Wraz z upowszechnieniem szczepień przeciwko COVID-19 pojawiają się przypadki, w których kandydaci do pracy aplikując na dane stanowisko, informują pracodawców o przyjęciu szczepionki. Pojawiają się więc wątpliwości, co pracodawca powinien zrobić z taką informacją i czy może ona być wykorzystywana w procesie wyboru kandydata do pracy. Odpowiedzi na te pytania są tym bardziej ważne, że informacja o szczepieniu należy do szczególnej kategorii danych.
To nie są zwykłe dane
Informacje dotyczące zdrowia podlegają szczególnej ochronie i możliwość ich wykorzystywania jest znacznie bardziej ograniczona w porównaniu z danymi zwykłymi. Należy rozważyć, czy informacja o szczepieniu do nich należy.
Reklama
Dane dotyczące zdrowia oznaczają dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej – w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej – ujawniające informacje o stanie zdrowia tej osoby (art. 4 pkt 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE; ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; RODO). Zakres danych wchodzących w skład tej kategorii jest dość szeroki i obejmuje m.in. informacje o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej oraz zabiegach, z których dana osoba skorzystała (motyw 35 RODO). Wskazuje to, że informacja o poddaniu się szczepieniu będzie należała do katalogu danych dotyczących zdrowia.
Zakwalifikowanie danych o szczepieniu jako danych szczególnej kategorii nie oznacza zakazu ich przetwarzania. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych warunków. Chodzi o ogólne podstawy przetwarzania tego rodzaju danych określonych w RODO, takie jak: niezbędność przetwarzania do realizacji obowiązków w dziedzinie prawa pracy, niezbędność ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego lub do oceny zdolności pracownika do pracy i zgoda kandydata do pracy. Dodatkowo kodeks pracy wskazuje, że pracodawca żąda od kandydata podania danych poza podstawowym zakresem, jeżeli jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Kodeks pracy precyzuje również możliwość przetwarzania danych szczególnej kategorii na podstawie zgody, wskazując, że może być to ważną podstawą do przetwarzania, pod warunkiem że zgoda została wyraźnie wyrażona, a dane zostały przekazane z inicjatywy kandydata do pracy.

Reklama
Konieczne oświadczenie
Oceniając te przesłanki, należy rozróżnić dwie sytuacje – pierwsza, gdy kandydat sam z siebie przekazuje pracodawcy informacje o szczepieniu (np. wskazując w CV, że przyjął szczepionkę), i druga, gdy następuje to w odpowiedzi na pytanie pracodawcy o poddaniu się szczepieniu.
W pierwszej sytuacji nie ulega wątpliwości, że kandydat z własnej inicjatywy przekazuje dane pracodawcy, a sam fakt przesłania danych uznać należy za zgodę na ich przetwarzanie. Wydawać by się mogło, że w ten sposób zostały spełnione przesłanki do ich przetwarzania. Należy jednak pamiętać, że zgoda musi być wyraźna. Oznacza to, że w przypadku danych szczególnej kategorii nie jest wystarczające dorozumiane wyrażenie zgody (np. poprzez dobrowolne umieszczenie informacji o szczepieniu w dokumentach aplikacyjnych). Kandydat powinien wprost zadeklarować, że wyraża zgodę na przetwarzanie takich danych. W praktyce więc formularz aplikacyjny powinien zawierać oświadczenie kandydata, że w przypadku danych wykraczających poza niezbędny zakres wskazany w art. 221 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; dalej: k.p.), które zawarte są w dokumentach aplikacyjnych, wyraża on zgodę na ich przetwarzanie do celów rekrutacji. W takiej sytuacji brak jest wątpliwości, czy wszystkie warunki pozwalające na przetwarzanie tych danych zostały spełnione.
A co zrobić, jeżeli przesłane dokumenty nie zawierają takiej zgody? W takiej sytuacji pracodawca może zwrócić się do kandydata z pytaniem, czy potwierdza wyrażenie zgody na przetwarzanie takich danych w celach rekrutacyjnych. Zgoda nie musi być w formie pisemnej – takie potwierdzenie może zostać dokonane również np. drogą elektroniczną.
