Pracodawcy coraz częściej realizują swój obowiązek w tym zakresie, wręczając pracownikom karty przedpłacone. Nie zawsze jednak można przy tym skorzystać ze zwolnień z PIT i ZUS.
Pracodawcy są obowiązani zapewniać pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie posiłki i napoje profilaktyczne. Jeśli chodzi o same posiłki profilaktyczne, to obowiązujące przepisy określają katalog prac, przy wykonywaniu których pracownicy są do nich uprawnieni. W uproszczeniu można wskazać, że dotyczy to prac związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny powyżej określonego poziomu. Poziom ten jest zróżnicowany w zależności od tego, czy mamy do czynienia z kobietami czy mężczyznami, a także w zależności od miejsca pracy. Niższe normy obowiązują w przypadku wykonywania pracy w pomieszczeniach o temperaturze niskiej lub wysokiej albo na otwartej przestrzeni w okresie zimowym. Kwestie te reguluje rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. [ramka]
Dla kogo
Pracodawca powinien zapewnić posiłki regeneracyjne pracownikom wykonującym prace:
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (tj. od 1 listopada do 31 marca),
• pod ziemią,
• przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
Oprócz obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych na pracodawcach ciąży również obowiązek zapewnienia pracownikom napojów. W tym przypadku obowiązuje osobny katalog osób uprawnionych do ich otrzymania. Należą do nich pracownicy zatrudnieni:
• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCl) powyżej 1000,
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.
Uwaga! W przypadku obowiązku zapewnienia napojów przepisy nie przewidują konkretnych ilości, a jedynie wskazują, że należy je zapewnić w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników – odpowiednio: zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy. W przypadku wykonywania pracy w warunkach gorącego mikroklimatu napoje powinny być dodatkowo wzbogacone w sole mineralne i witaminy.
Uwaga! Przepisy nie określają, kto i w jaki sposób powinien dokonać pomiarów wydatku energetycznego. Pracodawca może zatem dokonać takiej oceny samodzielnie (na ogół pracownicy zajmujący się w zakładzie bezpieczeństwem i higieną pracy mają odpowiednią wiedzę, aby ustalić tego rodzaju parametry) lub zlecić przeprowadzenie badań firmie zewnętrznej.

W jakiej formie

Pracodawca ma obowiązek zapewniać posiłki w formie jednego dania gorącego o określonym poziomie kaloryczności. Posiłki powinny zawierać 50‒55 proc. węglowodanów, 30‒35 proc. tłuszczów, 15 proc. białek oraz mieć wartość kaloryczną ok. 1000 kcal.
Jeżeli jednak ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania posiłku w tej formie, to warto zapewnić taki posiłek w czasie pracy w inny sposób. Można to zrobić np. poprzez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie odpowiednich produktów lub posiłku.
W ostatnim czasie coraz bardziej popularne stały się również karty przedpłacone. Zgromadzone na nich środki mogą być wykorzystywane w różnego rodzaju punktach gastronomicznych czy sklepach. Formy te są dość powszechne, gdyż pracodawcy np. ze względu na rozmiar zakładu, brak stołówki pracowniczej czy organizację pracy na trzy zmiany – czyli również w porze nocnej – nie są w stanie zorganizować posiłków we własnym zakresie. Na fali popularności kart przedpłaconych powstało jednak sporo wątpliwości związanych z opodatkowaniem i oskładkowaniem zgromadzonych na nich środków.

