Zgodnie z kodeksem postępowania karnego każdy, kto posiada informacje o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, ma społeczny obowiązek poinformowania o tym organów ścigania – prokuratury lub policji. Obowiązek ten spoczywa także na jednostkach samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami procedury karnej instytucja państwowa i samorządowa, która w związku ze swą działalnością dowiedziała się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, ma obowiązek niezwłocznego zawiadomienia o tym właściwych organów ścigania.

Zgłoszenie przestępstwa

Obowiązek zawiadomienia odnosi się nie tylko do przestępstw godzących w dobro instytucji samorządowej. Obejmuje on także inne przestępstwa ścigane z urzędu, o których instytucja dowiedziała się w związku ze swą działalnością ustawową lub statutową. Obowiązek zawiadomienia ciąży na kierowniku jednostki lub osobie, która według przepisów wewnętrznych została zobowiązana do informowania organów ścigania o przestępstwie. Prawny obowiązek zawiadomienia o przestępstwie zostanie spełniony, jeśli organy ścigania zostaną poinformowane o przestępstwie ściganym z urzędu niezwłocznie po uzyskaniu o nim informacji przez właściwego pracownika instytucji w pełnym zakresie, co do wszystkich istotnych okoliczności czynu.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego obowiązek zawiadomienia jest jednak szerszy niż w przypadku zwykłych obywateli. Jednostki samorządowe muszą bowiem dodatkowo podjąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa np. przez ogrodzenie terenu, na którym zaistniało zdarzenie.

Wymogi zawiadomienia

Obowiązek złożenia zawiadomienia powstaje z chwilą powzięcia przez kierownika instytucji informacji o popełnieniu przestępstwa. Organ samorządowy, który dokonuje zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, musi mieć dowody, które uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa. Może być to informacja od świadków przestępstwa albo dowody rzeczowe, np. w postaci dokumentów, świadczące o tym, że karalny czyn został dokonany. Do skutecznego złożenia zawiadomienia nie wystarczy więc przypuszczenie organu samorządowego o popełnieniu czynu zabronionego.

Obowiązek zawiadomienia o przestępstwie nie dotyczy każdego przestępstwa ściganego z urzędu. Obejmuje on jedynie te przestępstwa, o których organ samorządowy dowiedział się w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, np. w ramach kontroli nad jednostką organizacyjną.

Postępowanie sygnalizacyjne

Niedopełnienie obowiązku zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa może skutkować uruchomieniem procedury sygnalizacyjnej. Po przeprowadzeniu tej procedury prokurator albo sąd, stwierdzając uchybienie w działalności instytucji państwowej lub samorządowej i uznając, że uchybienie to jest istotne, może dokonać zawiadomienia o nieprawidłowościach, które wystąpiły, organ nadzoru nad daną instytucją. W razie potrzeby może on także zawiadomić o tym fakcie organ kontroli. Jeżeli uchybienie zauważy policja, to powinna ona o tym fakcie zawiadomić prokuratora.

Zawiadamiając o uchybieniu, sąd lub prokurator może zażądać nadesłania w wyznaczonym terminie wyjaśnień i podania środków podjętych w celu zapobieżenia wystąpieniu takich uchybień w przyszłości. Jeżeli zobowiązany organ nie nadeśle w wyznaczonym terminie swoich wyjaśnień, to sąd lub prokurator może ukarać jego kierownika karą pieniężną. Kara ta nie może przekroczyć 10 tys. zł. Ukarany kierownik może jednak złożyć zażalenie na postanowienie nakładające na niego grzywnę. Na postanowienie prokuratora zażalenie rozpoznaje sąd rejonowy, w którego okręgu toczy się postępowanie przygotowawcze.