W czasie epidemii instruktaż dla nowo zatrudnionego można przeprowadzić także w formie zdalnej. Jego odbycie musi być jednak potwierdzone zgodnie z ogólnymi przepisami.
Zgodnie z art. 2373 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie ma on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Szczegółowe zasady organizowania i przeprowadzania szkoleń na ten temat określone zostały w rozporządzeniu ministra gospodarki i pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: r.s.b.h.p.)
Szkolenia z dziedziny bhp prowadzone są jako szkolenia wstępne i szkolenia okresowe. Szkolenie wstępne, na które składa się instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy, powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy w formie instruktażu według programów opracowanych dla poszczególnych grup stanowisk.
Celem instruktażu ogólnego jest zapoznanie się z podstawowymi przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy zawartymi w przepisach kodeksu pracy, w układach zbiorowych pracy lub w regulaminach pracy, z przepisami oraz zasadami bhp obowiązującymi w danym zakładzie pracy, a także z zasadami udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.
Celem instruktażu stanowiskowego jest z kolei zapoznanie się pracowników z czynnikami środowiska pracy występującymi na ich stanowiskach pracy i ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną pracą, sposobami ochrony przed zagrożeniami, jakie mogą powodować te czynniki, oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy na tych stanowiskach.
Nie tylko w siedzibie
Zgodnie z par. 11 ust. 5 r.s.b.h.p. za przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego odpowiada wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub sam pracodawca, jeżeli mają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz są przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.
Mimo że szkolenia wstępne ze względu na swoją specyfikę powinny odbywać się na terenie zakładu pracy, to jednak zgodnie z art. 12e ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii dopuszcza się przeprowadzanie szkoleń wstępnych w dziedzinie bhp w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego:
- pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym lub na którym występuje narażenie na działanie czynników niebezpiecznych,
- pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa wyżej,
- ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.
Kosztowne rozwiązanie
Przepisy r.s.b.h.p. wskazują, że pracownik, który odbył szkolenie wstępne (instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy), jest obowiązany potwierdzić ten fakt na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, przechowywanej następnie w aktach osobowych pracownika. Wynika z tego, że w omawianych przypadkach obowiązkowe jest zachowanie formy pisemnej.
Mimo że obowiązujące przepisy bhp nie przewidują stosowania innej formy potwierdzenia odbycia szkolenia niż własnoręczny podpis, w dobie cyfryzacji dopuszczalne jest korzystanie np. z podpisu elektronicznego, pod warunkiem że spełniałby on wymagania określone w przepisach ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Takie rozwiązanie byłoby niezwykle kosztowne w realizacji, bo oprócz opracowania i wdrożenia programu pracodawca powinien zapewnić każdemu pracownikowi – i to już w pierwszym dniu jego pracy – specjalny zestaw umożliwiający korzystanie z podpisu elektronicznego (m.in. certyfikat, kartę kryptograficzną, czytnik do karty, licencję itp.). Jednak nie ma formalnych przeciwwskazań do tego, aby wdrożyć takie rozwiązanie i podpisywać potwierdzenie przeprowadzenia szkolenia stanowiskowego podpisem elektronicznym.
Innym praktycznym rozwiązaniem może być przesłanie podpisanego przez pracownika skanu karty szkolenia wstępnego, a następnie dosłanie za pośrednictwem tradycyjnej poczty jej oryginału, który pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika.
Maciej Ambroziewicz, ekspert ds. bhp
Podstawa prawna
• par. 11 ust. 5 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180, poz. 1860; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1099)
• art. 2373 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 12e ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694),
• ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1173; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320)