Zasada proporcjonalności
Kodeks pracy nigdzie nie wskazuje jednak, że dane dotyczące zdrowia mogą być przetwarzane tylko na podstawie zgody. Wskazuje jedynie na warunki, które muszą być spełnione, aby zgoda była ważna. Tak sformułowany przepis nie oznacza natomiast, że jest to jedyna podstawa do przetwarzania danych. W naszej ocenie podstawą do przetwarzania tych danych może być również ich niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego pracodawcy polegającego na zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochronie takich dóbr podstawowych, jak życie i zdrowie, zarówno pracowników, jak i innych osób przebywających w miejscu pracy. W takim wypadku podstawą przetwarzania danych mógłby być art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z art. 207 k.p. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z motywem 4 RODO: „Przetwarzanie danych osobowych należy zorganizować w taki sposób, aby służyło ludzkości. Prawo do ochrony danych osobowych nie jest prawem bezwzględnym; należy je postrzegać w kontekście jego funkcji społecznej i wyważyć względem innych praw podstawowych w myśl zasady proporcjonalności”. Nie ulega wątpliwości, że życie i zdrowie pracowników to dobra nadrzędne nad prawem do prywatności i ochroną danych, szczególnie w warunkach panującej pandemii.
Uzasadnione pytanie
Pojawia się także pytanie, czy pracodawca może żądać od kandydata informacji o szczepieniu. Nie jest to wykluczone. Jeżeli rodzaj pracy wiąże się z ryzykiem zakażenia lub rozprzestrzenienia zakażenia, w szczególności w przypadku zatrudniania pracowników w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych, uzasadnia to zapytanie kandydata o poddanie się szczepieniu. W takich okolicznościach pracodawca ma obowiązek stosować wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie lub ograniczające stopień narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych (art. 2221 k.p.). Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz.U. nr 81, poz. 716; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2234) wirus SARS-COV-2 został uznany za taki czynnik biologiczny. Jeżeli więc z oceny ryzyka na rekrutowane stanowisko wynika, że na tym stanowisku istnieje zagrożenie, to pytanie o zaszczepienie albo ewentualnie chęć zaszczepienia się będzie uzasadnione.
To nie dyskryminacja
Kolejna wątpliwość dotyczy tego, czy informacja o zaszczepieniu może być brana pod uwagę przy rekrutacji. W naszej ocenie tak informacja może być więc brana pod uwagę przy ocenie kandydata do pracy, w szczególności jeżeli rodzaj pracy wiąże się z ryzykiem zakażenia siebie lub innych. Zaszczepienie się ogranicza bowiem ryzyko zachorowania samego pracownika oraz pozwala sądzić, że będzie on w sposób niezakłócony świadczył pracę. Przede wszystkim jednak minimalizuje zagrożenie rozprzestrzenienia się wirusa wśród załogi, a więc jest wyrazem dbania o życie i zdrowie pracowników. Pracodawca ma prawo do wyboru kandydata, który według jego oceny najlepiej będzie spełniał wymagania do pracy. Wykorzystanie jako elementu tej oceny informacji o szczepieniu może być we wspomnianych wyżej przypadkach oceniane jako obiektywnie uzasadnione. Jeżeli więc pracodawca ma do wyboru dwie osoby o podobnych kwalifikacjach lub umiejętnościach, z których jedna jest zaszczepiona, to wybór właśnie tej osoby może być w konkretnych przypadkach uzasadniony. Dotyczy to nie tylko takich grup zawodowych, jak nauczyciele lub pracownicy służby zdrowia, lecz także innych pracowników, którzy mają kontakt z dużą liczbą współpracowników lub innych osób (np. osoby zajmujące się bezpośrednią obsługą klientów czy przedstawiciele handlowi). Trudno w takiej sytuacji uznać, aby pracodawca zastosował niedozwolone kryterium, które mogłoby prowadzić do dyskryminacji.
Rober Stępień, radca prawny, partner kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global
Paweł Sych, radca prawny, starszy prawnik zarządzający zespołem ochrony danych osobowych, kancelaria PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global