Piotr Wielgosz, aplikant adwokacki, Kancelaria Ślązak, Zapiór i Wspólnicy.

Przy zawieraniu umowy ze spółką cywilną, czy w imieniu spółki cywilnej pojawia się pytanie - kto jest stroną umowy, i kto w imieniu spółki powinien ją podpisać?

Spółka cywilna jest specyficzną konstrukcją, gdyż nie jest samodzielnym podmiotem - takim, jak spółki prawa handlowego, lecz umową wiążącą wspólników. Wobec tego, jeżeli zawiera się umowę ze spółką cywilną to znaczy, że zawiera się umowę ze wszystkimi wspólnikami spółki. Dlatego w umowie przy oznaczeniach stron należy wskazać nie tylko spółkę cywilną, ale także wszystkich jej wspólników, bez względu na to kto ją podpisuje.

Bardziej skomplikowana wydaje się kwestia reprezentacji spółki cywilnej, czyli kto w imieniu spółki, a właściwie w imieniu wspólników jest uprawniony do podpisania (zawarcia umowy). Zgodnie z brzmieniem kodeksu cywilnego, każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki (właściwie wspólników) w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Zatem w odniesieniu do zasad reprezentacji, jeżeli z umowy spółki nie wynika co innego – każdy wspólnik może samodzielnie reprezentować spółkę w sprawach nieprzekraczających zakresu zwykłych czynności spółki oraz w sprawach nagłych, których zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty. Natomiast z odniesieniu do spraw przekraczających zakres zwykłych czynności, a więc wymagających uchwały wspólników – nie ma jednolitego stanowiska, czy zachodzi konieczność podjęcia uchwały wspólników wyrażającej wolę zawarcia umowy (na podstawie której wspólnik może reprezentować spółkę), czy zachodzi również wymóg reprezentacji łącznej wspólników (współdziałanie wszystkich wspólników i złożenie wspólnego oświadczenia woli). Najlepiej gdy umowa określa, jakie kwestie przekraczają zakres zwykłego zarządu – tak by w przyszłości uniknąć wątpliwości, co do umocowania wspólnika przy podejmowaniu czynności w imieniu spółki.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że wspólnicy spółki są w stanie ustalić na podstawie umowy spółki i okoliczności, kto i w jakim zakresie jest uprawniony do reprezentacji spółki. W zgoła odmiennym położeniu jest kontrahent spółki cywilnej, który nie dysponując publicznym rejestrem spółek cywilnych, z którego wynikałoby, jakie osoby są umocowane do zawierania czynności w imieniu spółki (dla spółek cywilnych nie jest prowadzony KRS, rejestracji podlegają jedynie wspólnicy) – nie jest w stanie zweryfikować, czy wspólnik spółki cywilnej jest uprawniony do podpisania umowy w jej imieniu. Nawet gdyby wspólnik przedłożył kontrahentowi umowę spółki, czy uchwałę wspólników – nie ma on pewności co do jej prawdziwości i aktualności.

Wspólnik reprezentujący spółkę jest jej przedstawicielem ustawowym, jednakże ustawa nie rozstrzyga kwestii, jakie skutki ponosi za sobą działanie takiego przedstawiciela bez umocowania, dlatego analogicznie zastosowanie znajdą przepisy o pełnomocnictwie, a właściwie o rzekomym pełnomocniku (jeżeli wspólnik działa bez umocowania lub z przekroczeniem umocowania). Wówczas jednostronne czynności prawnokształtujące nieumocowanego wspólnika są nieważne, z kolei ważność zawartej umowy zależy od potwierdzenia jej przez pozostałych wspólników. Kontrahent może wyznaczyć pozostałym wspólnikom termin do potwierdzenia czynności rzekomego pełnomocnika. Jeżeli czynność nie zostanie potwierdzona, wówczas czynność staje się nieważna, a wszelka odpowiedzialność względem kontrahenta ciąży na nieumocowanym wspólniku.

W związku powyższym, przy zawieraniu umów ze spółką cywilną należy w miarę możliwości zabiegać o to, aby wszyscy wspólnicy podpisali umowę, by w przyszłości nie okazało się że wspólnik, który zawarł umowę w imieniu spółki cywilnej – nie był do tego umocowany. Jest to również w interesie samych wspólników – tak by w przyszłości nie rodzić sytuacji konfliktowych.

Do sprawy należy podjeść jednak zdroworozsądkowo tzn. żeby zabiegać o podpis wszystkich wspólników przy podpisywaniu umów, które w obiektywny sposób mogą przekraczać zakres zwykłych czynności spółki.