System ERP - innowacje w pracy prawnika

Ryszard Fogt, prezes zarządu Foonsy S.A., firmy posiadającej w swojej ofercie m.in.system dedykowany właśnie branży prawniczej, wśród głównych zalet oprogramowania ERP wskazuje uporządkowanie obszaru projektowego. Rejestrowanie w aplikacji nowych spraw, ich elastyczny podział na typy i kategorie oraz odpowiednia parametryzacja wszystkich wykonywanych czynności, zapewniają pełną kontrolę działań oraz sprawną koordynację prac grupy prawników. System umożliwia tworzenie dowolnie zagnieżdżonej struktury spraw skojarzonych, z którymi łączyć można osoby odpowiedzialne, wybrane dokumenty, niezbędne zasoby, a także notyfikacje i potwierdzenia, ułatwiające sprawowanie nadzoru nad projektem. Co więcej, sieć powiązań obejmująca wszystkie te elementy jest widoczna zarówno na poziomie całego projektu, jak i w pojedynczym wydarzeniu odnotowanym we wbudowanym w system kalendarzu.

– Kolejny ułatwieniem – wylicza Fogt – jest usprawnienie obiegu dokumentów. Pełna integracja poszczególnych modułów funkcjonalnych z pocztą elektroniczną, powiązaną z bazą klientów, umożliwia zapis wiadomości e-mail w postaci dowolnego pliku, a następnie przydzielenie ich do konkretnej sprawy i odpowiedniej grupy odpowiedzialnych za nią osób. Każdy z wybranych użytkowników systemu otrzymujących dane wiadomości jest o tym powiadamiany, a system rejestruje datę odczytania takiego zbioru dokumentów. Dzięki temu przegląd chronologii wydarzeń, obejmującej wszelkie działania związane z korespondencją przychodzącą i wychodzącą, umożliwia dokładną analizę każdej sprawy. Ponadto, wszystkie tworzone dokumenty, generowane faktury czy oferty wysyłane do klienta, są archiwizowane, co ułatwia monitoring prac.

Szanse wynikające z wdrożenia systemu ERP w kancelarii prawnej coraz częściej dostrzegają także sami zainteresowani.
– Zakup oprogramowania zdecydowanie uporządkował pracę naszego zespołu – mówi Jacek Barczak, radca prawny, partner w kancelarii Barczak Rozpara – Aplikacja umożliwia szybki dostęp do wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów, wydarzeń, zadań przydzielonych osobom zajmującym się danym projektem, a także informacji o kontrahentach czy sądach rozpatrujących sprawę. Wszystko to ułatwia sprawną koordynację działań i znacząco obniża koszty każdego projektu. Dodatkowo niezwykle wartościowy z naszego punktu widzenia wydaje się być mechanizm notyfikacji informujący o nowych wydarzeniach, zadaniach oraz korespondencji tradycyjnej i mailowej powiązanej ze sprawą, który pozwala zapobiegać sytuacjom, gdy prawnik nie reaguje odpowiednio i w terminie na dane zdarzenie.

W obliczu niewątpliwych korzyści oferowanych przez opisywane oprogramowanie, pojawia się jeszcze kwestia wyboru dostawcy aplikacji. Na co należy zwracać uwagę przy zakupie systemu?
– Istotne jest dopasowanie aplikacji do konkretnej działalności - mówi Filip Januszewski, wykładowca akademicki specjalizujący się w zagadnieniach związanych z CRM i pomiarem wartości klienta. – Oprogramowanie, które sprawdza się w firmie produkcyjnej niekoniecznie musi konweniować z potrzebami tak wymagających klientów, jakimi są kancelarie prawne. W tym konkretnym przypadku istotne będą np. możliwość generowania w systemie szablonów dokumentów, które znacząco przyspieszają rutynowe czynności, a także sposób przechowywania danych i ich bezpieczeństwo. Myślę, że ciekawym rozwiązaniem pojawiającym się w najbardziej zaawansowanych systemach, a mogącym znaleźć szerokie zastosowanie w codziennej pracy prawnika, jest również wbudowany w aplikację komunikator. Doskonale sprawdza się on w kontach współdzielonych, w których wielu użytkowników może komentować poszczególne wiadomości bez konieczności rozsyłania ich po całej organizacji.

– Upowszechnienie się innowacyjnych narzędzi do zarządzania kancelarią prawną jest jedynie kwestią czasu. W dobie postępującej informatyzacji, zarówno w sferze działalności gospodarczej, jak i administracji publicznej, decyzja o wdrożeniu systemu nie powinna być odkładana na przyszłość. Wymierne korzyści oferowane przez aplikację są bowiem trudne do przecenienia, a kancelarie już teraz wdrażające system ERP, nie tylko usprawniają swoje wewnętrzne procesy administracyjne, ale przede wszystkim zyskują nowe, potężne narzędzie biznesowe – podsumowuje prezes Foonsy.