Czas pracy jest ulubionym zagadnieniem podlegającym kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Jest to najbardziej grząski grunt, w którym inspektorzy bez specjalnego wysiłku pozwalają utonąć niejednemu pracodawcy.
W tym obszarze zdarza się najwięcej nieprawidłowości ujawnianych w trakcie kontroli jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy niejednokrotnie przecierają oczy ze zdumienia, gdy zarzuca się im zatrudnianie pracowników w godzinach nadliczbowych, w sytuacji, gdy takiej pracy de facto nie było. Częstym problemem pracodawców jest rozpoczynanie pracy w tej samej dobie.
Problem ten przybiera na sile, gdy podstawowym narzędziem rozliczania czasu pracy są listy obecności, a ponadto pracownicy w świetle założeń inspektora logują się do systemu wyłącznie po to, by umożliwić wykonywanie podstawowych obowiązków pracowniczych. Co w przypadku, gdy inspektor zażąda komputerowego wyciągu dostępnych logowań pracowników, ignorując jednocześnie listy obecności?
Niespodziewaną odsiecz w opisanym przypadku przyniesie obowiązujący w zakładzie regulamin pracy. To w nim powinny być ujęte prawa i obowiązki pracownika. Mądrze skonstruowany może pomóc w wielu sytuacjach podbramkowych.
W jednym z zakładów pracy mimo zatrudnienia kilkuset pracowników prawidłowe wypełnienie listy obecności wciąż stanowiło podstawowe narzędzie służące rozliczaniu czasu pracy. Jednocześnie zdaniem inspektora realizacja zadań pracowniczych bez logowań do systemu nie była możliwa, a pomiędzy logowaniem a czasem pracy musiała istnieć ścisła zależność. W przypadku udowodnienia tej zależności po stronie pracodawcy powstałaby konieczność wypłacenia zaległych wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych – nie wspominając o innych, bardziej dotkliwych konsekwencjach.
Czy i jak wykazać, że logowania systemowe nie odzwierciedlają rzeczywistego czasu pracy, zwłaszcza że w tym przypadku tak było w istocie? Cóż, jak wspomniano wyżej – ratunek w regulaminie pracy. To w nim muszą się znaleźć odpowiednie zapisy. Kolejna rzecz – niczego nie ukrywać.
Faktem jest, iż pomocnym elementem w wielu zakładach pracy jest dostęp do różnych systemów elektronicznych. I rzeczywiście we wspomnianym zakładzie X też tak było. Wszyscy pracownicy korzystali z systemu intranetowego, który był swoistym modułem komunikacyjnym. Dostępy do innych programów były uwarunkowane rodzajem, zakresem zadań, stanowiskiem czy też pełnioną funkcją. Warto więc w rozmowie z inspektorem wymienić obszar i rodzaj dostępu do programów. Innymi programami posługują się bowiem pracownicy administracyjni, a inny obszar obowiązuje informatyków. Należy także wskazać, którym narzędziem posługują się pracownicy szeregowi, a którym kierownictwo. Jednocześnie należy pamiętać, że kierownicy samodzielnych komórek organizacyjnych – w myśl kodeksu pracy – nie mają prawa do nadgodzin.
Powyższa argumentacja, poparta dowodami (bez nich niestety się nie obejdzie), łatwo wykaże, że logowanie do systemów nie stanowi odzwierciedlenia rzeczywistego pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Jeżeli jeszcze – powtarzam jak mantrę – wykażemy brak odniesienia w regulaminie pracy, wskazującego na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy logowaniami a czasem pracy, wówczas mamy gotowe narzędzie do obrony swojego stanowiska.
Jeżeli ten wywód będzie niewystarczający, warto dodać kolejny argument. Pracownicy nie mogą mieć w aktach wewnątrzzakładowych nałożonego obowiązku logowania do systemu w chwili rozpoczęcia pracy i wylogowania w chwili jej zakończenia. Brak takiego obowiązku będzie skutkować potwierdzeniem braku związku miedzy logowaniem a czasem pracy. Nadto nikt nie będzie w stanie takiego związku udowodnić, ponieważ logowanie do pracowniczych systemów internetowych nie będzie stanowić odzwierciedlenia rzeczywistego pozostawania w dyspozycji pracodawcy.
Oczywiście nie jest moim zamiarem wyszukiwanie kruczków mogących zwieść Państwową Inspekcję Pracy. Opisany przypadek ma miejsce w wielu przedsiębiorstwach i jest zgodny z funkcjonującym tam systemem pracy. Często przedsiębiorcy, nie używając właściwej argumentacji, ulegają nakazom PIP, nie zastanawiając się nad możliwością obrony swoich racji. Wprawdzie znamy z historii przypadki, gdy organy kontrolne obróciły w niwecz istnienie niejednego przedsiębiorstwa, ale nie jest to regułą. Istnieją skuteczne narzędzia obrony naszego stanowiska i – w przypadku gdy nie mamy sobie nic do zarzucenia – należy z nich korzystać.
