Stosownie do zapisów art. 231 par. 1 ustawy z 15 września 2000r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037), zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Rok obrotowy określa umowa spółki i jest to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Zastrzeżenie jest jedno: okres ten można wydłużyć, gdy spółka rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku.

Reprezentacja kapitału

Zwołania zgromadzenia dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 238 par. 1 k.s.h., a zatem za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zawiadomienia można przesłać również – jeżeli wspólnik wyraził pisemną zgodę – pocztą elektroniczną. Należy jednak zaznaczyć, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby zwyczajne zgromadzenie wspólników odbyło się bez formalnego zwołania, w trybie art. 240 k.s.h. Może to mieć miejsce wtedy, gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia.

W praktyce powstaje bardzo często wątpliwość, jak traktować sytuację, gdy zwyczajne zgromadzenie odbyło się po upływie wyznaczonego przez k.s.h. terminu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Wpływ na treść

Na gruncie poprzednio obowiązującego stanu prawnego Sąd Najwyższy zaprezentował stanowisko (odnoszące się do spółki akcyjnej), zgodnie z którym uchwała podjęta w opisanej sytuacji może być uchylona tylko wówczas, gdy zostanie wykazane, że naruszenie terminu miało wpływ na jej treść. W doktrynie zdania na ten temat są podzielone. I tak przytoczona powyżej teza wyroku Sądu Najwyższego spotkała się z akceptacją jednych prawników. Z kolei inni twierdzą, że uchwały, podjęte w analizowanej sytuacji są wprawdzie ważne, ale wadliwe ze względu na sprzeczność z prawem, a tym samym mogą być zaskarżone. Część prawników traktuje ustawowy termin odbycia zwyczajnego zgromadzenia jako lex imperfecta, ze względu na brak sankcji za zwołanie takiego zgromadzenia w późniejszym okresie.

Natomiast na podstawie aktualnie obowiązującego stanu prawnego prof. Andrzej Kidyba dochodzi do wniosku, że zgromadzenie w omawianym przypadku nie odbyło się prawidłowo, a podjęte na nim uchwały w związku z naruszeniem przepisu prawa są nieważne. Wydaje się, że należy podzielić to stanowisko. Wykładnia językowa nie pozostawia wątpliwości, gdyż sformułowanie użyte w art. 231 par. 1 k.s.h. jest jednoznaczne. Jeżeli zwyczajne zgromadzenie odbyłoby się po ustawowo wyznaczonym terminie, wówczas byłoby to sprzeczne z ustawą. Tym samym uchwały podejmowane w trakcie takiego zgromadzenia byłyby – zgodnie z art. 58 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – nieważne. O stwierdzenie takiej nieważności można wystąpić na drogę postępowania sądowego w trybie art. 252 k.s.h.

Skutki nieważności

Nieważność uchwał w omawianym przypadku jest szczególnie istotna ze względu na wagę przedmiotu obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników: zatwierdzenie sprawozdania finansowego i sprawozdania zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy.

Wspólnicy podejmują uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Ważność uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe nie będzie bez znaczenia ze względu na postanowienia ustawy o rachunkowości, która nakłada obowiązek jego zatwierdzenia nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Co więcej zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest warunkiem koniecznym do podziału zysku lub pokrycia straty (art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości).

Ważność uchwały o podziale lub pokryciu wyniku finansowego będzie miała szczególne znaczenie zarówno dla wspólników, jak i samej spółki. Z kolei ważność uchwał absolutoryjnych, jako zwalniających (z pewnymi wyjątkami) z odpowiedzialności wobec spółki będzie miała ogromną wagę dla członków zarządu i rady nadzorczej spółki.