Zgromadzenie wspólników może obniżyć kapitał zakładowy spółki z o.o. z różnych powodów, np. gdy jego dotychczasowa wartość staje się za wysoka w stosunku do skali biznesu albo spółka chce umorzyć udziały niektórych wspólników i w ten sposób zmienić skład osobowy. Inną przyczyną może być chęć przesunięcia części kapitału do funduszu zapasowego albo rezerwowego, by przeznaczyć je np. na wypłatę dywidendy dla udziałowców.
Procedurę tę stosuje się także, gdy wartość wkładów niepieniężnych została zawyżona. Na skutek tego kapitał zakładowy nie był w całości pokryty i powstała konieczność uregulowania jego wysokości zgodnie z rzeczywistą wartością wniesionego aportu. Spółka podejmuje również uchwałę o redukcji kapitału np., gdy dokonała nabycia udziałów w drodze egzekucji na zaspokojenie swoich roszczeń, jeśli nie mogła ich zaspokoić z innego majątku wspólnika.

Zmiana umowy

Proces obniżenia kapitału zakładowego związany jest co do zasady z umorzeniem udziałów i wypłatą wspólnikom kwot, o które kapitał został zmniejszony (realne obniżenie). Kwoty te powinny odpowiadać co najmniej wartości księgowej umarzanych udziałów. Wspólnicy mogą jednak wyrazić zgodę, aby obniżenie odbyło się bezpłatnie (nominalne obniżenie). Wypłata taka nie wystąpi też, jeśli następuje przepisanie kapitału zakładowego na kapitały zapasowe lub rezerwowe (papierowe obniżenie).
Redukcja kapitału zakładowego odbywa się w drodze zmiany umowy spółki. Do tego potrzeba uchwały zgromadzenia wspólników podjętej większością 2/3 głosów, chyba że umowa przewiduje surowsze warunki. Uchwała musi zostać zaprotokołowana przez notariusza. W jej treści powinna znaleźć się kwota redukcji oraz sposób obniżenia, tzn. umorzenie udziałów, obniżenie ich wartości albo technika łączna.
Po podjęciu uchwały kolejnymi krokami są: ogłoszenie, wezwanie wierzycieli do zgłoszenia sprzeciwu wobec obniżenia oraz zgłoszenie uchwały wraz z załącznikami do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli wraz z redukcją kapitału ma nastąpić wypłata w innej postaci niż środki pieniężne, w uchwale trzeba zamieścić takie zastrzeżenie i uwzględnić wartość świadczenia.
Trzeba jednak mieć świadomość, że nie jest możliwe obniżenie kapitału zakładowego, gdy spółka znajduje się w stanie likwidacji. Obniżenie, w odróżnieniu od podwyższenia kapitału, nie może się też odbyć na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki. Wyjątek stanowi redukcja kapitału przez umorzenie udziałów, które następuje na skutek ziszczenia się zdarzenia określonego w umowie spółki, np. upływu terminu. W tym przypadku uchwała o obniżeniu podejmowana jest w prostszej procedurze – przez zarząd.
Redukcja kapitału zakładowego jest ograniczona jego minimalną wysokością oraz nominalną wartością udziałów. Najniższy z możliwych próg obniżenia wynosi 5 tys. zł, a wartość jednego udziału to 50 zł. Reguła ta odnosi się do udziałów zarówno o równej, jak i nierównej wartości nominalnej.

Treść ogłoszenia

Z uwagi na to, że zmniejszenie kapitału zakładowego jest zagrożeniem dla osób, którym przysługują względem spółki wierzytelności, zarząd ma obowiązek ogłosić niezwłocznie tak zamiar, wzywając wierzycieli, którzy nie godzą się na tę operację, do wniesienia sprzeciwu w terminie trzech miesięcy. Termin ten może zostać wydłużony przez umowę spółki albo uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego.
Wierzyciele nie mogą jednak uniemożliwić procesu obniżenia. Mają jedynie możliwość uzyskania zaspokojenia albo zabezpieczenia swoich roszczeń. Sprzeciw kieruje się do zarządu w formie ustnej albo pisemnej. Jeśli w zakreślonym terminie wierzyciele nie skorzystają ze swoich uprawnień, przyjmuje się, że godzą się na obniżenie. Jednak w przypadku, gdy sprzeciwią się obniżeniu, warunkiem jego rejestracji przez sąd jest ich zaspokojenie albo zabezpieczenie.
Nie jest to jednak wymagane, jeśli mimo obniżenia kapitału nie istnieje zagrożenie dla interesów wierzycieli, np. gdy wspólnikom nie są zwracane wpłaty dokonane na kapitał zakładowy. To samo dotyczy sytuacji, gdy obniżenie połączone jest z podwyższeniem co najmniej do pierwotnej wysokości (taki zabieg ma na celu wyrównanie deficytu bilansowego spółki przez nominalne obniżenie kapitału oraz jednoczesne podwyższenie, któremu towarzyszy wniesienie wkładów). Operacja taka nie narusza interesów wierzycieli i często związana jest ze zmianą składu osobowego spółki na skutek umorzenia udziałów wspólnika.
W ogłoszeniu o obniżeniu powinny znaleźć się także dane o podjętej uchwale, sumie i sposobie obniżenia oraz wyraźna informacja, że wierzyciele są wezwani do ustosunkowania się do dokonanej redukcji i wniesienia sprzeciwów. Za nieprawidłowe uznaje się samo ogłoszenie o uchwalonym obniżeniu bez takiego wezwania wierzycieli czy też samo wezwanie, bez ogłoszenia. Wymaganej publikacji dokonuje się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a jeśli umowa wskazuje inne pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki - również w tym piśmie. Należy o tym pamiętać, bowiem sąd rejestrowy odmówi wpisu obniżenia do rejestru, jeśli powyższy obowiązek nie został dopełniony.

