Wysyłając do urzędu pismo wszczynające sprawę, nie zastanawiamy się zwykle nad tym, kto będzie ją prowadził i wydawał merytoryczną decyzję. Petenta interesuje przede wszystkim odpowiednie załatwienie jego sprawy. Sprawne wydawanie decyzji i postanowień w indywidualnych sprawach obywateli zależy w dużej mierze od organizacji pracy urzędu, w tym właściwego obiegu dokumentów. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, a także starostwach powiatowych i marszałkowskich urzędach wojewódzkich regulują przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Narzucone reguły obiegu dokumentów mają przede wszystkim zapobiegać powstaniu bałaganu w urzędniczych archiwach. Pomagają zapewnić jednolity, w skali całego kraju, sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. Nadzór nad prawidłowością realizacji wytycznych, o których mowa, został powierzony kierownikom urzędów. Ich obowiązki sprowadzają się nie tylko do sprawdzania sposobów stosowania instrukcji przez pracowników, ale również na udzielaniu im wskazówek w tym zakresie.

Przepisy określają m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji, przekazywania jej wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) i jego zastępcom oraz zakres czynności kancelaryjnych sekretariatów. Bardzo ważne regulacje dotyczą także korespondencji napływającej do urzędu oraz załatwiania spraw. Instrukcja może być stosowana również w gminnych jednostkach organizacyjnych.

To jest tylko część artykułu. W pełnej wersji dowiesz się więcej na temat:

Wpływu korespondencji

Obowiązków urzędników

Systemu kancelaryjnego

Rejestracji spraw

Przechowywania akt

Informacji chronionych

Kancelarii tajnej

Zobacz pełną treść w e-wydaniu Dziennika Gazety Prawnej: Zasady organizacji pracy i obiegu dokumentów w jednostkach samorządu