Czy zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. musi się odbywać co roku?
Zasadniczo tak. Zaniechanie obowiązku zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników przez zarząd spółki jest traktowane jako naruszenie prawa zagrożone grzywną do 20 tys. zł nakładaną przez sąd rejestrowy. Od tej reguły istnieje jednakże wyjątek wprowadzony ustawą z 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 18 maja 2011 r.) obowiązujący od 2 czerwca 2011 r. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której działalność spółki była zawieszona przez cały dany rok obrotowy. Warto zaznaczyć, że zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorców, w tym spółki kapitałowe, jest możliwe w oparciu o przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, że zawieszenie działalności gospodarczej jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, oraz wyłącznie na okres od 1 do 24 miesięcy. W przypadku spółek kapitałowych zawieszenie działalności gospodarczej musi być zgłoszone w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Mimo zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej zwolnienie z obowiązku odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest możliwe jedynie wówczas, gdy nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego, w którym spółka zawiesiła działalność, oraz wyłącznie w oparciu o uchwałę wspólników. Wspólnicy spółki muszą zatem udzielić zgody na brak odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników za dany rok obrotowy. Brak odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie oznacza jednak, że kwestie dotyczące m.in. rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności oraz sprawozdania finansowego, podjęcia uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty czy też udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków nie będą podejmowane za ten rok, w którym działalność spółki była zawieszona. Ulegają one bowiem przesunięciu i powinny stać się przedmiotem obrad kolejnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników.