Utworzenie konsorcjum ma na celu zobowiązanie uczestniczących w nim wykonawców do współdziałania dla osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. Z kolei warunkiem ewentualnego dopuszczenia składania ofert częściowych jest podzielność zamówienia.
Kryzys ekonomiczny nie sprzyja realizacji niektórych postępowań przetargowych, w szczególności gdy wartość szacunkowa zamówienia liczona jest w milionach, a zamawiający żąda, by wykonać przedmiot zamówienia, za który zapłaci dopiero po zrealizowaniu inwestycji. Problem ten w ostatnim czasie staje się coraz bardziej znaczący, w szczególności gdy zamawiane są duże ilości towarów, które łącznie opiewają na wysoką sumę. Zatem problem taki będzie mógł się pojawić np. gdy gmina będzie chciała wybudować kotłownię, która ma być opalana słomą. I tak, jeśli gmina jako zamawiający oszacuje ilość słomy na 950 ton, to obiektywnie rzecz ujmując, żaden rolnik samodzielnie nie będzie w stanie podołać takiemu zamówieniu.
W takiej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania. Albo trzeba czekać aż ewentualnie wykonawcy zawiążą konsorcjum i jako takie przystąpią do postępowania przetargowego, albo też trzeba dopuścić możliwość składania ofert częściowych w procedurze przetargowej.
Udział konsorcjum
Wspólne ubieganie się przez wykonawców o udzielenie zamówienia dopuszcza przepis art. 23 prawa zamówień publicznych. Obligatoryjnym jednak wymogiem jest, aby oferenci złożyli razem ofertę. Konsorcjum zobowiązane jest do ustanowienia swojego pełnomocnika odpowiedzialnego za bieżące kontakty z potencjalnymi zamawiającymi. W takim wypadku zamawiający będzie zobowiązany wysłać zawiadomienie o czynnościach podejmowanych w postępowaniu czy o jego zakończeniu wyłącznie do pełnomocnika. Wraz z ofertą trzeba przedstawić informację o tym, że pełnomocnik został ustanowiony, co stanowić będzie dla zamawiającego podstawę do twierdzenia, że dalsze czynności w postępowaniu będzie wykonywał właśnie on.
Pełnomocnictwo zawierać musi dane podmiotów, które udzielają pełnomocnictwa, a także podpisy osób uprawnionych do reprezentacji. Nie można zapomnieć o dacie i zakresie udzielonego pełnomocnictwa.
Oferta częściowa
Zamawiający powinien dopuścić możliwość składania ofert częściowych, gdy uzasadnia to np. przypuszczenie, że wielkość czy skomplikowanie zamówienia zniechęci wielu wykonawców do złożenia ofert. Warunkiem dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych jest podzielenie zamówienia. W podanym wyżej przykładzie dotyczącym dostarczania słomy do kotłowni można byłoby np. rozbić przedmiot zamówienia na 10 części, z których w każdej zamawiane będzie po 95 ton słomy. Wykonawca mógłby wtedy przedstawić ofertę opiewającą na 95 ton słomy, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by złożył oferty przykładowo na trzy części zamówienia.
Warunkiem ewentualnego dopuszczenia składania ofert częściowych jest podzielność zamówienia.
Trzeba też zastanowić się nad terminem dostaw. Chodzi o to, aby dostawy następowały wtedy, kiedy rzeczywiście będą one zamawiającemu potrzebne. Działanie takie pozwoli zminimalizować koszty przechowania, co przy wielkiej liczbie dostawy może wiązać się ze znacznymi kosztami.
O zamiarze takim bezwzględnie należy poinformować w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wraz z określeniem ilości części. Wykonawcy przysługuje też uprawnienie do zawarcia zapisu, z którego będzie wynikać, na ile maksymalnie części może złożyć ofertę wykonawca.
Zamawiający może (a więc stanowi to jego prawo, nie obowiązek) dopuścić możliwość złożenia oferty częściowej. Wykonawca w żadnej sytuacji nie może domagać się uznania przez zamawiającego za dopuszczalne składania ofert częściowych. Sąd Okręgowy w Warszawie w uzasadnieniu odrzucił pogląd, że brak zgody zamawiającego na składanie ofert częściowych godzi w zasadę równego traktowania wykonawców, gdyż ogranicza udział niektórych wykonawców w postępowaniu – toteż decyzja taka nie może zostać skutecznie oprotestowana (wyroku z 16 czerwca 2003 r. V CA 1213/02). To, czy w specyfikacji istotnych warunków zamówienia znajdą się zapisy dotyczące możliwości składania ofert częściowych, stanowi suwerenną decyzję zamawiającego, a w konsekwencji stanowi też zaspokajanie jego potrzeb.
Wykonawca może złożyć dowolną ilość ofert, chyba że ich maksymalna liczba została wskazana przez zamawiającego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby złożyć ofertę na wszystkie części przedmiotu zamówienia przez jednego wykonawcę. Zamawiający nie może zawrzeć natomiast w specyfikacji zapisu, że wykonawca musi złożyć oferty częściowe na konkretną ilość części. W tym wypadku przepisy prawa pozostawią wykonawcom pełną dowolność i swobodę w liczbie składanych ofert, mając na uwadze ewentualną maksymalną liczbę narzuconą przez zamawiającego.
Odrębne postępowanie
Zawarcie przez zmawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia postanowień dotyczących udzielenia zamówienia w częściach powoduje, że każda z nich będzie objęta odrębnym postępowaniem. Każda oferta poddana musi być odrębnemu badaniu i ocenie spełniania wymogów formalnych postawionych przez zamawiającego w specyfikacji. Gdy wykonawca złoży kilka ofert i tylko jedna z nich jest np. niezgodna ze specyfikacją, a pozostałe są przygotowane prawidłowo, wówczas tylko oferta częściowa nieodpowiadająca treści specyfikacji zostaje odrzucona. Pozostałe oferty częściowe powinny zostać ocenione i ewentualnie uznane za oferty najkorzystniejsze (wyroki ZA z 8 lutego 2006 r.; sygn. UZP/ZO/0-304/06 i z 10 stycznia 2005 r.; sygn. UZP/ZO/0-2352/04). Z literalnego brzmienia przepisu art. 2 pkt 6 prawa zamówień publicznych wynika, że każda z części zamówienia traktowana jest autonomicznie. Za takim poglądem przemawia to, że poszczególne części zamówienia nie muszą być ze sobą tożsame, czyli nie muszą stanowić takiej samej wielkości, a nadto można stosować różne kryteria oceny ofert. Nie ma obowiązku, by każda z części była analizowana w oparciu o takie same kryteria.
Przykładowy zapis s.i.w.z.
● Zamawiający dopuszcza składnie ofert częściowych.
● Opis poszczególnych części zamówienia znajduje się załączniku nr 1 do s.i.w.z. – Opis przedmiotu zamówienia”.
● Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia przez wykonawcę oferty na maksymalnie ...... części zamówienia.
Kancelaria Radcy Prawnego Bartłomiej Jan Naróg
Podstawa prawna
Art. 36 ust. 2 pkt 1, art. 41 pkt 4, art. 83 ust. 2 i 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.).