Centrum zakupów wspólnych stwarza istotne zagrożenie dla funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości – pisze do ministra sprawiedliwości Małgorzata Kluziak, prezes Sądu Okręgowego w Warszawie. I wytyka, że zakupy realizowane przez tę jednostkę nie odpowiadają praktycznym potrzebom sądów, że czas oczekiwania na przeprowadzenie procedury zakupów jest zbyt długi i że wybór materiałów prezentowany przez centrum jest zbyt ograniczony. Resort odbija piłeczkę i wskazuje, że niedociągnięcia w działaniu centrum wynikają przede wszystkim z niesubordynacji sądów.

Zamienił stryjek...

Centrum zostało powołane zarządzeniem dyrektora Sądu Apelacyjnego w Krakowie, a o powierzeniu mu zadania centralizacji zakupów dotyczących wyposażenia i materiałów oraz usług zdecydował minister sprawiedliwości Jarosław Gowin.

– Koncepcja prowadzenia postępowań przetargowych przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa ma na celu zarówno poprawę wyników ekonomicznych (dzięki wykorzystaniu efektu skali), jak i optymalizację funkcjonujących obecnie procesów zakupowych, w tym standaryzację zamówień – mówi Wioletta Olszewska z biura prasowego Ministerstwa Sprawiedliwości.

Tyle tylko że zdaniem sądów cele te nie zostały dotychczas zrealizowane, a centralizacja w znacznym stopniu skomplikowała ich funkcjonowanie.

„Dokonując analizy zamówień realizowanych przez Centrum na rzecz sądów w okręgu Sądu Okręgowego w Warszawie, nie sposób nie zwrócić uwagi na liczne niedociągnięcia, nierentowne i nieodpowiadające rzeczywistym potrzebom sądów zamówienia oraz problemy zarówno w komunikacji, jak i funkcjonowaniu całej procedury organizacji zamówień przez Centrum” – czytamy w piśmie prezes SO w Warszawie.

Jako przykład niedociągnięć wskazuje przeprowadzony przez centrum przetarg na zakup komputerów. Pierwszy został unieważniony, a w wyniku drugiego zakupiono – zdaniem prezes warszawskiego sądu – sprzęt po cenach wyższych niż możliwe do wynegocjowania samodzielnie.

Ślimaczące się procedury

Sądy skarżą się także na zbyt długi okres oczekiwania na realizację zamówienia. A przecież bardzo często chodzi o materiały niezbędne do wykonywania codziennych czynności przez sądowe sekretariaty, takie jak tonery, papier do drukowania czy długopisy.

– W zeszłym roku zabrakło nam tonerów do drukarek. Zanim centrum zrealizowało zamówienie, nasi informatycy musieli pożyczać je od kolegów z innego sądu. W ten sposób funkcjonowaliśmy przez kilka tygodni, zanim otrzymaliśmy zamówione materiały – opowiada Rafał Puchalski, sędzia Sądu Rejonowego w Jarosławiu.

Co więcej, długi okres procedowania przez centrum powoduje, że zanim zamówiony towar zostanie dostarczony do sądu, w części może być już nieaktualne. Na przykład z tego powodu, że w międzyczasie w sądzie zmieniły się drukarki i zamówione tonery już nie pasują.

Sądy zarzucają również, że centrum przy wyborze oferty nie bierze pod uwagę ich rzeczywistych potrzeb. „Doprowadza to do kuriozalnej sytuacji, w której pomimo realizowania zamówień przez centrum jednostki są zmuszone do podejmowania działań we własnym zakresie i przeprowadzania kolejnych zakupów odpowiadających bieżącemu zapotrzebowaniu” – wskazuje prezes SO w Warszawie.

Odbijanie piłeczki

Resort przyznaje, że docierają do niego skargi sądów.

– Najczęstsze uwagi dotyczą płynności dostaw wybranych materiałów i usług w trakcie roku – mówi Wioletta Olszewska. Zaznacza jednak, że dużą część winy za problemy ponoszą sami skarżący.

– Sąd Apelacyjny w Krakowie zobowiązany jest do takiej organizacji pracy, aby zamówienia zostały udzielone w odpowiednim terminie. Przyczyny, dla których w jednostkowych przypadkach tak się nie dzieje, nie leżą po stronie centralnego zamawiającego, lecz sądów, które nie zawsze składają dokładne i wiarygodne zapotrzebowania. A weryfikacja pochłania wiele czasu – podnosi Wioletta Olszewska.

Ponadto resort zwraca uwagę, że Centrum Zakupów dla Sądownictwa w przeważającej części prowadzi postępowania przetargowe zgodnie z zaostrzoną, unijną procedurą, co wiąże się ze znacznie przedłużonymi terminami składania ofert oraz możliwością kierowania odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej praktycznie na każdą czynność zamawiającego.

Jednocześnie MS zapewnia, że system będzie udoskonalany.

– Organizacja systemu zakupów wspólnych jest ciągle rozwijana – mówi Wioletta Olszewska.

I wskazuje, że optymalizacja procesów zakupowych w sądownictwie jest jednym z celów obecnie realizowanego przez resort projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Chodzi o wdrożenie Centralnego Systemu Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego.

– System ten, współpracujący ze Zintegrowanym Systemem Rachunkowości i Kadr, pozwoli m.in. na powiązanie składanych zapotrzebowań z budżetem sądów, automatyczne monitorowanie harmonogramu postępowań przetargowych oraz automatyzację większości procesów zakupowych – zapewnia Wioletta Olszewska. Dodaje, że wdrożenie systemu wpłynie na wyeliminowanie problemów, które są sygnalizowane przez niektóre sądy.