Nie treść ogłoszenia jest przedmiotem zamówienia, lecz jego publikacja. Prawo zakazuje dzielenia zamówienia na części lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur przewidzianych w ustawie.
Kwoty, jakie zamawiający wydatkują w ciągu roku na zamieszczanie ogłoszeń w prasie, wynoszą najczęściej od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Jednak coraz szybciej rośnie grupa zamawiających, którzy na ogłoszenia prasowe wydają rocznie kwoty przekraczające równowartość 14 tys. euro.
Zarówno sektor administracji publicznej, jak i jednostki samorządu terytorialnego zamieszczają wiele ogłoszeń prasowych. Poszczególne jednostki w ciągu roku budżetowego niejednokrotnie publikują kilkadziesiąt ogłoszeń prasowych. W przypadku gdy suma wydatków przekracza w ciągu roku 53 746,00 zł. netto, niezbędne jest dokonanie wyboru wykonawcy zamówienia według procedur określonych w ustawie – Prawo zamówień publicznych.
Wysokość wydatkowanych kwot rodzi pytanie w jaki sposób należy udzielać zamówień publicznych, których przedmiot dotyczy publikacji ogłoszeń prasowych. Niesłuszne jest stanowisko prezentowane przez część zamawiających, którzy uważają, iż każda publikacja stanowi odrębne zamówienie. Swoje racje motywują między innymi faktem, że każde publikowane ogłoszenie zawiera inną treść i dotyczy odmiennych zagadnień. Tymczasem to nie treść ogłoszenia jest przedmiotem zamówienia, lecz jego publikacja. W przeciwnym razie zamawiający narusza art. 32 ust. 2 prawa zamówień publicznych. Wskazany przepis zakazuje dzielenia zamówienia na części lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur przewidzianych w ustawie.

Jaki tryb wybrać

Procedurę zamówienia publicznego, którego przedmiot dotyczy publikacji ogłoszeń prasowych, co do zasady najkorzystniej jest przeprowadzić w jednym z trybów podstawowych, tj. w przetargu nieograniczonym lub w przetargu ograniczonym.
Wskazane tryby umożliwiają transparentne i sprawne przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy. Natomiast zastosowanie trybu zapytania o cenę (patrz art. 69 – art. 73 ustawy Prawo zamówień publicznych) nie powinno mieć miejsca w przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest publikacja ogłoszeń prasowych. Wskazany tryb wymaga aby usługi objęte przedmiotem zamówienia były powszechnie dostępne. W mojej ocenie w odniesieniu do zamówień na publikację ogłoszeń prasowych wskazany wymóg nie jest spełniony.

Przedmiot zamówienia

Przygotowując zamówienie publiczne na publikację ogłoszeń prasowych należy precyzyjnie określić przedmiot zamówienia. Szczególnie istotne jest określenie przez zamawiającego wymogów dotyczących:
● stron, na jakich zamieszczane będą ogłoszenia (strony redakcyjne, miejskie, ogłoszeniowe, komunikaty), oraz szacowanej ilości ogłoszeń oraz ich łącznej powierzchni. Ponieważ wydawcy różnicują ceny publikacji w zależności od strony (np. ostatnia strona jest droższa) warto zamieścić w SIWZ zastrzeżenie, iż cena za zamieszczanie ogłoszenia musi być stała bez względu na stronę jego publikacji,
● maksymalnego okresu wyprzedzenia, z jakim będzie składane zamówienie na opublikowanie kolejnego ogłoszenia (najczęściej za optymalne wyprzedzenie uznaje się termin trzech dni kalendarzowych),
● zasad ustalania płatności za zamieszczone ogłoszenia. W zdecydowanej większości tytułów prasowych jako podstawowa jednostka wyceny ogłoszenia stosowany jest moduł. Niestety wielkość tych modułów jest różna. W celu osiągnięcia porównywalności złożonych ofert proponuję postawienie wymogu, aby ceny przedstawione w ofercie dotyczyły 1 cm2 powierzchni ogłoszenia. Ponadto cena powinna być stała w okresie trwania umowy, zwłaszcza jeżeli nie jest on dłuższy niż 12 miesięcy.
Organizując postępowanie na publikację ogłoszeń prasowych, warto rozważyć możliwość dopuszczenia składania ofert częściowych. Każda z wyodrębnionych części może dotyczyć ogłoszeń adresowanych do różnych grup docelowych. Podziału można dokonać np. ze względu na terytorialny zasięg ogłoszeń planowanych do publikacji. Zamawiający może wyodrębnić np. ogłoszenia o zasięgu regionalnym oraz ogłoszenia o zasięgu ogólnopolskim. Każdy z przedstawionych podziałów może stanowić odrębną część organizowanego postępowania. Wykonawcy startując w przetargu mogą wówczas składać oferty na obie dowolnie wybrane części zamówienia. Dopuszczenie ofert częściowych umożliwia zamawiającemu dokonanie wyboru nawet kilku ofert, a w konsekwencji zwiększenie dotarcia z informacją zawartą w publikowanym ogłoszeniu do czytelników różnych tytułów prasowych.



Warunki podmiotowe

Kolejnym elementem, jaki należy precyzyjnie określić są warunki, jakie muszą spełniać podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia na publikację ogłoszeń prasowych.
Oprócz ogólnych wymogów określonych w art. 22 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych należy postawić warunki dotyczące np:
● wymogu aby nakład tytułu proponowanego przez oferenta jako miejsce do zamieszczania ogłoszeń musiał być potwierdzany wynikami kontroli prowadzonej przez Związek Kontroli Dystrybucji Prasy;
● zapewnienia możliwości zamieszczania ogłoszeń w gazecie codziennej (wydania od poniedziałku do piątku).
● wielkości nakładu tytułu prasowego po odjęciu zwrotów;
● wymogu aby prasa w której będą zamieszczane ogłoszenia była kolportowana poprzez sprzedaż detaliczną.
Szczególnie istotne jest prawidłowe określenie nakładu, jaki musi mieć oferowany tytuł.
Z reguły duże nakłady (przekraczające 60 tys. egz. po odjęciu zwrotów) mają dzienniki ogólnopolskie, zaś tytuły o zasięgu regionalnym mają nakłady czasami znacznie poniżej przedstawionej wielkości.

Kryteria oceny ofert

Ustalenie prawidłowych kryteriów oceny ofert w tak specyficznym postępowaniu jak publikacja ogłoszeń prasowych nie jest sprawą prostą. Dodatkową trudność może sprawić art. 91 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z którym kryteria oceny złożonych ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. W związku z powyższym część zamawiających jako jedyne kryterium przyjmuje cenę za zamieszczenie ogłoszenia.
Alternatywą dla ceny jako jedynego kryterium może być wprowadzenie dodatkowego kryterium odnoszącego się do kosztu dotarcia ogłoszenia do potencjalnego czytelnika. Ocenianie ofert również pod względem kosztu dotarcia pozwala moim zdaniem na wybranie oferty korzystniejszej. Proponowane kryterium pokazuje, ile w rzeczywistości kosztuje dotarcie do określonej liczby czytelników. Cena jako jedyne kryterium oceny ofert nie odzwierciedli istoty jaką jest liczba osób które przeczytają opublikowane ogłoszenie. Liczba czytelników jest istotna, ponieważ podstawowym celem zamieszczenia ogłoszenia jest dotarcie do jak największej grupy osób za możliwie najniższą kwotę. Oferta nominalnie najtańsza nie oznacza, że cena za dotarcie do szerokiej grupy czytelników jest najniższa.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759).