Łatwość obsługi

Ponieważ informacja przygotowywana jest w konkretnym celu i aby wspomóc podejmowanie decyzji, nie powinna być dla użytkownika zadaniem samym w sobie. Dlatego przy tworzeniu wizualizacji należy wziąć pod uwagę opisy i instrukcję obsługi, a najlepiej, gdy pulpit sam w sobie jest intuicyjny i nawiązuje do stosowanego w organizacji modelu. Dobrym rozwiązaniem są gotowe szablony. Brak ujednolicenia w prezentacji danych powoduje konfuzję, konieczność poświęcenia więcej czasu na zrozumienie informacji, a także możliwość pomyłek poprzez złą interpretację danych.

Elastyczność

Ważna jest możliwość szybkiej zmiany widoku bez konieczności ponownego przygotowania informacji. Narzędzia takie jak tabele i wykresy przestawne, listy rozwijane czy fragmentatory pozwalają na szybkie zawężenie widoku na informację, ale jednocześnie w łatwy sposób pozwalają wrócić do widoku wyjściowego.
Różnice w informacji zarządczej w stosunku do tradycyjnych raportów przejawiają się również w sposobie skonstruowania raportu. Cyfrowa informacja i systemy informatyczne umożliwiają większą elastyczność, a także łatwość obsługi. W większości przypadków odbiorca nie musi dysponować kompetencjami technicznymi, aby móc wejść w interakcję z danymi. Oczywiście podstawowa wiedza dotycząca sposobu działania filtrów, sortowania i tabel przestawnych daje większe możliwości użytkownikowi, ale nie jest konieczna.

Przykład

Poniższy przykład wizualizacji informacji wykorzystuje następujące technologie i narzędzia:
  • Tabela przestawna;
  • Wykres przestawny;
  • Fragmentator;
  • Wykresy przebiegu w czasie;
  • Funkcje (WEŹDANETABELI, POWT).

Tabela przestawna

Tabela przestawna to bez wątpienia najpotężniejsze narzędzie, jakie oferuje Excel. Tabele przestawne sprawiły, że nawet osoby bez doświadczenia w pracy z programem są w stanie w szybki sposób dokonać obróbki zbioru danych i uzyskać potrzebne informacje.
Nieco bardziej zaawansowana wiedza pozwala na przygotowywanie informacji, która będzie źródłem dla kolejnych tabel i całych pulpitów zarządczych. Dodatkową zaletą jest możliwość współpracy tabel z fragmentatorami, które dodatkowo segmentują prezentowane dane bez zmiany struktury danych i pozwalają błyskawicznie wrócić do poprzedniego widoku. Tworzenie zawartości tabeli odbywa się poprzez wybór poszczególnych pól z listy dostępnych kolumn tabeli źródłowej.
W przypadku tabel i wykresów przestawnych należy pamiętać o tym, aby odświeżyć zmiany po edycji zestawu danych (opcja Odśwież dostępna po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w obszar tabeli lub wykresu przestawnego albo wybór ze wstążki zakładki Dane i następnie opcji Odśwież). Tylko wtedy nastąpi aktualizacja widoku.

Wykres przestawny

Wykresy przestawne są świetną alternatywą dla tradycyjnych wykresów. Tworzy się je dużo szybciej, można dokonywać filtrowania wyników (a tym samym wyglądu wykresu) z poziomu wykresu.
Łatwość obsługi sprawi, że nawet osoby, które z różnych względów dotychczas nie używały wykresów w ogóle, na pewno przekonają się do tego narzędzia. Możliwość sprzęgnięcia ich z fragmentatorami pozwala też w łatwy sposób manipulować widokiem wykresu użytkownikowi informacji bez bezpośredniej ingerencji w dane. Użytkownik nie musi też mieć kompetencji budowania tego typu kreacji. Edycja wykresu przestawnego odbywa się przez kliknięcie w jego obszar. Akcja ta wywołuje pola tabeli przestawnej (po prawej stronie ekranu). Teraz możemy w szybki sposób dodać, usunąć lub zamienić pole z danymi. Wykresy przestawne umożliwiają też zapoznanie się ze strukturą danych podczas wstępnej eksploracji i przyjrzeniu się zbiorowi przed rozpoczęciem pracy.
Aby dodać wykres przestawny, należy wybrać na wstążce zakładkę Wstawianie, a następnie z grupy Wykresy wybrać opcję Wykres przestawny. Wykres przestawny automatycznie stworzy również tabelę przestawną, z której będzie czerpać dane do wizualizacji. Na ilustracji zaznaczono sposoby sterowania widokiem wykresu przestawnego, zarówno z pól tabeli przestawnej, jak i za pomocą przycisków na samym wykresie.

