Pracodawcy modyfikują zasady przyznawania dodatkowych świadczeń dla zatrudnionych. Nie zawsze jednak robią to zgodnie z prawem, a przez to zmiany mogą być nieskuteczne

Dla wielu firm epidemia oznacza konieczność ograniczenia kosztów. Dotyczy to również kosztów osobowych, takich jak różnego rodzaju świadczenia dodatkowe dla pracowników, a w szczególności nagrody czy premie. W konsekwencji wiele firm zawiesiło wypłatę takich świadczeń już w 2020 r., ewentualnie zmieniło zasady ich wypłacania w celu dostosowania się do gorszych wyników i trudniejszego rynku, tj. modyfikowano cele, poziomy sprzedaży czy też samą wysokość świadczeń. Ze względu na przyczynę tych działań wiele zmian jest na niekorzyść pracowników, którzy w ostatecznym rozliczeniu otrzymują mniej pieniędzy. Powyższy proces jest szczególnie widoczny w przypadku premii rocznych, których rozliczenie następuje przeważnie na początku kolejnego roku, a wypłata w jego drugim kwartale.
Okazuje się jednak, że nie u wszystkich pracodawców powyższe decyzje były i są podejmowane zgodnie z przepisami. Może się zatem okazać, że pracownikom będą przysługiwały roszczenia o wypłatę świadczeń. Jako że okres ich przedawnienia wynosi trzy lata, pracownicy nie muszą już dzisiaj występować wobec pracodawców z żądaniem zapłaty. Mogą poczekać na bardziej sprzyjające warunki, choćby zapowiadane odbicie gospodarcze czy moment zmiany pracodawcy. Jedno takie roszczenie może uruchomić lawinę kolejnych. Czynnikiem inicjującym konieczność wypłaty może być również kontrola Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzona z inicjatywy jednego z pracowników. Decyzje pracodawców podejmowane w 2020 i 2021 r. mogą mieć również przełożenie na wypłatę świadczeń w kolejnych latach, gdyż problemy firm nadal nie ustają i wciąż szukają one różnych oszczędności.
Dlatego warto oceniać podejmowane przez pracodawców decyzje w celu określenia ryzyka i podjęcia ewentualnych działań zapobiegawczych czy naprawczych. Ocena poziomu ryzyka w dużej mierze zależy od rodzaju wypłacanego świadczenia, a także zakresu decyzji pracodawcy o zmianie. Nie każda bowiem modyfikacja systemu dodatkowego wynagradzania będzie takie ryzyko generowała.
Nagroda
Nagrody to najczęściej dodatkowe świadczenia pieniężne przyznawane pracownikom za wzorowe wypełnianie obowiązków pracowniczych, przejawianie inicjatywy w pracy czy podnoszenie jej wydajności i jakości (art. 105 kodeksu pracy). Nagroda w swojej istocie jest świadczeniem uznaniowym, a jego przyznanie zależy wyłączenie od woli pracodawcy. Oczywiście coraz częściej organizacje tworzą wewnętrzne zasady przyznawania nagród. Mają one przy tym inny cel niż standardowe regulacje dotyczące premii. W przypadku nagród jest nim przede wszystkim uniknięcie ryzyka dyskryminacji czy nierównego traktowania pracowników. Pomimo bowiem uznaniowego charakteru nagrody pracodawca nadal jest związany zakazem dyskryminacji i nakazem równego traktowania pracowników. Warto zatem wypracować wewnętrzne zasady, które pozwolą przyznawać nagrody bez takiego ryzyka.
Oczywiście zawieszenie wypłacania nagród ze względu na sytuację finansową pracodawcy czy zmiany na rynku nie kreuje po stronie pracodawcy ryzyka kwestionowania takiej decyzji w przyszłości – o ile tylko nagrody nie są w rzeczywistości premiami. Skoro bowiem przyznanie nagrody zależy od uznania pracodawcy, to pracodawca w każdym czasie może zdecydować, że takich nagród nie będzie przyznawał.
Niestety bardzo często nagrody spełniają wszystkie wymogi stawiane premiom, w szczególności gdy pracodawca określa warunki ich nabycia, np. przez wskazanie poziomu sprzedaży do osiągnięcia. Takie warunki są przy tym często komunikowane pracownikom, funkcjonują też jako dokument wewnętrzny. Ryzyko dla pracodawcy występuje również w przypadku cyklicznego przyznawania nagród w tych samych okolicznościach. Może to prowadzić do przekształcenia początkowej nagrody w stałą premię.
W konsekwencji decyzja o zawieszeniu nagród powinna być poprzedzona oceną, czy pracodawca rzeczywiście odnosi się do nagród w rozumieniu art. 105 k.p., czy też może w praktyce do premii. Odpowiedź na to pytanie pozwoli dobrać odpowiednie narzędzie do zawieszenia przyznawania danego świadczenia czy też zmiany jego warunków.
