Organ, który dysponuje archiwalnymi dokumentami, będzie mógł odmówić bezpośredniego zapoznania się z materiałem. W takim przypadku zainteresowany otrzyma jego kopię.
Osoba zainteresowana konkretnym materiałem archiwalnym może dostać możliwość osobistego zapoznania się z jego oryginalną treścią albo z kopią – wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz.U. nr 196, poz. 1161), które dziś wchodzi w życie. Zgodnie z tymi regulacjami wgląd w materiał lub jego kopię odbywa się w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z takich treści.
Rozporządzenie określa, że osoba zainteresowana starymi dokumentami, mapami czy nagraniami nie zawsze otrzyma do nich bezpośredni wgląd. Rozporządzenie przewiduje, że dostęp do nich może polegać także na pisemnej odpowiedzi na zapytanie zainteresowanego.
Dostęp do archiwalnych dokumentów, akt czy danych statystycznych jest możliwy, o ile nie zostaną naruszone m.in. interesy państwa czy dane osobowe obywateli. Dlatego jeżeli dane innych osób są w danych materiałach, to przed ich udostępnieniem trzeba zapewnić im anonimowość – np. zamazać na kopii. Wymóg ten nie musi być spełniony, jeżeli dane te dotyczą osób publicznych.