W imieniu ministra kultury projekt przedstawił naczelny dyrektor Archiwów Państwowych Władysław Stępniak. "W związku z wieloma przyjętymi aktami prawnymi, związanymi głównie z cyfryzacją i dostępem do informacji niejawnych, szereg zasad, na mocy których funkcjonuje naczelny dyrektor Archiwów, wymaga zmian. W formach zarządzania instytucji przeplatają się systemy kancelaryjne: tradycyjny - papierowy i elektroniczny. Projekt noweli zawiera szereg propozycji działań harmonizujących te dwa pola pracy administracji" - powiedział Stępniak.

Jak zaznaczył, obok kwestii pozwalających na właściwe zorganizowanie urzędu ważne jest też uregulowanie postanowień zawartych w rozporządzeniu z 2002 r. Dotyczyło ono kwalifikacji, przygotowania i zarządzania materiałami archiwalnymi i niszczenia dokumentacji nieposiadającej wieczystego znaczenia.

"Obejmowało też wytwórców tzw. niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego, czyli m.in. partie polityczne, fundacje i stowarzyszenia. W związku z rozwojem społeczeństwa obywatelskiego ważna część wytwarzanych materiałów archiwalnych jest poza zasięgiem państwa, jednak w sytuacji zakończenia funkcjonowania takich instytucji państwo ma obowiązek opieki nad ich archiwaliami. Dlatego kolejna regulacja daje naczelnemu dyrektorowi Archiwów możliwość szerszej współpracy z tymi instytucjami" - mówił dyrektor.

W myśl projektu zostałyby zlikwidowane też archiwa wyodrębnione, które dotychczasowa ustawa nakazywała organizować w instytucjach mających związek z obronnością i bezpieczeństwem państwa. "Na skutek zmian w ustawie o dostępie do informacji publicznej zaniknęły powody, dla których te materiały miały być chronione. Będzie to łączyć się również z poważnymi oszczędnościami w funkcjonowaniu administracji. Nowelizacja dostosowuje także do wymogów ogólnych system kontroli zarządzania dokumentacją przez naczelnego dyrektora Archiwów. Zostaną też zaktualizowane zapisy dotyczące pracowników Archiwów" - dodał Stępniak.

Połączone komisje po wysłuchaniu wystąpienia zdecydowały o powołaniu podkomisji i przekazaniu do niej projektu do dalszych prac.

W myśl projektu nowelizacji do zakresu działań Archiwów Państwowych należy m.in. kształtowanie i udostępnianie państwowego zasobu archiwalnego; prowadzenie prac naukowych i wydawniczych oraz popularyzacja wiedzy o archiwach. Nowela proponuje, by minister kultury w drodze rozporządzenia miał prawo tworzyć lub łączyć archiwa państwowe, ustalać ich siedziby i zasięg działania albo likwidować.

Nowela postuluje określenie terminu przekazywania dokumentów do archiwów państwowych na 25 lat od daty powstania. Wyjątkiem jest m.in. wcześniejsze zakończenie działalności instytucji. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej ma być możliwe tylko na podstawie zgody dyrektora archiwum.

W sytuacji zakończenia działalności instytucji pozostawiono zasadę zobowiązującą ją do przekazania archiwaliów Archiwom Państwowym, a pozostałej dokumentacji organowi przejmującemu jej kompetencje. Potwierdzono też zasadę mówiącą, że jeżeli podmiot, którego działalność kończy się, nie zdąży przekazać materiałów archiwalnych do archiwum, ten obowiązek przechodzi na jego następcę prawnego, który ponosi również tego koszty.

Nowela wprowadza też przepis umożliwiający pozostawianie archiwaliów następcom prawnym, zarówno prywatnym, jak i publicznym, jeżeli są im potrzebne w dalszej działalności. Uznaje także, że jeżeli z dokumentacji instytucji, które przestają działać, nie wydzielono materiałów archiwalnych, to całość uznaje się za archiwalia.

Nowela przewiduje wprowadzenie regulacji pozwalających organom państwowym i samorządom w porozumieniu z naczelnym dyrektorem Archiwów m.in. na opracowanie wspólnych przepisów kancelaryjnych i organizacji archiwów jednostek im podległym na danym terenie. W związku z rozrastaniem się poszczególnych instytucji nowela postuluje też uznawanie za jednostkę organizacyjną struktur terenowych danego podmiotu.

Projekt wprowadza również zmiany porządkujące, redakcyjne i regulujące zasady w okresie przejściowym. (PAP)