Co z podatkiem i składkami

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe) podstawy wymiaru składek nie stanowi m.in.: „(…) wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych” (par. 2 ust. 1 pkt 6). Analogiczne zwolnienie jest przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W powyższych przepisach nie zostały wymienione wyraźnie karty przedpłacone. Jednak w ostatnim okresie wydanych zostało wiele interpretacji podatkowych potwierdzających, że mogą one być uznawane za „inne dowody uprawniające” (np. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lipca 2020 r. 0114-KDIP3-2.4011.360.2020.1.JK2).
W interpretacjach podkreśla się jednak, że dla korzystania ze zwolnień ważne jest właściwe ustalenie zasad korzystania z kart przedpłaconych, bonów czy innych kuponów. Środki zgromadzone na kartach mają bowiem uprawniać tylko i wyłącznie do nabycia gotowych posiłków lub produktów umożliwiających przygotowanie posiłków profilaktycznych we własnym zakresie. Nie mogą dawać możliwości nabywania innych artykułów (np. napojów alkoholowych, produktów tytoniowych czy artykułów przemysłowych). Ponadto nie mogą również umożliwiać wypłaty środków w gotówce, gdyż pieniądze te mogłyby wówczas być wykorzystane w nieograniczony i niekontrolowany sposób. Rekomendowane jest również ograniczenie możliwości wykorzystywania kart do ściśle określonych placówek, jak np. restauracje, bary szybkiej obsługi, kantyny, kafeterie, pizzerie, stołówki firmowe itp. (co dodatkowo ogranicza możliwości nadużyć). Istotne jest również to, by z karty mogła korzystać jedynie osoba, dla której dane środki są przeznaczone. Oczywiście trudno jest przeciwdziałać ewentualnym nieuczciwym praktykom w tym zakresie, niemniej jednak takie ograniczenie powinno wynikać z wewnętrznych zasad korzystania z kart, z którymi należy uprawnionych pracowników zapoznać i do przestrzegania których należy ich zobowiązać.
Obecnie jest wiele firm oferujących karty przedpłacone na posiłki profilaktyczne. Warto jednak zweryfikować, czy zasady ich użytkowania spełniają ww. warunki, a jeżeli nie, to wymagać dostosowania ich do wytycznych wynikających z interpretacji podatkowych. W przeciwnym wypadku korzystanie z zwolnień może być zakwestionowane i wiązać się dla pracodawcy z istotnymi kosztami.

Gdzie uregulować

Pracodawca ma obowiązek ustalić stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w inny sposób niż poprzez wydanie w czasie pracy jednego dania gorącego. Powinien to jednak zrobić w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli zakładowa organizacja związkowa u niego nie działa – po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.
Regulacje te mogą znaleźć się w regulaminie pracy, osobnym porozumieniu czy zarządzeniu wydanym przez pracodawcę. Ponadto zasady zapewniania posiłków powinny być podane do wiadomości pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązek zapewnienia posiłków dla określonej kategorii pracowników wynika bezpośrednio z przepisów, a zatem ustaleniu z reprezentacją pracowników podlegają jedynie szczegółowe zasady jego realizacji.

Odmowa związkowa

Mankamentem rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów jest brak regulacji na wypadek, gdy nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi. Nie można w tym przypadku skorzystać z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Uważamy, że w takim wypadku dopuszczalne jest uregulowanie tych kwestii w zarządzeniu wydanym jednostronnie przez pracodawcę – zwłaszcza jeżeli odmowa podpisania porozumienia przez związki jest nieuzasadniona. Co więcej, jeżeli pracodawca nie zamierza modyfikować zasad ustawowych w zakresie określonym powyżej, to można wydawać posiłki i napoje wprost na podstawie przepisów prawa, bez konieczności wydawania zarządzenia. Takie podejście, co prawda, wyłącza związki zawodowe z procesu decyzyjnego, ale stanowi zabezpieczenie interesów pracowników i zapewnia wykonanie obowiązków ustawowych. Można bowiem sobie wyobrazić sytuację, że związki czy nawet sam pracodawca torpedują porozumienie i na tej podstawie uważają, że obowiązek zapewnienia posiłków i napojów nie może zostać zrealizowany ze względu na brak porozumienia. Takie podejście jest oczywiście nieprawidłowe.

Czy można wypłacić ekwiwalent pieniężny

Przepisy wyraźnie przewidują, że pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje. Pracodawca nie może zatem uwolnić się od nałożonego na niego obowiązku poprzez wypłatę określonej kwoty. W przypadku posiłków i napojów profilaktycznych intencją ustawodawcy jest bowiem to, by doszło do faktycznej i rzeczywistej regeneracji organizmu obciążonego pracą w warunkach szczególnie uciążliwych. W razie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego uzyskane środki mogłyby być w nieskrępowany sposób przeznaczone na różnego rodzaju cele niekoniecznie związane z regeneracją organizmu.
Podstawa prawna
• rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60 poz. 279; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1160)
• par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
• art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565)
• art. 30 ust. 6 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 263)