Proces zarządzania należnościami rozpoczyna się już w momencie wyboru kontrahenta i zawierania z nim transakcji. Po prostu trzeba się zabezpieczyć przed nietypowymi działaniami potencjalnego dłużnika.
Częstym wybiegiem dłużnika jest kwestionowanie jakości dostarczonych usług czy towarów przy jednoczesnym wstrzymywaniu się od zapłaty nawet za część bezsporną. Ale też w umowach zdarzają się zapisy pozwalające odbiorcy-dłużnikowi na wstrzymanie płatności całej należnej kwoty mimo domniemanej wadliwości tylko części towaru lub usługi. Warto zatem uregulować tę kwestię w sposób niebudzący wątpliwości.
Dłużnicy podejmują też różnego rodzaju działania o charakterze formalnoprawnym, które z pozoru zwalniają ich z odpowiedzialności finansowej. Zdarza się, iż umowa o współpracy zawierana jest z jednym kontrahentem, a w rzeczywistości nieświadomie realizowana z innym o tej samej nazwie, ale o innej formie prawnej. Różnica zaciera się do tego stopnia, iż późniejsze ustalenia dokonywane są już z innym podmiotem.
W praktyce obrotu gospodarczego istnieją oczywiście tzw. zwyczaje handlowe, na które można powołać się podczas procesu sądowego, ale doprowadzanie do takich sytuacji rzadko bywa skuteczne. Wydłużają one i utrudniają proces dochodzenia należności. Mało kto sobie uświadamia na przykład, że jeśli dłużnik już nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest wspólnikiem czy też członkiem zarządu, nie zwalnia go to z odpowiedzialności za powstałe wcześniej zobowiązania.
Prowadząc działalność gospodarczą, warto również zadbać o swój wizerunek jako firmy, która zabiega o wszystkie należności z takim samym natężeniem. To zadziwiające, jak szybko rozchodzi się wieść o zwyczajach wierzyciela i terminach opóźnień płatności, po których dopiero podejmuje on zdecydowane kroki. Warto również zmieniać treść korespondencji, aby w jak najmniejszym stopniu nosiła znamiona korespondencji seryjnej.