Początek bieżącego roku rozpoczął bieg terminu na założenie PPK dla podmiotów zatrudniających z sektora finansów publicznych. W przypadku tych jednostek istnieją pewne różnice w porównaniu z procedurami obowiązującymi pozostałych pracodawców.

TEMAT: Pracownicze plany kapitałowe
PROBLEM: W jaki sposób wdrażać PPK w sektorze publicznym
Obowiązek ten obejmuje m.in. organy władzy publicznej, jednostki samorządu terytorialnego, jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne oraz samorządowe instytucje kultury. Od 1 stycznia 2021 r. podmioty te, bez względu na stan zatrudnienia, są zobowiązane do utworzenia PPK, czyli do zawarcia umów o zarządzanie oraz o prowadzenie PPK.
Odmienne terminy
Termin na założenie PPK w tych podmiotach jest inny niż termin obowiązujący pracodawców z sektora prywatnego. Ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK mija im bowiem 26 marca 2021 r., a umowy o prowadzenie PPK ‒ 10 kwietnia 2021 r. Mając na uwadze trwający w Polsce od roku stan epidemii związanej z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, założenie PPK w ustawowym terminie będzie bez wątpienia wyzwaniem organizacyjnym dla sektora publicznego, w tym dla samorządów.
PPK w budżetówce. Nowe uprawnienia dla pracowników, nowe obowiązki dla pracodawców
PPK w budżetówce. Nowe uprawnienia dla pracowników, nowe obowiązki dla pracodawców

Zobacz również
Nowe kompetencje
Obowiązująca w sektorze publicznym procedura zakładania PPK po wejściu w życie tarczy 4.0 (tj. ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19; Dz.U. poz. 1086; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 159) i znowelizowaniu ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342; dalej: ustawa o PPK) cechuje się pewnymi odrębnościami, które zasadniczo różnią ją od procesu obowiązującego w sektorze prywatnym. Po pierwsze szczególne kompetencje w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK przypisano wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, zarządom powiatów oraz zarządom województw. Po drugie, sektor publiczny obowiązany jest do stosowania regulacji dotyczących zamówień publicznych przy wprowadzaniu PPK.
Zasadą jest, że wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami gromadzonymi przez uczestników PPK i z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, dokonuje podmiot zatrudniający w porozumieniu z działającą w tym podmiocie zakładową organizacją związkową. W sytuacji gdy w danym podmiocie taka organizacja nie działa, dokonuje on wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych (przede wszystkim pracowników). Taka reprezentacja powinna zostać wyłoniona w trybie przyjętym w danym zakładzie pracy. Jeśli na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie zostanie osiągnięte porozumienie ze stroną społeczną co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, to uprawnienie do wyboru instytucji przechodzi na podmiot zatrudniający, który może już działać samodzielnie.
W przypadku jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego kompetencje w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK przysługują jednak nie tylko kierownikom tych jednostek, lecz także wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, zarządom powiatów albo zarządom województw. W konsekwencji są oni uprawnieni do dokonania wyboru instytucji finansowej w imieniu danego podmiotu. Przy czym nadal obowiązuje ich obowiązek współdziałania ze stroną społeczną danej jednostki. Co więcej, w sytuacji gdy strony nie dojdą do porozumienia i nie wybiorą we wskazanym terminie instytucji finansowej, to na wójta, burmistrza, prezydenta miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa przechodzi prawo samodzielnego wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. W praktyce może to oznaczać zmarginalizowanie roli kierownika jednostki w procesie wyłaniania instytucji finansowej zarządzającej PPK.
Wyzwaniem dla jednostek samorządowych jest jednak nie tylko kwestia samego rozszerzenia kompetencji i potencjalny udział wójtów, burmistrzów, prezydentów miast, zarządów powiatów oraz zarządów województw w procesie wyboru PPK. Warto podkreślić, że kompetencja sprowadza się do samego zaangażowania w wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK. Po stronie jednostki pozostają natomiast wszelkie pozostałe kwestie związane z utworzeniem PPK, takie jak wyłonienie reprezentacji osób zatrudnionych (jeśli nie działa w zakładzie pracy organizacja związkowa), podpisanie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, ustalenie listy uczestników PPK czy też dokonywanie wpłat do instytucji finansowej.
Jedna instytucja finansowa
Warto też podkreślić, że wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu czy województwa ma prawo wybrać jedną instytucję finansową dla wszystkich jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego. To uprawnienie może w praktyce uprościć wybór instytucji finansowej i ujednolicić rozwiązania w ramach danej jednostki samorządu terytorialnego. A to oznacza oszczędności czasu i środków.
Stosowanie prawa zamówień publicznych
Od 1 stycznia 2021 r. co do zasady do umów o zarządzanie PPK znajduje zastosowanie ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320). Możliwość niestosowania procedur przetargowych dotyczy tylko tych sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych, które wynoszą obecnie 139 tys. euro (593 432,7 zł) dla zamówień w administracji centralnej i 214 tys. euro (913 630,2 zł) dla zamówień w administracji samorządowej.
