Michał Ryszard Wysocki, stały mediator sądowy i asesor notarialny, współtwórca projektu Prawnik w mediacji.
Zestawienie 5 błędów, które prawnicy najczęściej popełniają w czasie bezpośrednio poprzedzającym samą mediację lub na jej początku, a które mogą poważnie utrudnić osiągnięcie porozumienia.
- Brak przygotowania klienta (… lub prawnika)
Jakże często można spotkać się ze stwierdzeniem, że skoro mediacja jest taka „prosta” i pozbawiona sztywnych reguł, to wystarczy przybyć na miejsce i reszta potoczy się sama. Nic bardziej mylnego. Do mediacji, podobnie jak do postępowania sądowego należy się starannie przygotować. Jest to inny rodzaj przygotowań, możliwe nawet, że okaże się dla prawnika trudniejszy.
W pierwszej kolejności należy się w nim skupić na kwestiach merytorycznych, a dopiero w dalszej kolejności procesowych. Rzetelne przygotowania do mediacji związane są mocno z bardzo dobrą współpracą z klientem. Co więcej, należy interpretować je dwojako: z jednej strony prawnik sam musi znać zasady jakimi rządzi się mediacja, umieć zebrać niezbędne mu informacje, a następnie opracować taktykę negocjacyjną; z drugiej natomiast, to właśnie on musi przekazać niezbędny zasób wiedzy klientowi, odpowiedzieć na jego pytania, rozwiać wątpliwości oraz wyjaśnić, czego można, a czego nie powinien się w mediacji spodziewać.
Kluczowe jest zwrócenie uwagi klienta na takie pojęcia jak „dobra wola” oraz „cierpliwość”. Istotne zaniedbania na etapie przygotowań bardzo często przekreślają szanse na osiągnięcie porozumienia, a z pewnością bardzo utrudnią zadanie mediatorowi.
- Brak rezerw czasowych
Jedną z zalet mediacji jest jej tempo i szybkość procesu. Mediacja ze skierowania sądu praktycznie zawsze rozpoczyna się od zakreślenia 1 miesięcznego terminu (maksymalny termin zgodnie z art. 183(10) k.p.c.), co może sprawiać mylne wrażenie, że „każda” mediacja w tym terminie powinna się zakończyć. Oczywiście nie jest to prawdą. Nawet powołany wyżej przepis przewiduje możliwość wydłużenia terminu na zgodny wniosek stron, bo to one są dysponentami czasu.
Zawsze warto założyć, że osiągnięcie porozumienia zajmie więcej czasu niż wynika to ze statystyk, czy treści postanowienia. Powodów jest wiele. Poczynając od stopnia zawiłości i wielowątkowości sprawy, aż po fakt, że mediacja okaże się dla danej strony tak wielkim novum, że niezbędny będzie czas, aby mogła odnaleźć się w jej realiach i zmienić tok myślenia. Innym razem strony muszą zasięgnąć opinii zewnętrznych ekspertów lub po prostu napięty grafik uniemożliwia odbycie niezbędnej ilości spotkań w uprzednio zakreślonym terminie.
Nie zawsze takie przeszkody można uprzednio przewidzieć. Właśnie dlatego warto zarezerwować więcej czasu aby dobrze zapowiadające się rozmowy mediacyjne nie zostały zniweczone przez zniecierpliwienie i frustrację klienta z powodu „nadmiernie przedłużającej się” (w jego mniemaniu) mediacji.
Jeśli prawnik ma wątpliwości ile czasu może zając rozwiązanie danej sprawy na drodze mediacji, zawsze może je skonsultować z mediatorem. To powinno pomóc zminimalizować ryzyko podania klientowi zbyt optymistycznych prognoz czasowych.
- Mediacja w niewłaściwym czasie
Decyzja o przystąpieniu do mediacji powinna być przemyślana (patrz pkt. 1). Wiele szkód może przynieść przystąpienie do niej w niewłaściwym czasie.
W tym miejscu nasuwa się pierwsza refleksja - nie zwlekaj zbyt długo z decyzją, gdyż spór może przerodzić się w poważny konflikt i wola stron na polubowne rozwiązania może zostać bezpowrotnie utracona. Wikłanie się w długi proces sądowy z reguły nie sprzyja powrotowi na drogę mediacji, dlatego też ciężko się dziwić, że sprawy kierowane do mediacji po wielu miesiącach, a czasem i latach toczenia walk na sali sądowej nie kończą się ugodami.
Z drugiej strony, nie można sobie pozwolić na mediację w sytuacji, w której nie znane są jeszcze wszystkie aspekty sprawy. To mogłoby negatywnie wpłynąć na pozycję negocjacyjną klienta lub zmniejszyć ilość potencjalnych rozwiązań.
Podsumowując - nie można popadać w skrajności. Prawnik powinien potrafić wskazać najlepszy moment na przystąpienie do mediacji, zarówno z uwagi na obraną strategię, jak i osobowość obu stron sporu.
- Niewłaściwa reprezentacja
To zadaniem prawnika jest dopilnować, aby przy stole mediacyjnym znalazła się prawidłowo umocowana reprezentacja klienta, a jeśli trzeba posiadała stosowne dokumenty (np. niezbędne uchwały organów kolegialnych). Chodzi w tym miejscu nie tylko o prawidłową reprezentację w sensie prawnym, ale także o zadbanie, aby przy stole mediacyjnym znalazły się osoby decyzyjne.
Strona, która w chwili zakończenia rozmów nagle stwierdza, że aby podpisać ugodę o wynegocjowanej treści musi jeszcze podjąć pewne czynności i konsultacje, o których wcześniej nie informowała, jest na najlepszej drodze do katastrofy.
Zdarza się, że jedną z taktyk negocjacyjnych jest wykorzystanie na swoją korzyść potrzeby autoryzacji działań negocjatora przez „wyższą instancję”. Jest to jednak ryzykowna taktyka (szczególnie na ostatnim etapie rozmów), gdyż potrafi zrazić drugą stronę, która może w odwecie zastosować podobne zachowania lub nawet zerwać rozmowy.
- Agresywna retoryka
Mediacja to nie proces sądowy. Druga strona nie jest wrogiem, czy przeciwnikiem, ale partnerem. Wobec tego należy pamiętać o odpowiednim - pozytywnym nastawieniu. Dotyczy to zarówno pracy z klientem, przygotowywania pism dla mediatora, jak i prezentacji stanowiska strony na pierwszym posiedzeniu.
Wszelkie kierowane do klienta stwierdzenia, świadczące o “bojowym nastawieniu” i zmierzaniu do pokonania drugiej strony mogą jedynie zaszkodzić sprawie i to w dwójnasób. Po pierwsze, źle nastawia to klienta do samego procesu i możliwych efektów, a to nie pozostanie bez wpływu na możliwość podpisania ugody. Po drugie, takie nastawienie wpływa na pogorszenie relacji z drugą stroną podczas mediacji, czasem do stopnia uniemożliwiającego prowadzenie jakichkolwiek rozmów.
To prawnik powinien dyscyplinować swojego klienta w tym zakresie, nie powinien natomiast ulec wrogiemu nastawieniu. Zasadę tę należy rozciągnąć na okres od chwili pierwszego kontaktu prawnika z druga stroną, aż do zakończenia mediacji. W chwili, w której prawnik zapomni o wewnętrznej dyscyplinie dotyczącej odpowiedniego traktowania i zwracania się do drugiej strony, jego szanse na doprowadzenie do porozumienia spadają diametralnie.