Mam skomplikowaną sprawę spadkową i brakuje mi dokumentów, które sporządzono dawno temu u notariusza. Czy kancelarie notarialne mają obowiązek gromadzenia dokumentacji klientów? Jeśli tak, to jak długo – pyta pani Magdalena
Zdarza się, że po wielu latach od zawarcia umowy zachodzi potrzeba otrzymania wypisu aktu notarialnego, ponieważ np. poprzedni straciliśmy. Strona tego aktu w każdej chwili może uzyskać jego odpis u notariusza. W tym celu należy się zgłosić do kancelarii notarialnej, w której był on sporządzony, nie ma bowiem jednego ogólnokrajowego spisu aktów notarialnych. Wydany przez notariusza wypis ma moc prawną oryginału.
Kancelaria jest zobowiązana do przechowywania oryginałów aktów notarialnych, testamentów lub protokołów przez 10 lat od daty wystawienia. Po upływie tego czasu przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii, w której został sporządzony. Oryginały aktów notarialnych mogą trafić do archiwum właściwego sądu rejonowego także wtedy, gdy notariusz zaprzestaje prowadzenia kancelarii. W opisanym przez panią Magdalenę przypadku dokumentów należy więc szukać w sądzie rejonowym, który wydaje wypisy z przekazanych oryginałów aktów notarialnych.
Jeżeli czynność notarialna miała miejsce wcześniej niż 10 lat temu, aby otrzymać wypis, trzeba udać się właśnie do tego wydziału. Wypis aktu notarialnego zostanie sporządzony i podpisany przez sędziego.
O wypis może przede wszystkim ubiegać się osoba, która była stroną zawieranego aktu lub ma interes prawny. Ewentualnie, jeśli już toczy się jakieś postępowanie w sprawie, a akt jest niezbędny, by udowodnić konkretną okoliczność, można wnioskować, by sąd nakazał wydanie odpisu aktu notariuszowi.
OPINIA EKSPERTA
Robert Dor, notariusz
Dostęp do zarchiwizowanych dokumentów notarialnych mają tylko osoby, które wykażą się interesem prawnym. Zgodnie z art. 110 ustawy – Prawo o notariacie wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom tego aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym. Następcą prawnym może być spadkobierca, ale także osoba, która weszła w prawa i obowiązki strony aktu notarialnego na podstawie czynności prawnych dokonanych za życia, np. nabywca przedsiębiorstwa, gospodarstwa rolnego.
Prawo przewiduje wydanie wypisu także innym osobom – odbywa się to za zgodą stron aktu notarialnego lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego, w którego okręgu znajduje się kancelaria notariusza. Wnioskodawca nie musi wykazywać przed sądem interesu prawnego, wystarczy, że uprawdopodobni, iż interes taki posiada. Jednakże moim zdaniem sąd okręgowy powinien wziąć pod uwagę konieczność ochrony interesów osób – stron aktu notarialnego – w szczególności w zakresie niejawności informacji zawartych w akcie, np. informacji dotyczących pewnych okoliczności rodzinnych, małżeńskich. Inaczej ukształtowany jest krąg osób uprawnionych do otrzymania wypisu sporządzonego przez notariusza i zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, który ma taką samą moc jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Wypis takiego aktu może być wydany również osobie, która wykaże istnienie interesu prawnego. Zarówno prawo o notariacie, jak i inne ustawy nie definiują tego pojęcia. Można stwierdzić, że osoba wnioskująca o wydanie takiego dokumentu powinna wykazać potrzebę prawną jego posiadania i przytoczyć na tę okoliczność niezbędne fakty, np. zaciągnięcie kredytu przez spadkodawcę, udzielenie pożyczki spadkodawcy. Takimi osobami mogą być np. wierzyciele spadkobiercy, współwłaściciele, spadkobiercy pominięci w akcie poświadczenia dziedziczenia.
Na marginesie można wspomnieć, że nie trzeba zwracać się do sądu o uzyskanie stwierdzenia nabycia spadku po osobie zmarłej, ale szybciej sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia po takiej osobie u notariusza. Do notariusza jednakże muszą się wybrać wszystkie osoby zainteresowane.
Podstawa prawna
Art. 3, art. 90 ustawy z 14 lutego 1992 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 164). Par. 7 rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym (Dz.U. nr 33, poz. 147 ze zm.).