Objęcie umów o zarządzanie PPK regulacjami dotyczącymi zamówień publicznych niewątpliwie skomplikowało proces wdrażania PPK przez jednostki wchodzące w skład sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego. Zrodziło się jednocześnie wiele pytań i wątpliwości w zakresie interpretacji tych regulacji na płaszczyźnie PPK, co skłoniło Polski Fundusz Rozwoju oraz Urząd Zamówień Publicznych do przedstawienia swoich stanowisk. Wynika z nich, że wartość zamówienia na świadczenie usług związanych z PPK rozumieć należy jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy (czyli instytucji finansowej zarządzającej PPK) bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego (pracodawcę) z należytą starannością. Szacunkowa wartość zamówienia nie powinna być natomiast utożsamiana z wartością środków finansowych stanowiących aktywa funduszu, na które składają się w szczególności wpłaty podstawowe pracowników oraz pracodawców, wpłaty dodatkowe, wpłaty powitalne, dopłaty roczne, wypłaty transferowe oraz zyski z inwestowania środków zgromadzonych w PPK. Nie stanowią one bowiem wynagrodzenia wykonawcy.
PFR udostępnił na swojej stronie kalkulator szacujący wysokość zamówienia, co bardzo ułatwia odniesienie się do progów ustalonych w prawie zamówień publicznych.
Cykliczny wybór
PFR i UZP wypowiedziały się również w kwestii związanej z okresem, na jaki można zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, uznając, że od 2021 r. brak jest możliwości zawarcia umowy na czas nieokreślony. Umowy o zarządzanie PPK mogą być natomiast zawierane na czas określony przekraczający cztery lata na podstawie ustawowego wyjątku odnoszącego się do umów, których przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.
Oznacza to niezwykłe skomplikowanie prowadzenia PPK. Podmioty zatrudniające będą bowiem zmuszone co pewien czas ponownie wybierać instytucję finansową w celu zawarcia kolejnej umowy o zarządzanie PPK na kolejny okres. Nie można przy tym z góry zakładać, że będzie to z automatu ta sama instytucja finansowa, co wybrana wcześniej – kompetencje w tym względzie będzie miała strona społeczna dokonująca wyboru instytucji finansowej wraz z kierownikiem danej jednostki, ewentualnie sam wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu czy województwa. Przy dokonywaniu ponownego wyboru konieczne będzie uwzględnianie przesłanek wynikających z art. 7 ust. 3 ustawy o PPK, tj. oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Należy mieć także na względzie najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Zmiana instytucji finansowej może być również konieczna ze względu na przyszłe procesy konsolidacji na rynku instytucji finansowych oferujących PPK. Trudno bowiem przyjąć, że liczba takich instytucji utrzyma się, w sytuacji gdy poziom partycypacji w PPK jest obecnie bardzo niski.
Ustalenie zasad współpracy
W procesie zarządzania PPK kluczowe są rozwiązania zapewniające sprawną i szybką wymianę informacji, sprawne procesy reklamacyjne oraz poziom wsparcia instytucji finansowej wobec pracodawcy i uczestników. Dlatego przy wyborze instytucji kluczowa jest ocena oferowanych rozwiązań, w szczególności informatycznych, ułatwiających wymianę informacji, zapewnienie specjalnego opiekuna oraz ewentualne dodatkowe wsparcie pracodawców, np. w przygotowywaniu informacji dla uczestników, spotkań, dodatkowych materiałów. O ile mali przedsiębiorcy objęci obowiązkiem tworzenia PPK w 2021 r. nie mają co liczyć na indywidualne podejście instytucji finansowych, o tyle inaczej przedstawia się sytuacja podmiotów sektora publicznego zatrudniających czasami znaczną liczbę pracowników. Warto z tego korzystać, ustalając indywidualne formy współpracy.
Warto też oceniać umowy o zarządzanie PPK pod kątem dodatkowych obowiązków administracyjnych nakładanych na podmioty zatrudniające przez instytucje finansowe. Takie obowiązki – niewynikające z przepisów – oznaczają dla jednostek sektora publicznego dodatkowe obciążenia, co przekłada się na czas i pieniądze. Z tego też punktu widzenia należy z takich obowiązków rezygnować.
Innym wyzwaniem jest integracja systemów kadrowo-płacowych pracodawców z aplikacją/systemem udostępnianym przez wybraną instytucję finansową. Taka integracja to nie tylko oszczędność czasu, lecz także większe bezpieczeństwo danych. W praktyce taka integracja wymaga czasu i testów. Konieczne jest zatem możliwe wczesne testowanie wybranych rozwiązań w celu uniknięcia jakichkolwiek problemów. A czasu na testy i integracje jest niewiele.
Wątpliwości interpretacyjne
Procesy związane z prowadzeniem PPK są często w praktyce ogromnym wyzwaniem dla pracodawców. Wynika to przede wszystkim z niedoskonałości samej ustawy o PPK budzącej wiele wątpliwości interpretacyjnych. Pewną pomoc w tym względzie oferuje PFR, który na swoich stronach udziela wielu porad związanych z prowadzeniem PPK. Jednocześnie jednak zastrzega, że porady te nie stanowią porady prawnej ani finansowej i każdorazowo powinny być interpretowane oraz stosowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. W konsekwencji ostateczna odpowiedzialność spada zawsze na podmiot zatrudniający.
Harmonogram działań