Początek nowego roku to w wielu gminach, powiatach i województwach okres, w którym organizowane są postępowania zamówieniowe związane z zakupem prasy dla urzędników.

Należy podkreślić, że jednostki samorządu terytorialnego organizujące postępowania na zakup prasy w opisie przedmiotu zamówienia mogą wskazać znaki towarowe, tj. nazwy konkretnej gazety czy miesięczników objętych zamówieniem. Oznacza to, że mogą one wskazać wydawców poszczególnych tytułów, co niewątpliwie ograniczy do minimum ryzyko pomyłki w dostawie lub zaproponowanym w przetargu asortymencie. Należy podkreślić, że użycie marki produktu możliwe jest tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy:

● uzasadnia to specyfika przedmiotu;

● zamówienia nie można opisać za pomocą dostatecznie dokładnych określeń;

● opisując znak towarowy, zamawiający dodaje określenie lub równoważny;

Równocześnie zamawiający ma obowiązek wskazać, w jaki sposób będzie oceniał, czy zaproponowane przez wykonawcę rozwiązania mają walor równoważnych, czy też nie. W wypadku zaistnienia wątpliwości wykonawca ma obowiązek udowodnienia równoważności produktu. To właśnie wykonawca w obecnym stanie prawnym ma obowiązek wykazania, że oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego na gruncie postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Niemożliwe jest również umieszczenie w specyfikacji zapisu dopuszczającego składanie ofert równoważnych, rozumiejąc je jako produkt będący odpowiednikiem oryginalnego gotowego produktu. Takie rozumienie oferty równoważnej jest zbyt wąskie. Sprowadza się ono do oferowania takiego samego produktu, przez co narusza zasadę uczciwej konkurencji.

Zapisy umowne

W praktyce problem w gminach, powiatach i województwach może pojawić się w późniejszym okresie realizacji zamówienia, co jest konsekwencją nieprecyzyjnych i mało zrozumiałych zapisów umowy. W związku z tym należy wskazać na postanowienia umowne chroniące interesy zamawiających, a jednocześnie zachowujące tzw. równowagę stron oraz swobodę zawierania umów zgodnie z kodeksem cywilnym.

Przede wszystkim jednostki samorządu terytorialnego muszą bardzo szczegółowo wskazać przedmiot zamówienia. Należy pamiętać, że wielu wykonawców podpisuje umowy z zamawiającymi niezbyt rzetelnie przygotowującymi procedury przetargowe. W konsekwencji w razie trudności z realizacją zamówienia mogą oni wskazać, że nie wykonają zamówienia we wskazanej części, gdyż zamawiający wadliwie dokonał opisu przedmiotu zamówienia.

Zamawiający powinni zabezpieczyć swe interesy również przez odpowiednie zapisy w kontekście wynagrodzenia wraz z określeniem, za jakie elementy dostawy nastąpi płatność. Równocześnie powinni wskazać, że kwoty zakupu poszczególnych tytułów nie mogą ulec zmianie w okresie obowiązywania umowy, co pozwoli na uchronienie zamawiającego przed nadmiernym podnoszeniem kosztów.

Związanie umową

W kontekście terminu wykonania umowy należy zastanowić się, czy zamówienie nie będzie przenosiło zobowiązania na kolejny rok budżetowy (obrotowy). Gdy zamawiający zapisze w postanowieniu umownym, że strony ustalają termin realizacji zamówienia na okres np. od 3 marca 2010 r. do 3 marca 2011 r., to powinni oni obligatoryjnie wskazać, że umowa zostaje zawarta na wskazany powyżej okres pod warunkiem zabezpieczenia środków na wynagrodzenie wykonawcy w planie finansowym zamawiającego na rok 2011. W razie niespełnienia warunku, o którym mowa powyżej, zamawiający powinien zastrzec w umowie, że ulega ona rozwiązaniu 31 grudnia 2010 r.

Samorządy powinny mieć również na względzie ochronę swoich interesów w zakresie ewentualnej reklamacji za dostarczenie wadliwego asortymentu. W związku z tym w umowie powinien znaleźć się zapis, umożliwiający złożenie reklamacji np. telefonicznie lub pisemnie w ciągu siedmiu dni od daty ukazania się danego tytułu, w przypadku stwierdzenia braku w dostawie. W takiej sytuacji umowa musi również określać tryb i maksymalny czas postępowania ze zgłoszoną reklamacją.

Z uwagi na specyfikę zamówienia nie można zapomnieć również o możliwym zaprzestaniu wydawania poszczególnych tytułów. W takim przypadku zamawiający powinien zastrzec w umowie, że wykonawca dokona zwrotu kwoty należnej za niedostarczone numery i egzemplarze w ciągu określonego czasu, np. siedem dni od daty powiadomienia przez wydawcę o wyczerpaniu nakładu lub zaprzestaniu wydawania tytułu. Równocześnie umowa powinna jednoznacznie przesądzać, że wykonawca nie powinien odpowiadać za opóźnienia w druku i dostawie tytułów wynikłe nie z jego winy.