Organ administracji publicznej w przypadku nieobecności w miejscu zamieszkania strony postępowania występuje do sądu opiekuńczego o ustanowienia kuratora. W sytuacjach niecierpiących zwłoki może on powołać przedstawiciela tymczasowego.
Jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego jest wynikające z art. 10 k.p.a. prawo czynnego udziału stron w postępowaniu. Nakłada ono na organy administracji publicznej obowiązek zapewnienia stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwienie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Dla realizacji tej zasady strona musi mieć przede wszystkim zapewnioną prawidłową reprezentację.

Zawiadomienie strony

Na podtawie art. 61 par. 4 k.p.a. organ administracji publicznej ma obowiązek zawiadomienia o wszczęciu postępowania wszystkich osób będących stronami w sprawie. Jest on z urzędu obowiązany ustalić, kto ma w danej sprawie interes prawny lub obowiązek w rozumieniu art. 28 k.p.a.
W wyroku z 26 czerwca 1998 r. NSA w Lublinie (I SA/Lu 684/97, LEX nr 34726) podkreślił, że nawet w przypadku wszczęcia postępowania na wniosek strony organ administracji nie może tylko jej gwarantować udziału, lecz obowiązany jest potwierdzić, czy w danej sprawie mają prawnie chronione interesy również inne jednostki. Organ, wszczynając postępowanie z urzędu lub na wniosek strony, musi zawiadomić wszystkie osoby będące stronami. Aby zawiadomienie to było możliwe, organ powinien ustalić dane tych pomiotów. W tym celu powinien podjąć wszelkie możliwe działania, a zwłaszcza skorzystać z dostępnych ewidencji. Jest to konieczne dla dokonania skutecznego doręczenia zawiadomienia o wszczęciu postępowania (rozdział 8 k.p.a.).

Nieobecność osoby

Za „nieobecną” w rozumieniu art. 34 k.p.a. uznaje się osobę będąca stroną w sprawie, znaną organowi z imienia i nazwiska, ale której nie można ustalić aktualnego miejsca pobytu. Chodzi więc o taką sytuację, gdy strona opuściła miejsce stałego zamieszkania, czyli miejscowość, w której przebywała z zamiarem stałego pobytu (art. 25 k.c.). Przez „nieobecność” należy rozumieć także nieobecność w kraju (por. wyrok WSA w Gorzowie Wielkp. z 20 lutego 2008 r., II SA/Go 213/06, Lex nr 459971).
Nieobecność osoby w miejscu zamieszkania wymaga ustalenia miejsca jej pobytu zgodnie z przepisami dotyczącymi wykonywania obowiązku meldunkowego i prowadzenia ewidencji ludności oraz zasadą udzielania informacji adresowych, ponieważ każda osoba jest obowiązana zameldować się w miejscowości w kraju, w której przebywa ponad trzy doby.
Niedopuszczalne jest jednak pozbawienie stron prawa do czynnego udziału w postępowaniu tylko z tego powodu, iż nie wykonała ciążącego na niej obowiązku meldunkowego. Często osoby nie mają bowiem formalnych możliwości zameldowania się. Powodem może być brak tytułu prawnego do jakiegokolwiek lokalu mieszkalnego lub brak zgody osób mających taki tytuł.
W doktrynie istnieje rozbieżność zdań co do tego, czy przepis art. 34 k.p.a. dotyczy wyłącznie osób fizycznych, czy również osób prawnych. Przeważa jednak przekonanie, że osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej mogą być osobami nieobecymi w rozumieniu art. 34 par. 1 k.p.a. Pogląd powyższy potwierdza m.in. wyrok WSA w Gdańsku z 31 stycznia 2007 r. (II SA/Gd 290/06, Legalis).



Ustanowienie kuratora

Ustanowienie przedstawiciela dla nieobecnej strony postępowania następuje w trybie art. 184 k.r.o. Przepis ten stanowi, że dla ochrony praw osoby, która z powodu nieobecności nie może prowadzić swoich spraw, a nie ma pełnomocnika, ustanawia się kuratora. To samo dotyczy przypadku, gdy pełnomocnik nieobecnego nie może wykonywać swoich czynności albo gdy nienależycie je wykonuje.
Zgodnie z art. 601 k.p.c., kuratora ustanawia sąd opiekuńczy ostatniego miejsca zamieszkania lub pobytu osoby nieobecnej na wniosek osoby, która ma w tym interes prawny i która wykaże, że istnieje potrzeba ochrony praw osoby nieobecnej.
W sentencji postanowienia o ustaleniu kuratora sąd ustala zakres jego uprawnień, stosownie, do tego, jakich działań wymaga ochrona praw nieobecnego. Zakres ten może być różny i podlegać zmianom, stosownie do aktualnych potrzeb.
Wniosek o wyznaczenie przez sąd opiekuńczy przedstawiciela dla nieobecnej strony nie podlega opłacie sądowej (uchwała SN z 24 listopada 2006 r., III CZP 89/06, OSNC 2007/9/128/15).
Od ustanowienia kuratora czynności postępowania są prowadzone z jego udziałem, jemu też doręcza się pisma procesowe.
W przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiącej zwłoki, art. 34 par. 2 k.p.a. daje organowi administracji publicznej dodatkowo uprawnienie do samodzielnego wyznaczenia dla nieobecnej przedstawiciela uprawnionego do działania w postępowaniu administracyjnym do czasu wyznaczenia go przez sąd. Ustanowienie przedstawiciela w powyższym trybie nie zwalnia organu administracji publicznej od obowiązku wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o ustanowienie kuratora. Wniosek taki organ powinien złożyć najpóźniej równocześnie z ustanowieniem przedstawiciela w trybie art. 34 par. 2 k.p.a.
Podstawa prawna:
Art. 34 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).