Jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego jest wynikające z art. 10 k.p.a. prawo czynnego udziału stron w postępowaniu. Nakłada ono na organy administracji publicznej obowiązek zapewnienia stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwienie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Dla realizacji tej zasady strona musi mieć przede wszystkim zapewnioną prawidłową reprezentację.

Zawiadomienie strony

Na podtawie art. 61 par. 4 k.p.a. organ administracji publicznej ma obowiązek zawiadomienia o wszczęciu postępowania wszystkich osób będących stronami w sprawie. Jest on z urzędu obowiązany ustalić, kto ma w danej sprawie interes prawny lub obowiązek w rozumieniu art. 28 k.p.a.

W wyroku z 26 czerwca 1998 r. NSA w Lublinie (I SA/Lu 684/97, LEX nr 34726) podkreślił, że nawet w przypadku wszczęcia postępowania na wniosek strony organ administracji nie może tylko jej gwarantować udziału, lecz obowiązany jest potwierdzić, czy w danej sprawie mają prawnie chronione interesy również inne jednostki. Organ, wszczynając postępowanie z urzędu lub na wniosek strony, musi zawiadomić wszystkie osoby będące stronami. Aby zawiadomienie to było możliwe, organ powinien ustalić dane tych pomiotów. W tym celu powinien podjąć wszelkie możliwe działania, a zwłaszcza skorzystać z dostępnych ewidencji. Jest to konieczne dla dokonania skutecznego doręczenia zawiadomienia o wszczęciu postępowania (rozdział 8 k.p.a.).

Nieobecność osoby

Za „nieobecną” w rozumieniu art. 34 k.p.a. uznaje się osobę będąca stroną w sprawie, znaną organowi z imienia i nazwiska, ale której nie można ustalić aktualnego miejsca pobytu. Chodzi więc o taką sytuację, gdy strona opuściła miejsce stałego zamieszkania, czyli miejscowość, w której przebywała z zamiarem stałego pobytu (art. 25 k.c.). Przez „nieobecność” należy rozumieć także nieobecność w kraju (por. wyrok WSA w Gorzowie Wielkp. z 20 lutego 2008 r., II SA/Go 213/06, Lex nr 459971).

Nieobecność osoby w miejscu zamieszkania wymaga ustalenia miejsca jej pobytu zgodnie z przepisami dotyczącymi wykonywania obowiązku meldunkowego i prowadzenia ewidencji ludności oraz zasadą udzielania informacji adresowych, ponieważ każda osoba jest obowiązana zameldować się w miejscowości w kraju, w której przebywa ponad trzy doby.

Niedopuszczalne jest jednak pozbawienie stron prawa do czynnego udziału w postępowaniu tylko z tego powodu, iż nie wykonała ciążącego na niej obowiązku meldunkowego. Często osoby nie mają bowiem formalnych możliwości zameldowania się. Powodem może być brak tytułu prawnego do jakiegokolwiek lokalu mieszkalnego lub brak zgody osób mających taki tytuł.

W doktrynie istnieje rozbieżność zdań co do tego, czy przepis art. 34 k.p.a. dotyczy wyłącznie osób fizycznych, czy również osób prawnych. Przeważa jednak przekonanie, że osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej mogą być osobami nieobecymi w rozumieniu art. 34 par. 1 k.p.a. Pogląd powyższy potwierdza m.in. wyrok WSA w Gdańsku z 31 stycznia 2007 r. (II SA/Gd 290/06, Legalis).