Zawieszenie premii
W przeciwieństwie do nagród premie to świadczenia, których obowiązek wypłaty wynika z zasad wdrożonych w danej organizacji. Systemy premiowe mogą być ujęte w regulaminie wynagradzania, premiowania czy też w samych umowach o pracę. Określają one warunki, których spełnienie upoważnia pracownika do uzyskania świadczenia, a pracodawcę zobowiązuje do jego wypłaty.
W przypadku premii zawieszenie jej wypłacania wymaga podjęcia przez pracodawcę dodatkowych czynności formalnych – nie wystarczy komunikat o zawieszeniu wypłat, szczególnie w trakcie okresu premiowego.
Działania, które może podjąć pracodawca, zależą od aktu, w którym system premiowy został uregulowany i tak:
a) w przypadku premii uregulowanej w regulaminie wynagradzania czy premiowania pracodawca może zawiesić premię w porozumieniu zawartym ze stroną społeczną (związki zawodowe albo reprezentacja pracowników) na podstawie art. 91 k.p.;
b) jeżeli premia wynika z umowy o pracę, wówczas możliwe jest zawarcie ze stroną społeczną porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te wynikające z umów o pracę (np. w zakresie prawa do premii); zawarcie takiego porozumienia jest możliwe u pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub zatrudniających mniej niż 20 pracowników, a podstawą jest art. 231a k.p.
W obu przypadkach zawarcie takiego porozumienia jest możliwe, o ile jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy. Przy czym okres zawieszenia nie może przekraczać trzech lat;
c) w przypadku premii uregulowanej w układzie zbiorowym pracy zawieszenie tego świadczenia jest możliwe na mocy porozumienia zawartego ze związkiem zawodowym; takie porozumienie wymaga zgłoszenia do rejestru układów zbiorowych pracy; również w tym przypadku okres zawieszenia nie może przekraczać trzech lat.
Zawarcie jednego z tych porozumień oznacza, że nie trzeba już zawierać indywidualnych porozumień zmieniających z pracownikami czy wręczać im wypowiedzeń zmieniających. Należy podkreślić, że zawarcie porozumienia jest konieczne we wszystkich tych przypadkach – nie wystarczy przeprowadzenie samego procesu konsultacji ze stroną społeczną. Zawieszenie premii wymaga zatem jej zgody. Jeżeli takiej zgody nie uda się uzyskać, wówczas pozostaje już wyłącznie zawieranie z pracownikami porozumień zmieniających lub wręczanie im wypowiedzeń zmieniających. Przy czym w zależności od liczby takich przypadków przed dokonaniem wypowiedzeń zmieniających może być konieczne przeprowadzenie w odniesieniu do nich procedury zwolnień grupowych. A to dodatkowo komplikuje i wydłuża cały proces zawieszania premii.
Z formalnego punktu widzenia nie ma innych mechanizmów bezpiecznego zawieszenia prawa do premii. Samo informowanie o takiej decyzji będzie niewystarczające i w praktyce nie pozbawi pracowników prawa do tego świadczenia. Co istotne, w przypadku niewypłacenia premii w terminie, pomimo takiego prawnego obowiązku (a więc, gdy premia nie została skutecznie zawieszona), osoba decyzyjna w organizacji może popełnić wykroczenie zagrożone karą grzywny do 30 tys. zł (art. 282 par. 1 pkt 1 k.p.). Jest to zatem dodatkowy argument do oceny decyzji podejmowanych przez pracodawców.
Zmiana celów
Wiele programów premiowych opiera się na zrealizowaniu określonych celów. Mogą to być cele indywidualne związane z osobą pracownika (np. uzyskanie określonych kompetencji) lub wykonywaną przez niego pracą (np. osiągnięcie określonego poziomu sprzedaży), cele dotyczące danego departamentu lub działu, do którego przypisany jest pracownik, czy też odnoszące się do spółki, a nawet całej grupy (np. określony poziom zysku czy też... straty). Zależą one również od branży, w której funkcjonuje pracodawca, oraz obowiązków pracownika. Z reguły dominują cele finansowe, polegające na osiągnięciu określonego wyniku finansowego przez pracownika, dział czy spółkę.
Ze względu na zmienność takich celów zasady premiowe często przewidują ich wyznaczanie na dany rok kalendarzowy czy też obrotowy. Zależą one od wielu różnorakich czynników dotyczących zarówno pracownika, jak i samej organizacji czy też otoczenia rynkowego. W konsekwencji wyznaczone cele obowiązują w konkretnym roku, a w następnym mogą ulec zmianie. Zmienność celów jest w takim przypadku wpisana w system premiowy, który w sposób ramowy opisuje również pozostałe warunki świadczeń, takie jak ich wysokość, tzw. reduktory premiowe, termin wypłaty czy sposób weryfikacji realizacji celów.
