Użyte w ustawie sformułowanie „komisja przetargowa” należy rozumieć jako pojęcie dotyczące wszystkich trybów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP), bez ograniczenia instytucji komisji wyłącznie do trybów przetargowych. Wynika to z umieszczenia przez ustawodawcę regulacji dotyczących komisji przetargowej w Dziale II wskazanej ustawy, który zawiera ogólne normy związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 bez względu na tryb, w jakim udzielane jest zamówienie publiczne w przypadku, gdy jego wartość przekracza kwoty określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP zamawiający obowiązany jest powołać komisję przetargową.

Ustawa PZP nie ogranicza prawa udziału w komisji przetargowej wyłącznie do osób zatrudnionych przez zamawiającego lub z którymi zamawiający współpracuje na podstawie zawartej umowy np. zlecenia. Członkiem komisji przetargowej może być każda osoba powołana do jej składu. Ustalając skład komisji należy mieć jednak na uwadze art. 17 ust.1 ustawy PZP, który określa okoliczności skutkujące wyłączeniem z udziału w postępowaniu osób po stronie zamawiającego i w miarę możliwości unikać powoływania do komisji osób, które mogą podlegać obligatoryjnemu wyłączeniu.

Rodzaje komisji

Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy PZP komisja przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. Jakiego rodzaju komisje zostaną powołane decyduje zamawiający. Możliwe jest funkcjonowanie w obrębie jednego zamawiającego obu wymienionych form komisji. Przykładowo dla postępowań o wartości od 14 tys. euro do 193 tys. euro może funkcjonować stała komisja zaś zamówienia o znacznej wartości (powyżej 193 tys. euro) przeprowadza komisja powoływana specjalnie dla przygotowania i przeprowadzenia procedury o udzielenie tego jednego zamówienia. Ustawa PZP nie określa liczby komisji jednocześnie działających dla danego zamawiającego.

Racjonalne wydaje się powoływanie odrębnych komisji do przeprowadzenia postępowania, którego przedmiot zamówienia jest szczególnie skomplikowany, niezbędny dla realizacji zadań wykonywanych przez zamawiającego lub istotny dla danego regionu. Wówczas istnieje możliwość aby członkami komisji byli pracownicy zamawiającego będący specjalistami w zakresie przedmiotu zamówienia. W przypadku gdy zamawiającym jest duża jednostka, ogłaszająca szereg postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (np. urząd miasta, starostwo powiatowe, szpital itp.) istnieje możliwość powołania kilku stałych komisji przetargowych.

Członkowie komisji

Członków komisji przetargowej powołuje i odwołuje kierownik jednostki. Czynność powołania komisji jest sprawą stosunkowo prostą. Liczbę członków komisji powinien określać regulamin pracy komisji nadany przez kierownika jednostki – nie może ich być jednak mniej niż 3 osoby.

Wskazać należy, że art. 21 ust. 3 ustawy PZP nakłada na kierownika zamawiającego aby ten określił organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac.

Wskazany dokument powinien określać również zasady odwoływania członków komisji przetargowej. Przyjęte zasady odwoływania członków komisji powinny jednak zapewniać obiektywizm i bezstronność pracy jej członków.

Odwołanie członka komisji może nastąpić wyłącznie po zaistnieniu sytuacji określonych w analizowanym rozporządzeniu. Przyjęte zasady odwoływania członków komisji mają zapewnić obiektywizm i bezstronność pracy jej członków.

Odwołanie członka komisji przez kierownika jednostki może nastąpić w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyłącznie w sytuacji naruszenia przez niego obowiązków rzetelnego i obiektywnego wykonywania czynności związanych z prowadzonym postępowaniem oraz:

● w sytuacji samodzielnego wyłączenia się członka komisji (w związku z zaistnieniem okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy PZP),

● w sytuacji wyłączenia członka komisji przez przewodniczącego (w związku z zaistnieniem okoliczności o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy PZP),

● z powodu innej przeszkody uniemożliwiającej udział w pracach komisji (np. długotrwałej choroby członka komisji).

Przepisy ustawy PZP nie wymagają aby powołując komisję przetargową kierownik zamawiającego określał funkcje poszczególnych osób uczestniczących w składzie komisji – możliwe jest np. aby to osoby powołane do składu komisji wybrały ze swojego składu przewodniczącego. Jest to jednak bardzo sporadycznie stosowane rozwiązanie. Zdecydowania przeważa model w którym to kierownik zamawiającego powołując komisję wskazuje spośród jej członków zarówno przewodniczącego jak i sekretarza komisji.

