Urzędnicy, przygotowując przetargi, będą mogli oficjalnie zwracać się do przedsiębiorców o potrzebne informacje. Otwarta i jawna komunikacja na linii urząd – wykonawcy ma pomóc samorządom i administracji prawidłowo przygotować wymagania przetargowe – parametry sprzętu czy kryteria oceny ofert. Ułatwi także zamawiającym kontakt z najnowszymi technologiami. Taką rolę ma pełnić dialog techniczny zaproponowany przez Urząd Zamówień Publicznych w założeniach do planowanej nowelizacji prawa zamówień publicznych.

Trudne specyfikacje

– Dialog ma dostarczyć zamawiającemu wiedzę. To przedsiębiorcy i doradcy wiedzą, jakie są dziś możliwości realizacji zamówienia na rynku. Często tylko w taki sposób zamawiający może odpowiednio sformułować wymagania czy kryteria w specyfikacji. Zależy nam, aby o tym, czy będzie potrzebny dialog techniczny, decydował sam zamawiający. Nie będzie w tym zakresie ograniczeń. Ale jest to rozwiązanie ukierunkowane głównie na zamówienia trudne technologicznie, np. systemy informatyczne – wskazuje Jacek Sadowy, prezes Urzędu Zamówień Publicznych.

Przyznaje, że dziś w istocie ten dialog jest prowadzony, tylko nikt o tym nie mówi. To rodzi wiele niebezpieczeństw, dlatego UZP chce, aby cały ten proces ujrzał światło dzienne i był prowadzony przy otwartej kurtynie.

Tomografy i komputery

Dialog techniczny ułatwi zawieranie kontraktów na systemy komputerowe, oprogramowanie, skomplikowany sprzęt teleinformatyczny czy medyczny. W tych branżach już dziś urzędnik nie może obyć się bez kontaktów z przedsiębiorcami. Tyle że dialog odbywa się zwykle nieoficjalnie. Obecnie nie wiadomo więc, gdzie dokładnie przebiega granica między tym, co dozwolone, a tym, co jest już podejrzane.

– Prywatni inwestorzy, którzy nie stosują prawa zamówień publicznych, dokonują zakupów, podpierając się wiedzą o produktach otrzymaną od producentów. Oprócz ceny zakupu analizują walory techniczne i długookresowe koszty eksploatacji. Jeśli w biznesie, którego działalność jest nastawiona na zysk, działa taka strategia, to znaczy, że się sprawdza. Jest ona możliwa do zastosowania także w sektorze publicznym, gdzie koszty eksploatacji urządzeń są przecież także ponoszone – ocenia Piotr Skup, koordynator sprzedaży w dziale zintegrowanych systemów medycznych Olympus.

– Zamówienia teleinformatyczne wymagają bardzo specjalistycznej wiedzy przy przygotowywaniu opisu przedmiotu zamówienia. Utrudnienie stanowią szybki rozwój technologii i pojawianie się ciągle nowych rozwiązań. Możliwość uzyskania informacji od potencjalnych wykonawców i skorzystanie z ich doradztwa są niezwykle cenne – ocenia Michał Rogalski, wiceprezes Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji.

Według niego żaden przepis nie zabrania dziś zamawiającemu kontaktów z wykonawcami. Merytoryczna pomoc wykonawcy zamawiającemu nie może tylko osiągnąć poziomu, który mógłby być traktowany jako udział w przygotowaniu postępowania. – Granica między tym dopuszczalnym i niedopuszczalnym zaangażowaniem wykonawcy jest bardzo trudna do określenia i nie sądzę, by jakiekolwiek regulacje potrafiły ją wyraźnie wytyczyć – dodaje Michał Rogalski.

Jawność i równy dostęp

Dziś większość zamawiających rozstrzyga przetargi tylko na podstawie ceny. Wybierane są najtańsze sprzęty i technologie. Potem okazuje się, że to, co miało być najtańsze, jest wątpliwej jakości lub ma bardzo wysokie koszty eksploatacji. Także wtedy dialog pomoże wybrać ofertę najbardziej opłacalną. – Obecnie w zamówieniach dominuje kryterium wyboru ofert, w którym najważniejsza jest cena. Ale wszyscy wiemy, że istnieją urządzenia tanie w produkcji, których jakość jest wątpliwa – w rezultacie np. szpital wydaje duże kwoty na serwis i eksploatację. Rachunek ekonomiczny takiego postępowania może być niekorzystny. I właśnie kupowanie sprzętu tylko w oparciu o cenę, a nie o jakość i wiedzę o jego właściwościach, jest zagrożeniem dla efektywnego wydatkowania środków publicznych – wskazuje Piotr Skup.

Aby ułatwić zamawiającym formułowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert, Urząd Zamówień Publicznych planuje opracowanie specjalnych wytycznych we współpracy z przedsiębiorcami z branż.

Dialog szpitali z wykonawcami musi być transparentny

Janusz Szafraniec, wiceprezes Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Wyrobów Medycznych Polmed

Jak dziś powstają specyfikacje na sprzęt medyczny? Kto ostatecznie decyduje, jakie parametry będzie miał sprzęt, np. tomograf?

Specyfikacja zawsze powstaje u zamawiającego. Dokładnie jak – to kuchnia i tajemnica szpitala. To szpital decyduje o parametrach granicznych urządzenia. Może się oprzeć na wielu źródłach informacji. Przede wszystkim ma do dyspozycji sieć – są w niej tysiące gotowych specyfikacji z postępowań zakończonych i aktualnie prowadzonych. Na stronach internetowych oferentów dostępne są też karty katalogowe produktów i opisy technologii. Informacje są też prezentowane podczas targów i sympozjów.

Czy zamawiający mogą bezpośrednio zwracać się do firm o pomoc przy przygotowaniu warunków przetargu na skomplikowany technologicznie sprzęt?

Zamawiający mogą korzystać z dostępnych źródeł wiedzy szeroko dostępnych w internecie. Od wielu lat przy sprzęcie zabiegowym zwłaszcza w chirurgii odbywają się także praktyczne demonstracje sprzętu w szpitalu za pisemną zgodą zamawiającego. To najlepsze, najszybsze i najcenniejsze źródło wiedzy praktycznej o wadach lub zaletach urządzeń. W praktyce przecież to nic innego jak bezpośredni dialog techniczny.

Jakie znaczenie dla branży wyrobów medycznych ma propozycja wprowadzenia dialogu technicznego, który pozwoli zamawiającym korzystać oficjalnie z wiedzy wykonawców przy tworzeniu specyfikacji?

Ogromne. UZP wskazuje, że ma to być źródło wiedzy dla zamawiających dostarczanej m.in. przez przedsiębiorców, w sposób całkowicie zgodny z prawem, transparentny, bezpieczny i wolny od podejrzeń. Każdy oferent reklamowałby swoje produkty jak podczas trybu negocjacji, udzielając maksymalnie wyczerpujących informacji zamawiającemu. Chodzi o to, aby to zalegalizować i zapewnić transparentność temu procesowi eliminując niejasności i zapewniając zamawiającemu źródło wiedzy.