Zgodnie z przepisami w toku postępowania przed organem administracyjnym, np. wójtem, burmistrzem czy prezydentem miasta lub sądem administracyjnym, strony mają obowiązek przedstawić oryginały lub uwierzytelnione odpisy dokumentów. Od nowego roku mogą one łatwiej poświadczyć odpisy za zgodność z oryginałem. Dotychczasowe zasady uwierzytelniania dokumentów zostały zmienione przepisami ustawy z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów, która znowelizowała między innymi przepisy ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Do tej pory radcowie prawni i rzecznicy patentowi sami uwierzytelniali odpis udzielonego im pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wskazujących na ich umocowanie, które następnie dołączali do akt. Od nowego roku takie uprawnienie przysługuje również doradcom podatkowym. Na podstawie nowych rozwiązań adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi czy doradcy patentowi występujący w sprawie mogą już poświadczać za zgodność z oryginałem odpisy, które składają do akt zamiast oryginału. Tak jak do tej pory poświadczeń będą dokonywali również notariusze.

W razie wątpliwości organ administracji publicznej będzie mógł zażądać od profesjonalnych pełnomocników urzędowego poświadczenia podpisu strony. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika strony ma charakter dokumentu urzędowego.

Natomiast sam organ poświadczać może odpis lub wyciąg dokumentu, który jest w aktach znajdujących się w jego posiadaniu, i wystarczy, że strona przedstawi takie poświadczenie zamiast oryginału. Jeżeli natomiast dokument urzędowo poświadczony znajduje się w aktach tego organu lub podmiotu, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Gdy strona sama nie będzie w stanie go uzyskać, organ administracji publicznej zażąda udzielenia takiego odpisu lub wyciągu. Z kolei jeżeli uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Poświadczony przez profesjonalnego pełnomocnika odpis, który zastępuje oryginał, powinien być opatrzony podpisem pełnomocnika, datą i wskazywać na miejsce sporządzenia poświadczenia, a na żądanie również godzinę dokonania czynności. W poświadczeniu określane są również takie szczególne cechy dokumentu jak dopiski, poprawki albo uszkodzenia.

W postępowaniu przed sądem administracyjnym strona, która powołuje się w piśmie na dokument, co do zasady musi na żądanie sądu złożyć jego oryginał jeszcze przed rozprawą. Na podstawie nowych przepisów zamiast niego może złożyć odpis dokumentu, którego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza, albo występującego w jej sprawie pełnomocnika, który jest adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą patentowym. Poświadczenie zgodności ma charakter dokumentu urzędowego.

Podstawa prawna

Ustawa z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz.U. nr 216, poz. 1676).