Co do zasady, wszystkie podmioty ustalają koszty na dany okres sprawozdawczy, w tym i niektóre jednostki sektora finansów publicznych. Ewidencja kosztów prostych w tych jednostkach prowadzona jest na koncie 400 – Koszty według rodzajów. W celu uzyskania kompletnych danych o faktycznych kosztach poniesionych w okresie sprawozdawczym, należy na poniesione koszty, na które jeszcze nie otrzymano dokumentu, wystawić dowód księgowy, np. polecenie księgowania i na jego podstawie ująć w ewidencji kosztów tego okresu, którego dotyczy, jako dostawy niefakturowane.

Sposobem rozliczenia kosztów działalności danej jednostki w czasie jest rozliczenie międzyokresowe kosztów. Zgodnie bowiem z zasadą współmierności koszty powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym, co osiągnięte przychody. Należy wyłączyć je z rozliczenia i ująć w ewidencji na koncie 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów jako koszt przyszłych okresów.

Odpisów rozliczeń dokonuje się proporcjonalnie do upływu czasu, wielkości wykonywanych zadań, przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny.

Do konta 640 należy prowadzić ewidencję analityczną według poszczególnych pozycji czynnych i biernych kosztów, która umożliwia ustalenie:

● wysokości tych kosztów zakupu, które podlegają rozliczeniu w czasie,

● wysokości innych rozliczeń międzyokresowych kosztów według poszczególnych tytułów.

Rozliczenia czynne

Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się wówczas, gdy wydatki lub zużycie składników majątku dotyczą miesięcy następujących po miesiącu, w którym zostały poniesione. Przykładowe rozliczenia czynne kosztów to:

● czynsze płacone z góry,

● ubezpieczenia majątkowe płatne za następny rok z góry,

● prenumerata czasopism, publikatorów aktów prawnych, za które wydatek ponoszony jest np. w końcu 2009 roku, a dotyczy ona 2010 roku,

● koszty finansowe z tytułu np. pozyskania kredytów i pożyczek.

Czynne rozliczenia kosztów obciążają stronę Wn konta 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów w korespondencji ze stroną Ma konta 490 – Rozliczenie kosztów.

Jeżeli natomiast rozlicza się w czasie koszty finansowe, to ewidencjonuje się je bezpośrednio na koncie 640 w korespondencji z kontami zespołów: 0, 1 i 2, z pominięciem konta 490. W jednostkach budżetowych występuje właśnie ten rodzaj czynnych rozliczeń.

Trzeba jednak zauważyć, że:

● jednostki budżetowe nie prowadzą działalności dochodowej,

● wynik finansowy ustalany jest raz w roku,

● jednostki budżetowe nie są płatnikami podatku dochodowego od osób prawnych,

● koszty w całości odnoszone są na wynik finansowy dopiero na koniec roku,

● jednostki budżetowe nie kalkulują kosztu usług, wyrobów, produktów,

● sprawozdawczość w trakcie roku budżetowego sporządzana jest w odniesieniu do wydatków i dochodów budżetowych. Mając powyższe na uwadze, rozliczanie międzyokresowe kosztów nie ma tu znaczenia. Dlatego też jednostki budżetowe nie muszą obowiązkowo stosować kont 640 i 490.