Zmiany imienia i nazwiska dokonuje się na wniosek strony złożony w urzędzie stanu cywilnego właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego. Wniosek ten należy złożyć osobiście. Wykluczone jest działanie przez pełnomocnika, gdyż zmiana ta powoduje istotne konsekwencje faktyczne i prawne. Rozwiązanie to zapewnia także organowi prowadzącemu sprawę możliwość bezpośredniego potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.

Osoby zamieszkałe za granicą wniosek o zmianę nazwiska mogą złożyć za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej. Dopuszcza się złożenie tego wniosku bez zachowania powyższych wymogów pod warunkiem dokonania tej czynności w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Ważne powody

Imię i nazwisko są trwałymi atrybutami człowieka, prawnie mu przypisanymi poprzez zarejestrowanie w aktach stanu cywilnego. Zmiana może nastąpić tylko z ważnych powodów przykładowo wskazanych w art. 4 ust. 1 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Oznacza to, że wola osoby nie stanowi przesłanki samodzielnej i wystarczającej do tej czynności. Względna stabilizacja imion i nazwisk jest wartością prawnie chronioną. Imię i nazwisko, z uwagi na spełniane funkcje w życiu jednostki, rodziny i grup społecznych oraz na znaczenie ich trwałości dla prawidłowej realizacji tych funkcji, nie mogą być postrzegane jedynie jako dobra osobiste, podlegające ochronie na gruncie prawa cywilnego. Ważne powody nie mogą wynikać jedynie z subiektywnego przekonania osoby żądającej zmiany, ale muszą sprostać zobiektywizowanym i zracjonalizowanym kryteriom (wyrok NSA z 15 marca 2007 r., II OSK 452/06, LEX nr 32529). Podstawą do zmiany powinny być okoliczności szczególne, a nawet można by stwierdzić nadzwyczajne w okolicznościach danej sprawy (wyrok NSA z 25 października 2005 r., II OSK 125/05, LEX nr 201425).

Organy administracji powinny oceniać, czy wniosek o zmianę nazwiska spełnia warunek ważnych powodów, a ściślej, czy strona dostrzega w swoim uzasadnionym przekonaniu potrzebę jego zmiany. Granicą rozważań organów administracji państwowej powinno być ustalenie istnienia (lub braku) elementów oczywistej bezzasadności w motywach strony, na przykład cech kaprysu lub przekory (wyrok NSA w Warszawie, 21 czerwca 1982 r., II SA 699/82, ONSA 1982/1/57).

Ustawowe przeszkody

Przepis art. 4 ust. 1 ustawy stanowi, że można dokonać zmiany imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka. Pojęcia te mają charakter nieostry. Jako nazwiska ośmieszające zwykło się uważać nazwiska pochodne od zwierząt, rzeczowników pospolitych, bądź przymiotników oznaczających pewną ułomność, np. „Chudy”, „Kulawy”. Imiona ośmieszające to te, które uznaje się za staromodne, np. „Pelagia”, „Klotylda”, „Tekla” itd.

Jako przesłankę zmiany imienia i nazwiska powyższy przepis wymienia ponadto dokonanie ich bezprawnej zmiany. Mogło to między innym nastąpić na podstawie art. 5 zarządzenia nr 72 prezesa Rady Ministrów z 7 kwietnia 1952 r. w sprawie pisowni nazwisk i imion w dowodach osobistych i tymczasowych zaświadczeniach tożsamości. Dokonywano wówczas modyfikacji pisowni imion lub nazwisk, dostosowując ją do pisowni polskiej bez wniosków strony i jej zgody.

Kolejną przesłanką jest zmiana imienia lub nazwiska na te, które strona używa. Chodzi głównie o pseudonimy artystyczne albo o sytuację, gdy strona posługuje się innym imieniem niż to, które ma zapisane w akcie urodzenia.

Ustawodawca przewidział także, że wnioskodawca może żądać dostosowania swojego nazwiska do nazwiska, jakie nosi zgodnie z ustawodawstwem innego państwa, którego obywatelstwo również posiada.