Fragmentatory

Fragmentatory to filtry, które stanowią świetny dodatek do tabel i wykresów przestawnych. Dodają one atrakcyjne wizualnie przyciski filtrujące prezentowane dane w wybranym kontekście.
Możemy używać wielu takich mechanizmów w jednym raporcie i każdy z nich może odpowiadać za inny kontekst. Dzięki nim możliwa jest szybka eksploracja raportu – od danych globalnych poprzez poszczególne, czasem bardzo szczegółowe, segmenty.
Wstawienia do raportu fragmentatora można, jak wiele innych działań w Excelu, dokonać na kilka sposobów:
1. Można kliknąć w obszar tabeli lub wykresu przestawnego, a następnie na wstążce, w zakładce Wstawianie wybrać z grupy Filtry opcję Fragmentator;
2. Po kliknięciu w obszar tabeli lub wykresu przestawnego na wstążce pojawi się dodatkowa zakładka Narzędzia tabel/wykresów przestawnych. Po kliknięciu w zakładkę Analiza z grupy Filtrowanie wybrać opcję Wstaw fragmentator.

Wykresy przebiegu w czasie

Wykresy przebiegu w czasie pojawiły się w Excelu od wersji 2010. Stanowią dobry dodatek do każdego raportu ze względu na swoją kompaktowość i stosunek efektywności do zajmowanego miejsca.
Wykres przebiegu w czasie to miniwykres, który zajmuje powierzchnię jednej komórki arkusza. Jeśli dane zawarte w nim nie są dobrze widoczne, warto zastanowić się nad dopasowaniem rozmiaru danych lub też zwiększeniem powierzchni komórki (zmiana wysokości i/lub szerokości komórki). Wykresy przebiegu w czasie mogą przybierać formę wykresów kolumnowych, liniowych lub zysku/straty. Ich zaletami są kompaktowość, przejrzystość i szybkość tworzenia. Oczywiście, ze względu na swój rozmiar, mają ograniczone możliwości przekazywania informacji. Idealnym zastosowaniem będzie pokazanie trendu w badanych okresach.
Aby dodać wykres przebiegu w czasie, należy wybrać na wstążce zakładkę Wstawianie, a następnie z grupy Wykresy przebiegu w czasie wybrać jedną z trzech opcji wykresu.

Paski postępu – wykres słupkowy w jednej komórce

Paski postępu (wykres słupkowy), które możemy umieścić w pojedynczej komórce arkusza, pomagają błyskawicznie zorientować się w wielkościach, zaawansowaniu lub proporcjach.
Na przykład możemy wyświetlić 10 najlepiej sprzedających się produktów i wykresy słupkowe, pokazujące ich procentowy udział w łącznej sprzedaży firmy.
Aby przygotować tego rodzaju wykres, należy zastosować niekonwencjonalną, acz przynoszącą ciekawe rezultaty, metodę.
Używamy w tym celu funkcji POWT (powtórz) i w polu komórki, w której ma pojawić się nasz pasek, wpisujemy następującą formułę:
=POWT(„|”;B23/MAX($B$23:$B$32)*100)
Przykład i adresowanie odnosi się do załączonego zrzutu ekranowego (dla paska w komórce D23). Dzielimy wartość liczby (suma sprzedaży Produktu X), którą chcemy zwizualizować, przez maksymalną liczbę spośród wyników sprzedaży wszystkich produktów. Następnie uzyskaną wartość mnożymy przez 100, aby uzyskać procentową wartość sprzedaży Produktu X. Wizualizacja odbywa się poprzez wyświetlenie znaku | pomnożonego przez wynik powyższej formuły i uzyskanie tą drogą paska konkretnej długości. Aby trik się udał, musimy w tym polu użyć czcionki Playbill.

Funkcje pomocnicze przy wizualizacji danych

W przypadku gdy informacja pochodzi z różnych źródeł, obejmuje duże zbiory danych, warto się zastanowić, jak wydzielić dane tak, aby uzyskać zbiór, który zaspokoi potrzeby użytkownika informacji.
W tym celu świetnie sprawdzają się wspomniane tabele przestawne, które redukują ilość widocznej na ekranie informacji i pokazują ją w kontekście. Zbiory te możemy wykorzystać poprzez umieszczenie ich w poszczególnych arkuszach, które warto ukryć, żeby nie rozpraszały, a jednocześnie mogły spełniać swoją rolę. Następnie, poprzez odwołania do konkretnych wartości z tych zbiorów, korzystając z funkcji z rodziny JEŻELI i funkcji WEŹDANETABELI, zasilamy nasz raport odpowiednimi danymi.
Przytoczony zestaw elementów składowych informacji zarządczej nie należy traktować jako standardowego zestawu, a raczej jako swego rodzaju skrzynkę z narzędziami. To, czego użyjemy w naszym raporcie, zależy od tego, jaki efekt chcemy uzyskać: od formy informacji zarządczej, struktury, kompetencji technicznych odbiorcy i czasu potrzebnego na zapoznanie się z informacją.

* Materiał powstał z inspiracji dashboardem zaprezentowanym przez Myndę Treacy (www.myonlinetraininghub.com).