Mianowicie wspólnicy mają prawo ustalić w umowie spółki cywilnej odmienne reguły reprezentowania swoich spraw w relacjach z zewnętrznymi kontrahentami. Przykładowo mogą oni postanowić, że w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności w spółce cywilnej wymagane jest łączne działanie ściśle określonych albo wszystkich wspólników. Taki zakres zwykłych czynności może definiować umowa spółki. Mogą to być chociażby czynności, które nie przekraczają przy zaciąganiu zobowiązań określonej kwoty wyrażonej w złotych. W praktyce oznacza to, że dla skutecznego zawarcia kontraktu handlowego ze spółką cywilną (wspólnikami spółki cywilnej), którego wartość przekracza wskazaną w umowie spółki cywilnej kwotę w złotych, niezbędny jest podpis pod takim dokumentem tych upoważnionych wspólników (przykładowo dwóch albo nawet wszystkich).
Jaki stąd wniosek dla przedsiębiorców zamierzających zawrzeć umowę o współpracy ze spółką cywilną?
Przedsiębiorcy powinni najpierw zażądać od wspólników spółki cywilnej, aby okazali umowę tej spółki w aktualnym brzmieniu. Na tej podstawie można bowiem się upewnić, którzy wspólnicy mogą skutecznie reprezentować daną spółkę cywilną. Jeżeli taka staranność nie zostanie dochowana i kontrakt handlowy zostanie zawarty ze wspólnikiem, który zaciągnie zobowiązanie, przekraczając granice jego umocowania, to potem może być trudno odzyskać pieniądze za dostarczone towary lub wykonane usługi od pozostałych wspólników.
Jakie jeszcze błędy popełniane są w kontraktach biznesowych podpisywanych ze spółkami cywilnymi?
Często spotykaną nieprawidłowością jest również traktowanie spółki cywilnej jako podmiotu posiadającego podmiotowość prawną, czyli takiego jak przykładowo – spółka handlowa wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W efekcie źle są formułowane komparycje umów biznesowych, czyli te ich części, w których oznacza się, kto jest stroną takiego kontraktu oraz kto daną stronę reprezentuje. Bardzo często w komparycji umów handlowych wymienia się jedynie nazwę spółki cywilnej, jej adres, a także numery NIP i REGON. Jest to jednak niedopatrzenie, które niesie ze sobą poważne konsekwencje. W rzeczywistości bowiem spółka cywilna nie ma podmiotowości prawnej, chociaż ma nadany numer REGON oraz NIP. W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność za zobowiązania wynikające z działalności spółki cywilnej ponoszą wspólnicy, a nie sama spółka. Poza tym spółka cywilna nie ma swojego odrębnego majątku. Chodzi o to, że majątek służący do prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej należy do wspólników. Wyrażając to inaczej – jest to łączny majątek wspólników.
Ma to swoje konsekwencje. Przykładowo, stroną postępowania dotyczącego sporu o zapłatę nie będzie spółka cywilna, tylko jej wspólnicy. Dlatego w przypadku spółki cywilnej z treści zawieranego kontraktu handlowego powinno jednoznacznie wynikać, że jest on zawierany z upoważnionymi jej wspólnikami wymienionymi z imienia i nazwiska, z podaniem adresu zamieszkania i numeru NIP. Sugerowane jest również uzyskanie numeru PESEL. Warto też zapisać, że wspólnicy ci prowadzą działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, która działa pod określoną nazwą, ma numer NIP, REGON oraz adres rejestrowy. Ponadto wskazane jest, aby umowa spółki cywilnej każdorazowo stawała się załącznikiem do kontraktu handlowego. Wspólnicy spółki cywilnej powinni też zostać zobowiązani do informowania o każdej zmianie statusu osobowego.
