Przez urzędy gmin, powiatów i województw przepływa duża liczba danych i informacji dotyczących zarówno samego organu, jak i petentów załatwiających w urzędach różnego rodzaju sprawy. Jednocześnie do głównych zadań administracji publicznej należy załatwianie indywidualnych spraw obywateli. Aby proces ten mógł przebiegać szybko i sprawnie, konieczne jest właściwe ustalenie zasad sporządzania i obiegu dokumentów w urzędzie. Obieg dokumentów, korzystanie oraz dostęp do informacji niejawnych i przetwarzanie danych osobowych są poddane surowym procedurom, za łamanie których grozi nawet kara pozbawienia wolności.
Wysyłając do urzędu pismo wszczynające sprawę, nie zastanawiamy się zwykle nad tym, kto będzie ją prowadził i wydawał merytoryczną decyzję. Petenta interesuje przede wszystkim odpowiednie załatwienie jego sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, w tym właściwego obiegu dokumentów. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, a także starostwach powiatowych i marszałkowskich urzędach wojewódzkich regulują przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Narzucone reguły obiegu dokumentów mają przede wszystkim zapobiegać powstaniu bałaganu w urzędniczych archiwach. Pomagają zapewnić jednolity, w skali całego kraju, sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Nadzór nad prawidłowością realizacji wytycznych, o których mowa, został powierzony kierownikom urzędów. Ich obowiązki sprowadzają się nie tylko do sprawdzania sposobów stosowania instrukcji przez pracowników, ale również na udzielaniu im wskazówek w tym zakresie.
Przepisy określają m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) i jego zastępcom oraz zakres czynności kancelaryjnych sekretariatów. Bardzo ważne regulacje dotyczą także korespondencji napływającej do urzędu oraz załatwiania spraw. Instrukcja może być stosowana również w gminnych jednostkach organizacyjnych.
To jest tylko część artykułu. W pełnej wersji dowiesz się więcej na temat:
Wpływu korespondencji
Obowiązków urzędników
Systemu kancelaryjnego
Rejestracji spraw
Przechowywania akt
Informacji chronionych
Kancelarii tajnej
Zobacz pełną treść w e-wydaniu Dziennika Gazety Prawnej: Zasady organizacji pracy i obiegu dokumentów w jednostkach samorządu