Zastępcy bez powodu

Jak po dwóch latach funkcjonuje instytucja zastępcy notarialnego? Odpowiedź na to pytanie znaleźć można w najnowszych badaniach Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości, które przeprowadził dr Rafał Wrzecionek. Z odpowiedzi na pytania skierowane do sześciu rad izb notarialnych (z 11 na całą Polskę) wynika, że dla części młodych prawników ten model dochodzenia do zawodu notariusza okazał się atrakcyjny. Na terenie sześciu izb działa 129 zastępców notarialnych przypadających na 1380 rejentów posiadających kancelarie. Czy to dużo?

– wskazuje Krzysztof Maj, notariusz z Krakowa i prezes tamtejszej Rady Izby Notarialnej.

Ta liczba się stabilizuje i wynosi około 15 proc.

– – ocenia.

Skok aplikanta na głęboką wodę

Zawód zastępcy notarialnego wprowadzony został ustawą o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz.U. z 2013 r. poz. 829) – pierwszą transzą deregulacyjną. Zajął miejsce likwidowanej asesury. Na mocy tych przepisów po zdaniu egzaminu notarialnego przed prawnikiem otwierają się dwie drogi: może złożyć wniosek o powołanie na notariusza albo się ubiegać o wpis do wykazu zastępców notarialnych właściwej izby, bez możliwości prowadzenia własnej kancelarii. Jeśli zdecyduje się na tę drugą ścieżkę, zgodnie z art. 21 prawa o notariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 164 ze zm.) uprawniony jest do sprawowania zastępstwa rejenta, jeżeli ten „nie może pełnić swych obowiązków”.

– – komentuje notariusz Joanna Greguła, członek RIN w Krakowie.

– – uważa.

Nieokreślone kompetencje

Z badań wynika, że zastępcy mają wzięcie. Aż 97 proc. z nich na bieżąco sprawuje zastępstwa. Co więcej, 105 objętych badaniem znalazło później zatrudnienie w kancelariach notarialnych. Problem polega na tym, że nie wiadomo dokładnie, w jakich przypadkach rejenci korzystają z ich pomocy.

W ocenie autora badań regulacje dotyczące kompetencji zastępców są zbyt ogólne. Zgodnie z przepisami zastępca notarialny może działać w trzech przypadkach: czasowo, gdy notariusza nie ma w kancelarii np. z powodu urlopu, ale także z nagłych powodów, takich jak nieobecność rejenta wynikła z nieprzewidzianych przyczyn, oraz w sytuacji gdy uzyska upoważnienie od rejenta do zastępowania go we wszystkich lub niektórych sprawach. Wtedy, jeśli notariusz ma do niego zaufanie, zastępca ma prawo wykonywać czynności notarialne wskazane w upoważnieniu, pracując równolegle z notariuszem, a więc pod okiem patrona.

Z odpowiedzi uzyskanych z izb wynika, że praktyka uzasadniania potrzeby skorzystania z ich pomocy nie jest jednolita. Jedynie w przypadku 17 proc. badanych notariusze, wyznaczając zastępców, wskazują powód (wtedy najczęściej jest to urlop czy choroba). 83 proc. badanych uważa, że takie uzasadnienie nie jest wymagane. 50 proc. ankietowanych rejentów przyznaje nawet, że bywają sytuacje, gdy sami dokonują czynności notarialnych w czasie, w którym upoważnieni przez nich zastępcy również ich dokonują.

Doktor Wrzecionek, autor badań IWS, uważa, że należałoby ustawowo określić obligatoryjne elementy porozumienia w sprawie pełnienia zastępstwa. Zaliczyć do nich należałoby nie tylko czas, lecz także zakres zastępstwa – przede wszystkim wskazanie czynności, do których zastępca notarialny jest zobowiązany. W tym obszarze nie powinno być swobody. W przeciwnym razie okazałoby się, że uprawnień notariusza i uprawnień zastępcy notarialnego już nic nie odróżnia.

Co jednak pozytywne, nie znajdują na razie potwierdzenia obawy, że dopuszczenie zastępców notarialnych do sporządzania aktów przynosi negatywne konsekwencje dla obrotu.

– – podkreśla prezes Maj.

Jak tłumaczy, nawet gdyby do szkód dochodziło, to dowiemy się o tym za kilka lat. Klienci alarmują o pomyłkach, dopiero gdy zbliża się okres przedawnienia ich roszczeń, a więc bliżej 10 lat.