Patrząc przez ten pryzmat, należy kolejny raz zapytać, jakie dane można pozyskać od zatrudnionego. I czy rzeczywiście niektóre działania pracodawców są sprzeczne z RODO

Szeroko komentowany wyrok Sądu Okręgowego w Olsztynie z 29 stycznia 2021 r. w sprawie o sygn. akt IV Pa 79/20 pozwolił ponownie spojrzeć na kwestię obowiązków pracodawcy w sferze zapewnienia bezpiecznych warunków pracy i związanych z tym uprawnień, w tym do żądania od pracowników określonych informacji. W uzasadnieniu wyroku odniesiono się także wprost do kwestii kolizji uprawnień pracodawcy z przepisami RODO, a co za tym idzie, możliwe jest spojrzenie z innej perspektywy na stanowiska prezesa UODO w odniesieniu do badania alkomatem czy pomiaru temperatury.
Tylko to, co niezbędne
Punktem wyjścia do rozważań jest art. 51 Konstytucji RP zapewniający każdemu prawo do autonomii informacyjnej, czyli decydowania o tym, jakie dane o sobie przekazuje, komu i w jaki sposób. Ingerencja w to prawo, a więc zobowiązywanie do ujawniania informacji, może nastąpić tylko na podstawie ustawy. Na gruncie prawa pracy taką podstawą są przepisy kodeksu pracy, m.in. art. 221 k.p., który zawiera katalog danych żądanych przez pracodawcę od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika, w szczególności: imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg zatrudnienia czy PESEL.
Powyższe nie oznacza jednak, że uzyskanie szerszych danych może nastąpić tylko na podstawie zgody pracownika. Zgodnie z art. 221 par. 4 k.p. pracodawca żąda podania innych danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Chodzi tu zarówno o obowiązki i uprawnienia pracodawcy, jak i pracownika. Ilekroć określone dane będą niezbędne do ich realizacji, pracodawca jest wręcz zobowiązany zażądać ich ujawnienia.
Z jakiego zakresu mogą to być obowiązki i uprawnienia? Nie ma w tym przedmiocie ograniczeń. Będą to więc choćby przepisy nakładające na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 94 pkt 4 i art. 207 k.p.) i skorelowane z nim prawo pracowników właśnie do takich warunków (art. 66 Konstytucji RP). Przepisy bhp nie są jednak jedynymi i podstawę żądania danych znaleźć można także w innych obowiązkach nałożonych na pracodawcę, zwłaszcza wymienionych w art. 94 k.p., jak np. szeroko pojmowane kształtowanie zasad współżycia społecznego.
Powyższe nie oznacza oczywiście, że pracodawca może żądać dowolnych danych, w dowolnej formie i zakresie. O ile bowiem 221 par. 4 k.p. daje pracodawcy możliwość uzyskania danych, to wyraźnie zastrzega, że muszą one być niezbędne do realizacji określonego obowiązku lub uprawnienia. Biorąc przy tym pod uwagę, że poruszamy się wśród wyjątków od zasady autonomii informacyjnej, wymagane jest ścisłe interpretowanie takich przypadków. Powoduje to konieczność każdorazowego przeprowadzenia testu, jak dalece bez konkretnych informacji od pracownika realizacja obowiązku lub uprawnienia jest niemożliwa lub utrudniona. Tylko wtedy, gdy bez nich pracodawca w ogóle nie jest w stanie zadośćuczynić przepisom lub jest to bardzo utrudnione, żądanie danych będzie zasadne. Z tak pojmowanej niezbędności wynika także konieczność żądania tylko takich danych, jakie są rzeczywiście wymagane i żadnych innych. Powyższe jest odzwierciedleniem wynikającej z RODO zasady ograniczonego celu i minimalizacji danych.
Należy wskazać, że RODO w żadnym razie nie stoi na przeszkodzie żądaniu przez pracodawcę danych, o których mowa. Dodatkowo RODO samo w sobie zawiera samodzielne podstawy do pozyskiwania i przetwarzania danych, jak choćby prawnie uzasadniony interes, na który pracodawca może się skutecznie powoływać. Co więcej, RODO w ogóle nie będzie znajdowało zastosowania tam, gdzie nie dochodzi do przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany (choćby częściowo) lub umożliwiający powstanie zbioru danych.
Badanie na obecność alkoholu i narkotyków
Przekładając powyższe na praktykę, można wskazać kilka przykładów, w których moim zdaniem pracodawca ma uprawnienia do ingerowania w sferę autonomii informacyjnej pracownika. Pierwszym z nich jest badanie stanu trzeźwości zatrudnionych czy poddawanie ich testom na obecność narkotyków przed przystąpieniem do pracy. Przy spełnieniu pewnych warunków działanie takie powinno być nie tylko dozwolone, ale wręcz wymagane od pracodawców w niektórych branżach.
