Począwszy od stycznia, pracownikom korzystającym z samochodu służbowego w celach prywatnych doliczamy do przychodu kwotę 250 zł lub odpowiednio 400 zł i od tej wartości naliczamy składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Zgodnie z wdrożoną u nas „polityką samochodową” pracownicy są zobowiązani do pokrywania z własnych środków kosztów paliwa czy opłat za autostrady na potrzeby jazd prywatnych. Jednocześnie w sytuacji, gdy pracownik zostanie zatrudniony lub zwolniony w trakcie miesiąca, a tym samym wykorzystuje samochód służbowy w celach prywatnych przez niepełny miesiąc, wartość przychodu ustalamy jako 1/30 z kwoty 250 lub 400 zł za każdy dzień wykorzystywania samochodu na własne potrzeby zatrudnionego.
Pojawił się jednak problem z ustaleniem momentu powstania przychodu z omawianego tytułu. Zastanawiamy się, jak prawidłowo rozliczyć pracownika, któremu wypłacamy wynagrodzenie nie na koniec miesiąca, lecz 10. dnia następnego miesiąca. Czy postąpimy prawidłowo, doliczając przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w lutym do wynagrodzenia za luty, które rozliczymy i wypłacimy 10 marca 2015 r.?
ODPOWIEDŹ
Za przychody pracownika, zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2a–2c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), uważa się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Jednocześnie począwszy od 1 stycznia 2015 r., wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
● 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
● 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
Przy czym w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi natomiast przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zatem w praktyce miesięczny podatek oraz składki na ubezpieczenia społeczne, jakie pracodawca odprowadzi za pracownika do urzędu skarbowego i ZUS, mogą być niższe niż stawki przewidziane w ustawie.
Nieodpłatne świadczenie z tytułu wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest zatem przychodem ze stosunku pracy, a tym samym podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. W praktyce oprócz ustalenia samego faktu objęcia tego przychodu obowiązkiem rozliczenia podatku i składek ZUS płatnik musi jeszcze ustalić, w jakim momencie ten przychód powstaje. Popełnienie błędu związanego z ustaleniem momentu powstania omawianego przychodu skutkować może pobraniem od pracownika niewłaściwie naliczonej zaliczki na podatek dochodowy, a także niewłaściwie naliczonych składek.

Liczy się data

Jak wynika z art. 11 ustawy o PIT, za przychody podlegające opodatkowaniu uważa się co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W zależności od rodzaju świadczenia różny może być moment uzyskania przychodu przez pracownika.
W przypadku wypłaty wynagrodzenia będzie to moment postawienia do dyspozycji pracownika gotówki albo moment faktycznego wpływu środków na rachunek bankowy zatrudnionego. W przypadku świadczenia związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego na własne potrzeby pracownika przychód po stronie zatrudnionego powstanie w momencie faktycznego wykorzystania przez pracownika samochodu służbowego. Za moment otrzymania omawianego nieodpłatnego świadczenia uznać należy dzień, w którym jego wartość pieniężna może być ustalona. Niewątpliwie nawet wówczas, gdy pracownik wykorzystywał samochód służbowy w prywatnych celach tylko przez część miesiąca, sytuacja ta jest znana najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca. Oznacza to, że pracownik uzyskuje przychód w miesiącu, w którym znana jest wartość pieniężna świadczenia, a tym samym najpóźniej ostatniego dnia danego miesiąca.

Ewentualna korekta

Odnosząc się do sytuacji opisanej przez czytelnika, niewątpliwie przychód pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych powstał w momencie faktycznego wykorzystywania tego samochodu, a więc w lutym 2015 r. Jeżeli płatnik, naliczając wynagrodzenie za luty 2015 r. w marcu, doliczy do niego przychód z tytułu korzystania w lutym z samochodu służbowego przez pracownika, to przychód ten zostanie rozliczony w marcu 2015 r. zgodnie z datą wypłaty. W efekcie zaliczka na podatek i składki z tego tytułu zostaną opłacone z miesięcznym opóźnieniem, czyli w kwietniu 2015 r.
Zatem jeżeli pracodawca wypłaca w marcu wynagrodzenie za luty, to powinien do niego doliczyć przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych powstały w marcu (wynagrodzenie za marzec zostanie wypłacone dopiero 10 kwietnia). Problem polega jednak na tym, iż 10 marca może nie być znana jeszcze pełna wartość przychodu z tego tytułu.
Wydaje się, iż możliwym rozwiązaniem w tej sytuacji jest doliczenie w dacie wypłaty wynagrodzenia za marzec, tj. 10 marca pełnej kwoty potencjalnego przychodu z tytułu wykorzystywania w marcu samochodu służbowego na prywatne potrzeby zatrudnionego (250 lub 400 zł), a następnie w ostatnim dniu miesiąca dokonanie ewentualnej korekty, gdyby się okazało, że pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych tylko przez część miesiąca.

U czytelnika

Odnosząc się do zasad wynikających z polityki samochodowej oraz terminu wypłaty wynagrodzenia opisanych przez czytelnika, przyjmijmy założenie, że pracodawca 10 marca 2015 r. wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za luty (5100 zł). W tej dacie pracodawca doliczył do rozliczanego wynagrodzenia za luty dodatkowy przychód z tytułu wykorzystywania przez pracownika w marcu samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 250 zł. Strony 20 marca rozwiązały stosunek pracy w trybie porozumienia stron i z tym dniem pracownik zdał przydzielony mu samochód służbowy.
W efekcie pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych przez część, a nie przez cały miesiąc. Przychód z tego tytułu należy skorygować do wartości 166,60 zł (1/30 z 250 zł = 8,33 zł; 8,33 zł x 20 dni = 166,60 zł). W związku z zaistniałą sytuacją pracodawca powinien dokonać korekty lity płac, ustalając zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS na poziomie adekwatnym do skorygowanego przychodu, i wypłacić pracownikowi różnicę wynikającą z dokonanej korekty. [lista płac, tabela]
Lista płac
Przedstawiamy listę płac (w zł) przed korektą i po niej (pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2)

Wyliczenia krok po kroku

Podstawa prawna
Art. 11, art. 12 ust. 1 i 2a–2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).
Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).