Szczególnie w ciągu ostatniego roku nastąpiło znacznie zwiększenie jego rozpowszechnienia – było to przede wszystkim spowodowane obowiązkiem stosowania kwalifikowanego certyfikatu przy komunikowaniu się z ZUS. I choć – jak każdy dodatkowy rygor – wywołało to rozgoryczenie u części użytkowników, to dziś, gdy każda większa firma ma już e-podpis, warto zastanowić się czy technologii tej nie dałoby się wykorzystać szerzej – w szczególności na ile może on ułatwić codzienna pracę?...

O podpisie ogólnie

Tu warto przypomnieć czym w ogóle jest podpis cyfrowy. Najkrócej można wytłumaczyć jego ideę, jako mechanizm dodawania do dokumentów zapisanych w postaci informatycznej specjalnie spreparowanych danych kontrolnych. Ich obecność pozwala na jednoznaczne potwierdzenie zgodności z:

• Aktualną wersją dokumentu
• Certyfikatem osoby, która dokument podpisała.

Na aktualnym poziomie techniki, e-podpisu nie daje się sfałszować. Wynika to m.in. z tego, że do jego stworzenia musi być użyty specjalny ciąg danych – klucz prywatny. Ten klucz jest, z założenia, w posiadaniu jednej jedynej osoby – właściciela certyfikatu – więc wszystkie podpisane elektronicznie dokumenty można traktować jako opatrzone deklaracją jego wiedzy i woli. Jakakolwiek próba modyfikacji dokumentu po podpisaniu, podczas weryfikacji podpisu zostanie wykryta. Mówiąc krótko, nie da się stworzyć poprawnego e-podpisu danej osoby bez dostępu do jej klucza prywatnego.

E-podpis zabezpiecza nie tylko deklaracje ZUS

Warto tu sformułować jedną ważną myśl: bezpieczny podpis elektroniczny jest narzędziem uniwersalnym. Oznacza to, że może być użyty nie tylko do komunikacji w programie Płatnik ZUS, ale w wielu innych zastosowaniach wymagających potwierdzenia wiedzy/woli. Ta właściwość powoduje, że e-podpis jest w Polsce aktualnie stosowany m.in. do:

• Rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje
• Komunikowania się z urzędami centralnymi i samorządowymi w całym kraju, także z GUS, PFRON, GIODO, GIIF, KRS
• Tworzenia faktur elektronicznych
• Udziału w zabezpieczonych aukcjach elektronicznych
• Zabezpieczania ważnych dokumentów firmowych
• Potwierdzania autorstwa dokumentów – np. dzieł literackich, projektów, prac artystycznych zapisanych w postaci cyfrowej
• Podpisywania umów o różnorodnym charakterze

Warto tu zwrócić uwagę na to ostatnie zastosowanie. Dzięki posiadaniu e-podpisu można znacząco skrócić i ułatwić sobie kontakty z kontrahentami. Wszędzie tam, gdzie uwarunkowania biznesowe wskazują na potrzebę szybkiego, bądź częstego tworzenia umów, a sygnatariusze owych umów mają utrudniony kontakt bezpośredni, idealnym rozwiązaniem jest stosowanie dokumentów elektronicznych i podpisu elektronicznego. Jeśli zostanie zastosowana kwalifikowana postać e-podpisu, to ważność jego prawna jest w pełni zgodna z dokumentami podpisanymi odręcznie.

Ten ostatni fakt – silna prawna moc bezpiecznego e-podpisu (czyli podpisu weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem) jest najważniejszym powodem jego użycia w kontaktach urzędowych.