Dopuszczenie do pracy pracowników będących pod wpływem alkoholu lub środków psychoaktywnych stanowi bardzo realne zagrożenie dla życia i zdrowia innych pracowników, osób trzecich czy mienia zakładu pracy. Dotyczy to m.in. stanowisk związanych z obsługą pojazdów (np. kierowcy, motorniczy, maszyniści) lub sprzętu, przy korzystaniu z którego konieczna jest niezaburzona percepcja (np. wózki widłowe, urządzenia do cięcia, dźwigi). W takich wypadkach prewencja pracodawcy polegająca na wprowadzeniu wyrywkowych lub nawet regularnych badań na obecność alkoholu lub narkotyków będzie w pełni uzasadniona z uwagi na obowiązki pracodawcy (art. 94 pkt 4 i art. 207 k.p.). Dodatkowo po stronie pracownika istnieje obowiązek współdziałania z pracodawcą w zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 211 pkt 7 k.p.).
Można przy tym argumentować, że nie powinno się czynić żadnego rozróżnienia w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, bo dopuszczenie do pracy pracownika będącego pod wpływem alkoholu lub środków odurzających zawsze może nieść ryzyko zarówno dla niego, jak i innych osób. Jednak o ile za uzasadnione i zgodne z prawem uważamy poddawanie prewencyjnym badaniom pracowników obsługujących np. środki transportu, o tyle nie da się już tego odnieść np. do pracowników biurowych.
Zauważyć przy tym trzeba, że prezes UODO negatywnie wypowiedział się co do prawa pracodawcy dokonywania prewencyjnego badania stanu trzeźwości pracowników. Moim zdaniem stanowisko to nie jest jednak właściwe i to z dwóch niezależnych powodów. Po pierwsze, dane o obecności alkoholu w ciele pracownika nie powinny być traktowane jako dane szczególnej kategorii. Stan trzeźwości nie mówi bowiem nic o stanie zdrowia, a jedynie o tym, czy osoba spożywała alkohol. Podobnie ma się rzecz z badaniami na obecność narkotyków. Są to pewne stany i zakwalifikowanie ich samych w sobie do szczególnych kategorii danych jest zbyt daleko idące. Po drugie, podstawy prawnej do badania nie trzeba szukać w regulacjach o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, bo obowiązek niedopuszczenia do pracy pracowników pod wpływem alkoholu można wywieść z samych przepisów BHP. Podobnie ma się rzecz z narkotykami.
Co więcej, mimo bardzo kategorycznego wydźwięku opinii prezesa UODO należy zauważyć, że w wielu sytuacjach RODO w ogóle nie będzie miało zastosowania do badań – np. wtedy, gdy wyniki pomiaru nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany choćby częściowo (np. zapisywane w systemie informatycznym) lub w żaden sposób utrwalane (np. w postaci ewidencji stanu trzeźwości pracownika). Wynik negatywny nie powoduje bowiem jakichkolwiek działań pracodawcy. Natomiast wtedy, gdy uzyskany zostanie wynik pozytywny, który pracodawca będzie zamierzał utrwalić np. w formie protokołu, dalsze przetwarzanie może odbywać się na podstawie przepisów o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
Oprócz konieczności uwzględnienia rodzaju pracy pracodawcy muszą także pamiętać o poszanowaniu godności pracownika i zapewnieniu ochrony jego dóbr osobistych. Sposób przeprowadzenia badania, bez względu na rezultat, nie może zatem przybrać formy szykany lub napiętnowania. Wszelkie procedury badań stanu trzeźwości pracowników powinny dodatkowo zostać uregulowane przez pracodawcę w akcie wewnętrznym, np. regulaminie pracy. Pracownik powinien mieć wiedzę, kiedy pracodawca przeprowadza badania oraz jak będzie wyglądała sama procedura.
Mierzenie temperatury
Na podobnej podstawie możliwe jest także prewencyjne mierzenie temperatury pracowników wchodzących na teren zakładu pracy. W dobie pandemii jest to bardzo popularna metoda przeciwdziałania zakażeniom wirusem Sars-CoV-2. Działanie pracodawcy polegające na wykonywaniu pomiarów będzie się zatem wpisywało w wypełnianie przez niego obowiązku zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Pracownik, jako zobowiązany do współdziałania z pracodawcą w tej kwestii, nie ma przy tym podstaw do odmowy wykonania badania.
