Nowe przepisy ułatwiły działalność spółkom. Ale wielu menedżerów zastanawia się, jak przy głosowaniach przez internet lub telefon zapewnić wymaganą ustawowo i statutowo tajność.
Od kilku tygodni dzięki ustawodawcy zgromadzenia wspólników, walne zgromadzenia akcjonariuszy oraz prace zarządów i rad nadzorczych mogą odbywać się bez konieczności fizycznego spotykania się. Tarcza antykryzysowa (t.j. Dz.U. poz. 374 ze zm.) wprowadziła bowiem zasadę, że w każdej spółce kapitałowej można obradować przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Ale pojawił się drobny kłopot. Otóż niektóre głosowania, choćby te osobowe (np. art. 247 par. 2 kodeksu spółek handlowych), powinny być tajne. A z zapewnieniem tajności, gdy głosuje się przez telefon lub internet, a nie poprzez staromodną kartkę wrzucaną do urny lub za pośrednictwem dostępnego w siedzibie spółki systemu do głosowania, jest problem.

Odbiorca głosów

Jeszcze kilka dni temu eksperci wskazywali, że najlepszym rozwiązaniem jest uczynienie z notariusza osoby, która zbierze głosy od wspólników lub akcjonariuszy. Jest to przecież osoba, której nie zależy na konkretnym rozstrzygnięciu oraz – z racji wykonywanego zawodu – człowiek godny zaufania. Przedwczoraj jednak opublikowano rekomendację dobrych praktyk notarialnych, pod którą podpisała się Krajowa Rada Notarialna. W dokumencie tym zaś czytamy, że „w obecnym stanie prawnym trudno jest uznać za dopuszczalne, że np. notariusz mógłby być gwarantem zapewnienia tajności głosowania poprzez fakt, że posiadając informacje o sposobie głosowania określonej osoby, nie mógłby ich ujawnić ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w art. 18 par. 1 Prawa o notariacie”. Mówiąc najkrócej: niedopuszczalny jest wariant, w którym głosy zbiera notariusz.
Jak więc rozumieć pojęcie tajności oraz jak rozwiązać sprawę, by z jednej strony obradować zdalnie, zaś z drugiej, by wszelkie wymogi były spełnione?
Wariant, w którym wysyła się głos na adres e-mail obsługiwany przez odbiorcę głosów niebędącego pracownikiem spółki, powinien być akceptowalny
– W pracach komisji, której przewodniczy wicepremier Jacek Sasin, analizujemy praktyczny wymiar prawa spółek i z tej perspektywy projektujemy jego zmiany. Elektroniczne głosowania mają walor tajności wtedy, gdy żadna z głosujących osób nie będzie wiedziała, jak głosowała inna – podkreśla dr Radosław L. Kwaśnicki, partner zarządzający w Kancelarii RKKW ‒ Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy oraz członek Komisji ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego działającej przy Ministerstwie Aktywów Państwowych. Zdaniem mecenasa spółka może powierzyć procedurę liczenia głosów swemu pracownikowi lub – i tak byłoby najlepiej – osobie trzeciej, np. wykonującej zawód zaufania publicznego (tzw. odbiorca głosów). Odbiorca głosów powinien zostać zobowiązany w odrębnym porozumieniu do zachowania poufności oraz przestrzegania obranej procedury.
A jak głosować w praktyce?
– W trakcie posiedzenia przewodniczący powierza tej osobie liczenie głosów, które są jednak szyfrowane przez przewodniczącego. Jak on to robi? Na przykład uchwałę nr 1 oznacza jako &, nr 2 jako €, nr 3 jako $, nr 4 jako @ itd. Potem każdorazowo szyfruje głosy – np. wskazując, że 1 to głos wstrzymujący się, 2 głos za, a 3 przeciw uchwale. Później przewodniczący zarządza, że głosy mają zostać wysłane do odbiorcy głosów jedynie w formie znaku i cyfry – wyjaśnia Radosław Kwaśnicki. W takim przypadku odbiorca głosów nie wie, co kryje się pod daną uchwałą. Po obliczeniu wyników, które mu nic nie mówią, przekazuje je przewodniczącemu. A ten, znając klucz, może ogłosić rzeczywiste wyniki głosowania. Doktor Kwaśnicki zaznacza, że cała dokumentacja przeprowadzenia tajnego głosowania powinna trafić do zabezpieczonej przed nieuprawnionym dostępem dokumentacji spółki.
Z kolei w większych podmiotach kłopotu być nie powinno, gdyż te z reguły korzystają ze wsparcia firm wspierających elektroniczne głosowania.

Liberalna wykładnia

Radosław Płonka, adwokat i wspólnik w kancelarii Płonka Ozga oraz ekspert ds. prawnych BCC, uważa, że model działania przedstawiony przez dr. Kwaśnickiego jest właściwy.
– Przy czym moim zdaniem nawet prostsze rozwiązania powinny być akceptowalne – zaznacza. Zdaniem prawnika kluczowe jest to, by osoby głosujące nie mogły się sugerować głosem innym. Dlatego niedopuszczalne byłoby przekazywanie swojego głosu w sposób ustny, który mogłyby poznać inne osoby będące jeszcze przed oddaniem swego głosu.
– Ale już wariant, w którym wysyła się swój głos na adres e-mail obsługiwany przez odbiorcę głosów niebędącego pracownikiem spółki, nawet w nieszyfrowany sposób, powinien być akceptowalny. Istotą uchwalenia nowych, skądinąd bardzo potrzebnych i dobrych przepisów, było przecież stworzenie ułatwień dla spółek, a nie skomplikowanie ich działalności – zaznacza Radosław Płonka.
Otwartą kwestią jest to, jak do sposobów zapewniania tajności podejdą sądy. Niewykluczone bowiem, że niezadowoleni z rozstrzygnięcia wspólnicy bądź akcjonariusze będą zaskarżać uchwały do sądów, wskazując na brak zapewnienia tajności.
– Mam nadzieję, że sądy podejdą liberalnie do tego zagadnienia. Właściwa wydaje mi się koncepcja, w której sąd weźmie pod uwagę możliwości finansowe, techniczne i organizacyjne spółki. I tak jak w dużej spółce akcyjnej odstępstwa od normy nie będą dopuszczalne, tak w małej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowe dla oceny będzie to, czy ewentualne niedoskonałości mogły wpłynąć na wynik głosowania – konkluduje ekspert BCC.
>>> Czytaj też: Mizerne efekty stref specjalnych. SSE nie osiągały celów założonych przez rząd