Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Czy niewywiązanie się przez pracodawcę z tego obowiązku będzie miało wpływ na sytuację pracownika?
Wskazany obowiązek pracodawcy ma wpływać na prawidłowe dokumentowanie stosunku pracy. Jego niezachowanie może powodować po stronie pracodawcy odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika za które grozi grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł. Niespełnienie wymogu zawarcia umowy o pracę lub potwierdzenia jej warunków na piśmie nie powoduje jednak dla jej stron konsekwencji w postaci nieważności umowy. Umowa taka może być zatem skutecznie zawarta także ustnie, a nawet w sposób dorozumiany (poprzez dopuszczenie pracownika do pracy). Niemniej jednak niezawarcie umowy na piśmie oraz niepotwierdzenie jej warunków na piśmie może w pewnych sytuacjach powodować ograniczenia dowodowe po stronie pracodawcy odnośnie możliwości wykazania faktu zawarcia umowy.
Kodeks pracy nie przewiduje sankcji nieważności w przypadku niepotwierdzenia warunków umowy o pracę na piśmie. Natomiast art. 73 par. 1 k.c. stosowany w tym przypadku odpowiednio na podstawie art. 300 k.p. stanowi, że w przypadku zastrzeżenia przez przepisy ustawy formy pisemnej dla czynności prawnej, czynność dokonana bez zachowania takiej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. W innych przypadkach co do zasady skutkiem niedochowania formy pisemnej jest jedynie brak możliwości powoływania przez strony przed sądem dowodu ze świadków lub dowodu z przesłuchania stron na okoliczność dokonania czynności prawnej, która powinna być zawarta na piśmie.
Powyższe ograniczenie możliwości dowodzenia faktu zawarcia umowy o pracę działałoby na niekorzyść pracownika, który ponosiłby negatywne konsekwencje niedopełnienia obowiązku pracodawcy do potwierdzenia warunków umowy o pracę na piśmie. Dlatego też przepisy kodeksu postępowania cywilnego stanowią (art. 473 k.p.c.), że w postępowaniu odrębnym z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron. Uprawnienie to (do powoływania dowodów ze świadków lub wyjaśnień stron na okoliczność zawarcia umowy o pracę) nie przysługuje jednakże w sporze, w którym pracownik jest pozwany (art. 4777 k.p.c.). W praktyce przepis ten może wpływać na ograniczenie możliwości pracodawcy wykazania istnienia stosunku pracy w przypadku dochodzenia od pracownika roszczeń ze stosunku pracy.