Co prawda, także i w tej sprawie stanowisko prezesa UODO jest odmienne, gdyż zgodnie z nim pracodawca upoważniony jest do prewencyjnego mierzenia temperatury pracowników tylko na podstawie obowiązku nałożonego na niego w decyzji głównego inspektora sanitarnego. Jednak również to stanowisko jest, moim zdaniem, niewłaściwe i nie bierze pod uwagę wymogu zawartego w art. 207 par. 2 pkt 3 k.p., zgodnie z którym pracodawca zobowiązany jest reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bhp oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania prac. Oznacza to obowiązek stosowania przez pracodawcę tu i teraz środków adekwatnych do pojawiających się zagrożeń. Sprzeczne z tym byłoby wymaganie oczekiwania na decyzje GIS, które mogą w ogóle nie zostać wydane. Dodatkowo obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy ma charakter ciągły i pracodawca nie może, nie narażając się na zarzut jego naruszenia, zwlekać z podejmowaniem odpowiednich działań.
Podobnie jak w przypadku badania alkomatem czy narkotestem, także i w przypadku pomiaru temperatury przepisy RODO w ogóle nie muszą mieć zastosowania i wszystko zależy od sposobu zorganizowania procesu. Jeżeli pomiar jest wykonywany ręcznie, a wskazania termometru nie są rejestrowane, a tym bardziej przypisywane konkretnemu pracownikowi (np. poprzez powiązanie pomiaru z rejestracją wizerunku pracownika), to przetwarzanie danych będzie odbywało się poza zakresem stosowania RODO.
Pomiaru temperatury nie trzeba przy tym ograniczać do określonych pracowników czy branży. Pracodawca jest w pełni uprawniony do jego zastosowania w każdym przypadku, w którym może dojść do kontaktu powodującego zagrożenie zakażeniem. O ile zatem za zbędne, a co za tym idzie, nieuprawnione, uznać można mierzenie temperatury pracownikom wykonującym pracę samodzielnie (np. kierowcom przewożącym towar, niemającym kontaktu z innymi osobami) czy wyłącznie na świeżym powietrzu, to już w pełni zasadne będzie to przy pracy w biurze. Pamiętać bowiem trzeba, że żądane dane muszą być niezbędne dla realizacji obowiązku, w tym wypadku związanego z bezpiecznymi warunkami pracy.
Informacje o szczepieniach
Bardzo kontrowersyjna jest obecnie sprawa pozyskiwania przez pracodawcę informacji o odbytych szczepieniach przeciwko COVID-19. Jako proponowane uzasadnienie takiego działania wskazywane jest np. dążenie pracodawców do nagradzania takiej postawy poprzez przyznanie określonych benefitów. Moim zdaniem działania takie nie wpisują się jednak, przynajmniej nie bezpośrednio, w obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.
O ile bowiem badanie alkomatem czy narkotestem lub pomiar temperatury da się wprost powiązać z obowiązkami ze sfery bhp, to w przypadku informacji o szczepieniu, a tym bardziej o samej woli poddania się mu, takiej korelacji już nie widać. Trudno bowiem przyjąć argument, że zbieranie informacji o osobach zaszczepionych ma na celu ochronę życia i zdrowia innych osób. Przede wszystkim dlatego, że wciąż brakuje badań wskazujących na to, że osoba zaszczepiona nie może zarażać wirusem SARS-CoV-2. Wręcz przeciwnie, z dostępnych analiz wynika, że jest inaczej, a co za tym idzie, o ile szczepionka chroni osobę zaszczepioną, o tyle nie ma wpływu na bezpieczeństwo pozostałych osób (zob. „Szczepionka chroni, ale inaczej, niż nam się wydawało” – DGP nr 45 z 8 marca br.). Pracodawca nie jest przy tym uprawniony do żądania od pracownika, by dbał o siebie i przekazywał związane z tym informacje, o ile nie służy to realizacji nałożonych na pracodawcę obowiązków.
Dodatkowo istnieje wiele przyczyn, dla których pracownik może nie chcieć się zaszczepić, poczynając od ideologicznych, a na zdrowotnych kończąc (uczulenie, przeciwwskazania zdrowotne, ciąża itp.). Wymaganie informacji o tym, czy jest się zaszczepionym, bardzo szybko mogłoby zatem stracić neutralny wymiar, gdyż w obawie np. przed dyskryminacją czy mobbingiem pracownik zostałby zmuszony do uzasadniania swojego wyboru. Poza tym informacja o odbytym szczepieniu z całą pewnością stanowi daną o stanie zdrowia, co wymaga szczególnego traktowania.
Pracodawca zawsze musi dokonać wyważenia, czy ingerencja w autonomię informacyjną pracownika nie jest nadmierna. Konieczne jest zatem ścisłe powiązanie żądanych informacji z ich niezbędnością do realizacji określonego obowiązku.