Jako dowód w sprawie administracyjnej należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 75 kodeksu postępowania administracyjnego) W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny. Jeżeli jednak przepisy nie wymagają urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, to pracownik urzędu odbiera od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania.

Dokumenty sporządzone przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Przykładowo prawo jazdy wydane przez właściwy organ administracji państwowej, sporządzone w ustalonej przez przepisy prawa formie, stanowi dowód zupełny na fakt, że osoba wymieniona w tym dokumencie jest upoważniona do prowadzenia pojazdów w danej kategorii, np. w kategorii B.

Wyjaśnienie sprawy

Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nakładają na organ administracji publicznej obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego.

Niemniej jednak organ może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu. Organ przeprowadzający postępowanie na wezwanie urzędu właściwego do załatwienia sprawy może z własnej inicjatywy lub na wniosek strony przesłuchać również nowych świadków i biegłych na okoliczności będące przedmiotem postępowania. Fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi z urzędu należy natomiast zakomunikować stronie. Z kolei, gdy w sprawie wymagane są wiadomości specjalne, organ administracji publicznej może zwrócić się do biegłego lub biegłych o wydanie opinii. W trakcie postępowania dowodowego można w razie potrzeby przeprowadzić oględziny. Jeżeli przedmiot oględzin znajduje się u osób trzecich, osoby te są obowiązane na wezwanie do okazania tego przedmiotu.

W związku z zasadą oficjalności (art. 7 i 75 k.p.a.) organ prowadzący postępowania nie może biernie oczekiwać na zgłoszenie dowodów przez stronę. Trzeba przeprowadzić dowody z urzędu, jeśli służą one ustaleniu stanu faktycznego sprawy. Strony mogą również same zgłaszać wnioski dowodowe. Organ prowadzący postępowania powinien jednak odmówić przeprowadzenia dowodu, jeżeli uzna, że nie wniesie on nic nowego do sprawy, albo że dana okoliczność została już udowodniona za pomocą innych dowodów.

W toku gromadzenia dowodów należy pamiętać, że przesłuchanie strony jest środkiem dowodowym stosowanym w ostateczności, ponieważ jest możliwe do przeprowadzenia, wówczas gdy na podstawie innych dowodów pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.