Firma musi zostać powiadomiona o zamiarze przeprowadzenia w niej inspekcji. Kontrola nie wykorzysta materiałów uzyskanych z naruszeniem prawa przeciwko przedsiębiorcy. Przedłużenie okresu przeprowadzania kontroli w firmie będzie możliwe tylko wyjątkowo.
Od jutra, tj. 7 marca 2009 r., zmienią się zasady prowadzenia kontroli w firmach. Mają być one krótsze, zaś dwie inspekcje będą mogły kontrolować równolegle tę samą firmę tylko wyjątkowo. Materiałów uzyskanych podczas kontroli przeprowadzonej z naruszeniem przepisów nie da się już wykorzystywać przeciwko przedsiębiorcy w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym. Natomiast przedsiębiorca, który poniósł szkodę z powodu przeprowadzenia kontroli z naruszeniem prawa, może dostać odszkodowanie.
Przedsiębiorca musi wiedzieć
Przede wszystkim zmieni się jednak procedura prowadzenia kontroli. Przedsiębiorca musi zostać powiadomiony o tym, że inspekcja chce ją wszcząć i dopiero po 7 dniach od doręczenia mu zawiadomienia (nie później niż po 30 dniach) inspektorzy mogą rozpocząć swoje czynności. Gdy nie dotrzymają tego terminu, to wówczas przedsiębiorcę należy ponownie zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli. Przedsiębiorca będzie mógł wnioskować o to, aby kontrola została wszczęta wcześniej, czyli przed upływem 7 dni.
- Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają zmiany. Będą mogli przygotować się do kontroli i nie będą już one prowadzone znienacka, co pozwoli usprawnić ich przebieg - tłumaczy Wojciech Roman, partner Deloitte. Uważa on, że inspekcje powinny opracowywać plany kontroli i podawać je do wiadomości zainteresowanych.
- W zawiadomieniu musi zostać określony zakres kontroli. Oznacza to, że organ nie może prowadzić kontroli w sposób dowolny, wykraczać poza zakres tylko po to, aby znaleźć uchybienia - tłumaczy Karol Jene, doradca sejmowej komisji Przyjazne Państwo.
Nowe przepisy ograniczają liczbę kontroli prowadzonych wyłącznie za okazaniem legitymacji służbowej. Inspektor może rozpocząć kontrolę dopiero po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji upoważniającej do wykonywania czynności kontrolnych i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jedynie po okazaniu legitymacji czynności kontrolne będą mogły zostać podjęte tylko w wyjątkowych przypadkach, np. gdy staną się niezbędne do przeciwdziałania popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia bądź gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.
- Kontrola wszczynana przez urzędników samodzielnie nie powinna być stosowana, bo rozwój metod komunikacji z przełożonymi umożliwia szybkie przygotowanie odpowiednich dokumentów, na mocy których wszczęcie kontroli odbędzie się na zasadach ogólnych - mówi Andrzej Arendarski, prezes Krajowej Izby Gospodarczej.
Ograniczony czas trwania
Kontrole będą też krótsze. Został ograniczony czas ich trwania (tego samego organu kontroli) u jednego przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym. Nie może on przekraczać: 12 dni roboczych przy kontroli w mikroprzedsiębiorstwach, 18 dni w małych przedsiębiorstwach, 24 dni w średnich przedsiębiorstwach oraz 48 dni w pozostałych przedsiębiorstwach. Planowany czas kontroli może zostać przedłużony tylko z przyczyn niezależnych od inspektorów. Należy wówczas sporządzić uzasadnienie na piśmie, doręczyć przedsiębiorcy i wpisać do książki kontroli, jeszcze zanim zostaną podjęte dalsze czynności kontrolne. Ale nawet wówczas nie można przekroczyć przewidzianego limitu w jednym roku kalendarzowym.
Limit ten można przekroczyć wówczas, gdy kontrola została przedłużona dlatego, bo ujawniono zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty do wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego albo straty bądź niezłożenie deklaracji, mimo że istniał taki obowiązek. W takim przypadku inspektorzy powinni zawiadomić przedsiębiorcę o ujawnionych okolicznościach i wskazać materiał dowodowy, jaki zgromadzili. Przy prowadzeniu tej dłuższej kontroli nie można jednak dwukrotnie przekroczyć limitu dopuszczalnego czasu trwania w jednym roku kalendarzowym.
Do limitów nie będzie się wliczać tzw. powtórnej kontroli w tym samym roku kalendarzowym, która może trwać najdłużej siedem dni. Prowadzona jest ona wówczas, gdy wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów w tym samym zakresie przedmiotowym.
W godzinach pracy
Podczas kontroli powinien być obecny przedsiębiorca albo osoba przez niego upoważniona. Jednak zamiast nich może być obecny inny pracownik kontrolowanego, a nawet przywołany świadek, którym powinien być funkcjonariusz publiczny.
Kontrola w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej powinna być prowadzona w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności. Obowiązuje zasada, że czynności inspektorów nie mogą zakłócać pracy. Gdyby przedsiębiorca wykazał na piśmie, że dochodzi do takich zakłóceń, to wówczas konieczność uzasadnienia tych czynności również musi być uzasadniona w protokole kontroli.
Podstawa prawna
• Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 18, poz. 97).