Jeżeli decyzje pracodawcy podejmowane w związku z epidemią SARS-CoV-2 sprowadzają się jedynie do wyznaczenia innych celów na kolejny okres premiowy, to takie działanie jest zgodne z przepisami i nie kreuje ryzyka po jego stronie. Nawet w przypadku gdy cele wyznaczone na kolejny okres premiowy są trudniejsze do zrealizowania czy osiągnięcia, np. wyższy poziom sprzedaży uprawniający do świadczenia, albo konieczność zrealizowania dodatkowych wymogów (np. wyższy poziom ściągalności faktur). Oczywiście zmienność celów na dany okres, a także uprawnienie pracodawcy do ich ustalania muszą wynikać z systemu premiowego (np. z regulaminu czy ogłoszonych zasad).
Co jednak w przypadku, gdy pracodawca zmienia wyznaczone cele w trakcie okresu premiowego, np. ze względu na pogarszającą się sytuację przedsiębiorstwa? Wówczas konieczna jest analiza, czy wprowadzane zmiany pogarszają sytuację pracownika. Dzieje się tak dlatego, że cel ustanowiony na dany okres premiowy w ramach kompetencji pracodawcy staje się elementem stosunku pracy pracownika, a dokładniej elementem systemu premiowego obowiązującego na dany okres premiowy. Jego zmiana na niekorzyść zatrudnionego wymaga jego zgody – czy to w drodze porozumienia czy też wypowiedzenia zmieniającego (w tym ostatnim przypadku zgoda następuje poprzez nie odrzucenie nowych celów wskazanych w wypowiedzeniu). Oczywiście jest również możliwa zmiana tych celów w drodze porozumień ze stroną społeczną, o których mowa w przypadku zawieszenia premii. Przy czym wbrew powszechnej praktyce nie należy na takie zmiany patrzeć całościowo, tj. z punktu widzenia wszystkich celów, ale oceniać poszczególne z nich. Jeżeli dany cel zmienia się na niekorzyść pracownika, to – podobnie jak w przypadku zawieszenia premii – nie wystarczy zakomunikować go zatrudnionemu, lecz konieczne jest podjęcie wskazanych powyżej działań. Pozostawienie takiej zmiany jedynie w postaci powiadomienia rodzi ryzyko uznania, że nie doszło do formalnej zmiany celów i nadal obowiązują te dotychczasowe. Może to oznaczać dodatkowe obciążenia finansowe dla pracodawców. Natomiast w przypadku, gdy cel jest zmieniany na korzyść pracownika, porozumienie czy wypowiedzenie zmieniające nie jest wymagane.
Niewyznaczanie celów premiowych
Rozwiązaniem, które wcale nie eliminuje ryzyka po stronie pracodawcy, jest również niewyznaczanie celów na kolejny okres premiowy. Jeżeli takie uprawnienie nie wynika wprost z zasad premiowych, to może być to uznane za zaniechanie po stronie pracodawcy, oczywiście na niekorzyść pracowników. W takim przypadku nie można wykluczyć, że w razie wystąpienia z roszczeniem przez pracownika sąd odwoła się do celów obowiązujących w poprzednich okresach premiowych (jako wyznacznik celów na kolejny rok).
Inne warunki niż dotychczas
Modyfikacji mogą ulegać nie tylko cele premii, ale również jej warunki, np. wysokość premii, wysokość progów premiowych, zasady naliczania itp. Decyzje pracodawcy w tym zakresie należy oceniać z punktu widzenia ich skutku dla pracowników. Jeżeli będzie to skutek negatywny, to jedynym bezpiecznym rozwiązaniem jest porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające, ewentualnie zawarcie odpowiedniego porozumienia ze stroną społeczną. Podobnie jak w przypadku celów taką analizę należy przeprowadzić nie w odniesieniu do sumy zmian, ale do poszczególnych ich elementów. Dopiero takie podejście zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa pracodawcy.
Działania naprawcze
Analiza podjętych już decyzji może wykazać, że nie zostały one dokonane skutecznie i zgodnie z prawem. Warto wtedy pamiętać, że ewentualne działania naprawcze nie mogą się sprowadzać do rozwiązań, których efektem jest zrzeczenie się prawa do premii przez pracowników. Będzie to bowiem nieskuteczne.
Ze względu na opisane powyżej ryzyka warto każdą decyzję zmieniającą system premiowy oceniać właśnie z punktu widzenia jej skuteczności. Kluczowe jest tu również stworzenie odpowiedniego pod kątem prawnym systemu premiowania. Wielu ryzyk można bowiem uniknąć, odpowiednio projektując ten system, zapisując w nim również możliwość jego późniejszej modyfikacji.