Sprawne i odpowiednio przeprowadzone postępowanie dowodowe przesądza o terminowym i właściwym załatwieniu sprawy. Jego wynik wpływa również na podjęcie właściwego rozstrzygnięcia.
Jako dowód w sprawie administracyjnej należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 75 kodeksu postępowania administracyjnego) W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Jeżeli jednak przepisy nie wymagają urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, to pracownik urzędu odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania.
Dokumenty sporządzone przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Przykładowo prawo jazdy wydane przez właściwy organ administracji państwowej, sporządzone w ustalonej przez przepisy prawa formie, stanowi dowód zupełny na fakt, że osoba wymieniona w tym dokumencie jest upoważniona do prowadzenia pojazdów w danej kategorii, np. w kategorii B.
Wyjaśnienie sprawy
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nakładają na organ administracji publicznej obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego.
Niemniej jednak organ może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu. Organ przeprowadzający postępowanie na wezwanie urzędu właściwego do załatwienia sprawy może z własnej inicjatywy lub na wniosek strony przesłuchać również nowych świadków i biegłych na okoliczności będące przedmiotem postępowania. Fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi z urzędu należy natomiast zakomunikować stronie. Z kolei, gdy w sprawie wymagane są wiadomości specjalne, organ administracji publicznej może zwrócić się do biegłego lub biegłych o wydanie opinii. W trakcie postępowania dowodowego można w razie potrzeby przeprowadzić oględziny. Jeżeli przedmiot oględzin znajduje się u osób trzecich, osoby te są obowiązane na wezwanie do okazania tego przedmiotu.
W związku z zasadą oficjalności (art. 7 i 75 k.p.a.) organ prowadzący postępowania nie może biernie oczekiwać na zgłoszenie dowodów przez stronę. Trzeba przeprowadzić dowody z urzędu, jeśli służą one ustaleniu stanu faktycznego sprawy. Strony mogą również same zgłaszać wnioski dowodowe. Organ prowadzący postępowania powinien jednak odmówić przeprowadzenia dowodu, jeżeli uzna, że nie wniesie on nic nowego do sprawy, albo że dana okoliczność została już udowodniona za pomocą innych dowodów.
W toku gromadzenia dowodów należy pamiętać, że przesłuchanie strony jest środkiem dowodowym stosowanym w ostateczności, ponieważ jest możliwe do przeprowadzenia, wówczas gdy na podstawie innych dowodów pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.
Dowód ze świadków
O miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin strony postępowania powinny być zawiadomione przynajmniej na siedem dni przed terminem. Celem zawiadomienia jest zapewnienie stronom możliwości wzięcia udziału w przeprowadzeniu dowodu oraz przygotowania się do tych czynności. Strony mogą zadawać pytania świadkom, biegłym oraz innym stronom oraz składać wyjaśnienia. W orzecznictwie przyjmuje się, że naruszenie obowiązku zawiadomienia strony o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu oraz obowiązku zapewnienia stronie udziału w przeprowadzeniu dowodu stanowi naruszenie przepisów postępowania mające wpływ na wynik sprawy (wyrok NSA z 14 listopada 1995 r., SA/Wr 664/95).
Świadkami nie mogą być osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń, obowiązane do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej, jeżeli nie zostały z niej zwolnione oraz duchowni co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.
Nikt nie może również odmówić składania zeznań w charakterze świadka, z wyjątkiem małżonka strony, wstępnych, zstępnych i rodzeństwa strony oraz jej powinowatych pierwszego stopnia, jak również osób pozostających ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyjątkiem od zasady pełnego składania zeznań jest możliwość skorzystania przez świadka z prawa odmowy do odpowiedzi na pytania, gdy odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich na odpowiedzialność karną, hańbę lub bezpośrednią szkodę majątkową albo spowodować naruszenie obowiązku zachowania prawnie chronionej tajemnicy zawodowej. Przed odebraniem zeznania organ administracji publicznej ma obowiązek uprzedzenia świadka o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz o odpowiedzialności za fałszywe zeznania. Jeżeli świadek zobowiązany do osobistego stawiennictwa mimo prawidłowego wezwania nie stawił się bez uzasadnionej przyczyny jako świadek lub biegły albo bezzasadnie odmówił złożenia zeznania, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin albo udziału w innej czynności urzędowej, może być ukarany przez organ przeprowadzający dowód grzywną do 50 zł, a w razie ponownego niezastosowania się do wezwania – grzywną do 200 zł. Ukaranie grzywną nie wyklucza możności zastosowania do opornego świadka środków przymusu, przewidzianych w przepisach. Gdy wyczerpane zostały środki dowodowe lub z powodu ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, organ administracji publicznej dla ich wyjaśnienia może przesłuchać stronę. Do przesłuchania stron stosuje się przepisy dotyczące świadków, z wyłączeniem przepisów o środkach przymusu.
Rozstrzygnięcie sprawy
Po przeprowadzeniu postępowania organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. Na tej podstawie wydaje rozstrzygnięcie. Zgodnie z art. 104 k.p.a. organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. Decyzje administracyjne rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji. Organ administracji jest zobowiązany do załatwienia sprawy i wydania decyzji. Nie może zatem poprzestać na udzieleniu stronie informacji co do braku możliwości pozytywnego załatwienia sprawy, gdy istnieją przesłanki do jej załatwienia (postanowienie SN z 18 października 1995 r., III ARN 45/95 – OSNAP 1996).
4 ETAPY
POSTĘPOWANIA PRZED ORGANEM I INSTANCJI
1. Wszczęcie postępowania – na wniosek albo z urzędu.
Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej, przy wszczęciu z urzędu jest to pierwsza czynność organu.
2. Postępowanie dowodowe.
Rozprawa:
● gdy nakazuje przepis prawa,
● gdy zapewni to przyspieszenie lub uproszczenie postępowania bądź osiągnięcie celu wychowawczego,
● gdy zachodzi potrzeba uzgodnienia interesów stron,
● gdy jest to potrzebne do wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków lub biegłych albo w drodze oględzin.
● postępowanie gabinetowe – w pozostałych przypadkach.
3. Wydanie decyzji.
Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.
4. Przekazanie odwołania organowi administracji publicznej wyższego stopnia.
Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.
PODSTAWA PRAWNA
● Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.).