Podpisana kartka papieru nie będzie już jedyną dopuszczalną w sądzie formą dokumentu – przewiduje nowelizacja kodeksu cywilnego i procedury cywilnej.
Projekt nowelizacji kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego / DGP
Rozpoznając spory między stronami, sąd ocenia dowody swobodnie: sam decyduje, którym dowodom przyzna większą wartość i które twierdzenia czy oświadczenia są bardziej wiarygodne.
Dowodami, które są najczęściej przedstawiane przez strony, są dokumenty urzędowe i prywatne: sporządzone na papierze i opatrzone własnoręcznym podpisem.
Sąd może też wziąć pod uwagę na przykład nagranie – analogowe lub cyfrowe, fotografię, pocztę elektroniczną czy SMS. Są to materiały powszechnie stosowane, w dodatku wymagają mniej formalności, ponieważ dla ich wagi nie ma znaczenia własnoręczny podpis.
– Sąd zalicza je do dowodów zebranych w sprawie według swojego uznania, czyli wówczas, gdy uzna, że są potrzebne do potwierdzenia zgłoszonych przez strony twierdzeń – tłumaczy adwokat Maria Urbańska z Kancelarii Kosiński i Wspólnicy.
Aby przepisy kodeksu cywilnego i procedury cywilnej uwzględniały rozwój nowych technologii, zaistniała potrzeba wprowadzenia do ich treści nowej formy dokumentowej dowodu, która byłaby mniej sformalizowana niż pisemna.
Obejmowałaby nie tylko dokumenty na papierze, ale też sporządzone na innych nośnikach, czyli te dowody zgłaszane w sprawie, które teraz nie są uważane za dokumenty.
Dlatego Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego przygotowała projekt kolejnej nowelizacji obu kodeksów, w której proponuje, aby dokument stanowiący dowód w sprawie nie musiał być zawsze sporządzony na piśmie i opatrzony podpisem.

Nowe dopuszczalne formy

Projekt przewiduje, że formą dokumentową czynności, którą sąd dopuści jako dowód z dokumentu, będzie również film, telewizja, fotografia, plan, rysunek, płyta czy taśma dźwiękowa. Materiały takie są już i dziś dowodami, ale nie mają statusu dokumentów.
Po jego uzyskaniu powstanie nowa forma szczególna dowodu: za dokument zostanie uznany każdy nośnik informacji umożliwiający jego odtworzenie. Aby zachować tę nową formę szczególną przewidzianą w projekcie noweli, wystarczy złożyć oświadczenie woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je złożyła.
Będzie ono miało taką samą wagę, jaką obecnie ma forma pismo lub akt notarialny.
– W ten sposób ustawodawca zrywa z tradycyjnym rozumieniem pojęcia dokumentu. Do tej pory musiał on być utrwalony wyłącznie za pomocą pisma. W dodatku musiał być podpisany – tłumaczy radca prawny Wojciech Biernacki z Kancelarii Radców Prawnych Biernaccy.

Oświadczenie woli będzie miało taką wagę jak obecna forma pisemna czy notarialna

– Teraz dokument stanowić będą łącznie: informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, na którym jest zapisana. Informacja bez zapisania jej na nośniku wciąż nie będzie dokumentem, podobnie jak sam nośnik bez informacji – dodaje Wojciech Biernacki.
Autorzy nowelizacji za dokument chcą uznać różnego rodzaju oświadczenia woli, które nie muszą być opatrzone podpisem. Natomiast treść dokumentu będzie mogła zostać ujawniona w sposób dowolny, np. w postaci znaków graficznych, dźwięku czy obrazu.
Dowolna będzie też forma jej utrwalenia: nośnikiem może być klasyczny papier, ale też elektroniczny nośnik informacji, a osoba tworząca taki dokument będzie miała prawo skorzystać z dowolnych środków: pióra, komputera czy telefonu komórkowego, pod warunkiem że sposób utrwalenia informacji umożliwi jej zachowanie, a później odtworzenie.
Może być i tak, że jedna informacja będzie zapisana na kilku różnych nośnikach, z których każdy będzie zawierał tylko jej część. Będzie ona stanowiła dokument, pod warunkiem że będzie możliwa w całości do odtworzenia i odczytania przez odpowiednie oprogramowanie czy import danych z tych nośników.
Taka sytuacja będzie miała miejsce wówczas, gdy jedna informacja zostanie na przykład zapisana na kilku plikach na dysku. Biegły informatyk, aby zbadać i ocenić taki dokument, będzie więc analizował wiele nośników z różnymi danymi składającymi się na jedną informację.
Zmienią się tym samym zasady badania prawdziwości dokumentów, ponieważ biegli nie ograniczą się tylko do badania pisma, lecz również zapisów dźwięków, obrazu i danych informatycznych.

Oświadczenie jako plik z e-podpisem

Projekt przewiduje, że oświadczenie woli będzie mogło zostać złożone również w formie elektronicznej, powiązanej z podpisem elektronicznym w sposób umożliwiający identyfikację osoby, która go złożyła. Przy składaniu podpisu nie będzie przy tym wymagany żaden certyfikat.
Autorzy projektu dopuszczają też możliwość znakowania czasem dokumentu elektronicznego, co spełni takie wymogi, jakie obecnie stawia się dacie pewnej.
Znakowanie przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne będzie odpowiednikiem dołączania do dokumentu urzędowego poświadczenia odbioru, ponieważ zmiana poświadczonej w ten sposób daty wpływu dokumentu do urzędu jest wręcz niemożliwa, a w dodatku łatwo ją zauważyć.
Dokument sporządzony w formie elektronicznej zgodnie z projektem uważany będzie za autentyczny i pochodzący od osoby, która sygnowała go podpisem elektronicznym.

Możliwy odpis elektroniczny

Projekt przewiduje też możliwość posługiwania się dokumentami w formie zdigitalizowanej. Będzie to rodzaj elektronicznego odpisu dokumentu, którego oryginał został sporządzony w formie papierowej.
Będzie miał taką samą moc dowodową jak dokument w oryginale sporządzony na papierze, pod warunkiem że zostanie poświadczony elektronicznie.
– Strona przedstawi więc ten elektroniczny odpis w sądzie, a oryginał zabezpieczy przed zagubieniem i zniszczeniem.
Digitalizacja nie doprowadzi zatem do powstania nowego dokumentu, lecz będzie tylko odzwierciedleniem oryginału – tłumaczy Jacek Stanisławski, prawnik z Kancelarii Olczyk & Kubicki.

Etap legislacyjny
Projekt nowelizacji ustawy