Wymiar sprawiedliwości nie radzi sobie z ginącymi aktami. Każdego roku w naszych sądach i prokuraturach zawierusza się setki akt i zgromadzonych dowodów. Liczba ta od wielu lat utrzymuje się niezmiennie na tym samym niepokojąco wysokim poziomie.

Ministerialne statystyki

– W 2008 roku łączna liczba spraw zaginionych, a nieodtworzonych wynosiła 334 – informuje Wioletta Olszewska z Ministerstwa Sprawiedliwości.

– Najwięcej zaginionych i nieodtworzonych spraw odnotowano w apelacji warszawskiej – 65. W apelacji poznańskiej zginęły 52 sprawy oraz katowickiej – 47 – dodaje Wioletta Olszewska.

Najczęściej gubione są akta spraw cywilnych. W ubiegłym roku odnotowano aż 150 takich zaginięć. W 2008 roku zginęło też 100 spraw karnych. Trochę lepiej jest w sprawach wieczystoksięgowych – 31 zaginięć, gospodarczych – 28, rodzinnych i nieletnich – 21. Najlepiej chronione są akta spraw pracowniczych. W 2008 roku zginęły ich tylko cztery.

– We wszystkich wskazanych sprawach zostały podjęte czynności zmierzające do odnalezienia zagubionych akt, wyjaśnienia okoliczności, w jakich doszło do ich zagubienia, a w przypadku niepowodzeń działań poszukiwawczych wdrożono procedury odtworzeniowe – wyjaśnia Wioletta Olszewska.

Przyczyny zaginięć

Według sędziów najczęściej nie można odnaleźć dokumentów, gdy mniejsze teczki podpinają się pod grube akta, a następnie dokumenty te są przekazywane innemu sądowi lub prokuraturze.

– Powodem ginięcia jest stały ruch dokumentów sądowych, które krążą między sądami, biegłymi, prokuratorami itd. – wyjaśnia sędzia Marek Celej z Sądu Okręgowego w Warszawie.

– Wszystkie te ruchy powinny być zanotowane w repertorium, a niekiedy nie są – dodaje.

Nie jest też tajemnicą, że sędziowie biorą do domu akta, przenoszą je w zwykłych plastikowych torbach, bez żadnego zabezpieczenia. Wynika to jednak głównie z problemów lokalowych sądów.

– Nie byłoby rozsądne wprowadzanie wyraźnego zakazu wynoszenia akt, gdyż sędziowie nie mają warunków w sądzie do pisania uzasadnień do wyroków – uważa Tomasz Zbiegiem z kancelarii Chad- bourne & Parke.

Problemy lokalowe sądów są jednym z głównych powodów bałaganu, jaki panuje w sędziowskich szafach.

– Kiedy do mojego wydziału skierowano sprawę Bagsika, nie mieliśmy gdzie tych kilkudziesięciu tomów złożyć – mówi sędzia Celej. Trzeba było kupić nowe szafy i wystawić je na korytarz – wyjaśnia.

– Jak na ogromną liczbę napływających spraw, to dziwi mnie, że tak mało akt ginie – mówi adwokat Michał Tomczak.

– Dwa razy zdarzyło mi się zagubienie, ale gdy zacząłem przygotowywać wniosek o odtworzenie akt, znalazły się gdzieś w sekretariacie. Procedura odtworzeniowa jest tak uciążliwa, że mobilizuje do poszukiwań wszystkich pracowników – dodaje Michał Tomczak.