Jakie bariery wciąż stoją na przeszkodzie upowszechnienia e-dokumentów w urzędach? Jaką rolę w procesie elektronicznego zarządzania dokumentami odgrywa poziom wyedukowania urzędników?
Nowe przepisy dotyczące instrukcji kancelaryjnej stanowią część wprowadzanego od kilku lat w Polsce prawa internetowego. Mają one swoje znaczenie, ale nie zastąpią działań na rzecz rzeczywistej transformacji administracji lokalnej w system usług publicznych skutecznie świadczonych drogą elektroniczną. Jest nadmiernym optymizmem mówienie o złamaniu przez nową instrukcję kancelaryjną barier prawnych. Równie istotnych przeszkód w stworzeniu efektywnego systemu e-administracji w Polsce jest przecież więcej, a i pomniejszych nie brakuje. Obowiązek wdrożenia systemów tzw. elektronicznych obiegów dokumentów (a zatem zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania w urzędzie) to jedno, a wykorzystywanie tego oprogramowania do zwiększenia skuteczności i podniesienia jakości świadczonych usług dla mieszkańców to drugie. W bardzo wielu polskich samorządach wdrożenie e-obiegów nie stało się impulsem do wprowadzenia nowych zasad zarządzania. Nie wywołało też refleksji nad nowoczesnymi sposobami organizacji pracy, łączącymi wysiłki różnych jednostek organizacyjnych gminy. W tych urzędach nowa instrukcja kancelaryjna niewiele zmieni, a nawet może być postrzegana – subiektywnie – jako kolejne utrudnienie zafundowane samorządom przez władze centralne.
Kluczowe znaczenie dla e-administracji w Polsce miałby więc nie tyle program wymuszenia na samorządach wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, z czym mamy od pewnego czasu do czynienia, ile skuteczne przeprowadzenie transformacji zarządzania urzędem i wprowadzenie starannie zaprojektowanych i wykorzystywanych w skali masowej systemów przepływu pracy (workflow). W działaniach podejmowanych przez prezydentów, starostów czy wójtów na pierwszym miejscu powinna objawiać się analiza sposobu obsługi mieszkańca, spełnianie jego – niekoniecznie powiązanych z elektronicznym kanałem obsługi – oczekiwań i potrzeb, a na dalszym planie zakup takiego czy innego oprogramowania. Niestety takie podejście modernizacyjne jest wciąż rzadkie, a efekty dotychczasowych działań dość mizerne. Samorządy chwalą się wdrożonymi rozwiązaniami informatycznymi, a powinny – wysokim odsetkiem spraw mieszkańców załatwionych drogą elektroniczną.
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.