Kompetencje komisji

Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powołanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do badania i oceny ofert.

W konsekwencji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja w szczególności:

● udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (odpowiada na pytania zadane przez oferentów),

● prowadzi negocjacje z wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji,

● dokonuje otwarcia ofert,

● ocenia spełnianie warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wnioskuje do kierownika jednostki o wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą,

● wnioskuje do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą,

● ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu,

● przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania,

● przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania oraz przygotowuje projekt stanowiska zamawiającego jako odpowiedz na odwołanie,

● proponuje wybór oferty najkorzystniejszej na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji,

● w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę proponuje wybór oferty która zawiera najniższą cenę,

● w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki przedstawia kierownikowi jednostki propozycję zawarcia umowy z wykonawcą, z którym były prowadzone negocjacje,

● w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, występuje do kierownika jednostki o wezwanie wykonawcy do przedstawienia wymaganych dokumentów.

Należy zaznaczyć, iż ustawa PZP nie ingeruje w techniczną stronę pracy komisji. Tego rodzaju kwestie powinny być dookreślone w regulaminie pracy komisji nadanym przez kierownika jednostki.

Jak już wspomniano ustawa PZP nie narzuca obowiązku powołania przewodniczącego komisji przetargowej. Jednak ze względu na usprawnienie pracy komisji przetargowej zasadnym jest powołanie osoby na wskazaną funkcję.

Obowiązujące przepisy nie zabraniają powołania przez kierownika jednostki osób na inne funkcje pełnione w ramach komisji np. zastępcy przewodniczącego.

Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

● odebranie oświadczeń członków komisji o istnieniu lub braku okoliczności określonych w art. 17 ustawy PZP,

● wyłączenie z prac komisji członka, który: złożył oświadczenie o zaistnieniu okoliczności wskazanych w art. 17 ustawy PZP, nie złożył oświadczenia albo złożył oświadczenie niezgodne z prawdą,

● przekazanie kierownikowi jednostki informacji o podjętej decyzji o wyłączeniu członka komisji (w wyłącznej kompetencji kierownika jednostki jest odwołanie członka komisji) lub przekazanie informacji o samodzielnym wyłączeniu się członka komisji,

● wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,

● podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,

● nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

● informowanie kierownika jednostki o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Jeżeli kierownik zamawiającego wskaże w składzie komisji jej sekretarza, jego zadaniem może być prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wydaje się, iż funkcję sekretarza komisji powinien sprawować pracownik zamawiającego mający doświadczenie w prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Zapewni to sprawne i prawidłowe prowadzenie dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

Ustawa PZP w art. 20 ust. 3 określa ogólne ramy działania komisji przetargowej. Ustawodawca postanowił, iż komisja przetargowa w szczególności przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty, a także występuje z wnioskiem o ewentualne unieważnienie prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne.

Na podstawie obowiązujących przepisów możliwe jest zatem powołanie komisji przetargowej, która będzie działać dopiero od momentu otwarcia ofert przetargowych. Wówczas do jej obowiązków będą należeć wyłącznie czynności enumeratywnie wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy PZP.

Możliwe jest jednak, a w praktyce udzielania zamówień publicznych powszechnie stosowane, powierzenie komisji przetargowej również przygotowania postępowania o zamówienie publiczne.

Efektem przyjęcia takiego rozwiązania jest, iż komisja przetargowa, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez kierownika zamawiającego:

● propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,

● projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,

● propozycję zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje,

● ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

Warto podkreślić, iż decyzję o wyborze trybu, zapisach zawartych w SIWZ

(np. kryteriach oceny ofert) podejmuje kierownik jednostki (lub osoba przez niego upoważniona) a nie powołana komisja, aczkolwiek osoby odpowiedzialne za ich opracowanie wskazane są w protokole z postępowania. Również wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje kierownik jednostki lub osoba upoważniona zatwierdzając propozycję komisji. Przyjęta konstrukcja powoduje, że zatwierdzając wyniki pracy komisji, kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona może stwierdzić nieważność czynności podjętej przez komisję przetargową. W praktyce decyzja taka powinna być podjęta wyłącznie w sytuacji gdy zakwestionowana czynność została podjęta z naruszeniem prawa. Oznacza to, iż kierownik jednostki nie może bez stwierdzenia naruszenia prawa podejmować decyzji o nie zatwierdzeniu propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej przedstawionej przez komisję przetargową np. uzasadniając, że wybrany wykonawca nie daje gwarancji należytego wykonania zamówienia jeżeli uprzednio zostały zatwierdzone warunki udziału w postępowaniu.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.).