Zgłoszenie do rejestru

Obniżenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisu do rejestru. Wniosek jest składany przez zarząd spółki na formularzu KRS-Z3 po upływie trzech miesięcy od daty ogłoszenia o planowanym obniżeniu i wezwaniu wierzycieli, a także po ich zaspokojeniu lub zabezpieczeniu (jeśli zostały zniesione sprzeciwy). Załącza się do niego: uchwałę o redukcji, dowody należytego wezwania wierzycieli i oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw, zostali spłaceni lub zabezpieczeni. Jeśli kapitał zakładowy jest obniżony razem z umorzeniem udziałów w razie ziszczenia się określonego zdarzenia, wraz ze zgłoszeniem składa się oświadczenie wszystkich członków zarządu w formie aktu notarialnego o spełnieniu tego warunku zmniejszenia kapitału. Oświadczenie takie zastępuje uchwałę zgromadzenia wspólników.

Etapy obniżenia kapitału

podjęcie uchwały przez zgromadzenie wspólników większością 2/3 głosów, chyba że umowa przewiduje surowsze warunki;

ogłoszenie uchwały w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a jeśli umowa wskazuje także inne pismo do ogłoszeń spółki – również w tym piśmie;

wezwanie wierzycieli do zgłoszenia sprzeciwu w terminie 3 miesięcy od dokonania ogłoszenia;

zaspokojenie lub zabezpieczenie wierzycieli, którzy wnieśli sprzeciw;

zgłoszenie uchwały wraz z załącznikami do Krajowego Rejestru Sądowego;

rejestracja obniżenia przez sąd.

Do wniosku o zarejestrowanie obniżenia załącza się:

uchwałę o zmianie umowy spółki;

dowód ukazania się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym ogłoszenia o obniżeniu kapitału zakładowego i wezwania wierzycieli spółki w sprawie ewentualnego zgłoszenia sprzeciwów;

oświadczenie wszystkich członków zarządu o zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, którzy zgłosili sprzeciw co do obniżenia kapitału zakładowego;

listę wspólników ze wskazaniem liczby i wartości nominalnej udziałów przysługujących każdemu z nich;

dowód uiszczenia opłaty sądowej w kwocie 250 zł;

dowód uiszczenia opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynoszącej 250 zł;

tekst jednolity umowy spółki.

Wzór uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego

Warszawa, dnia ................. r.

UCHWAŁA Nr ..../2013

z dnia .............. r.

Zgromadzenia Wspólników ................. Sp. z o.o.

w przedmiocie obniżenia kapitału zakładowego

§ 1

Z uwagi na treść art. ....................... Umowy Spółki kapitał zakładowy Spółki ulega obniżeniu z kwoty .................................... zł do kwoty ................................. zł.

§ 2

Obniżenie kapitału zakładowego zostaje dokonane przez umorzenie ................................. udziałów, z których każdy ma wartość ................................ zł.

§ 3

Umorzeniu ulega ............ udziałów w wysokości ............ zł każdy, należących do wspólnika ............................, zamieszkałego w ................. przy ul. ............... Umorzeniu ulega także ............................... udziałów w wysokości .................. zł każdy, należących do wspólnika ................................, zamieszkałego w ................... przy ul. ....................................

§ 4

Wspólnicy, których udziały zostały umorzone, oświadczają, że wyrażają zgodę na umorzenie posiadanych przez siebie udziałów w wysokości określonej w § 2 uchwały.

§ 5

Głosowanie odbyło się w trybie tajnym. Za przyjęciem uchwały głosowali wszyscy wspólnicy.

§ 6

Uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia.

Podpisy Wspólników

.................................................

.................................................

.................................................

PRZYKŁADY

1. Czy roszczenie wierzyciela, który wniósł sprzeciw, trzeba zaspokoić

Po ogłoszeniu o redukcji kapitału zakładowego jeden z wierzycieli, który przed obniżeniem udzielił spółce pożyczki, wniósł sprzeciw. W takiej sytuacji spółka powinna zaspokoić lub zabezpieczyć jego wierzytelność. Obowiązek ten odnosi się tylko do wierzytelności powstałych przed ogłoszeniem o zmniejszeniu kapitału. Wybór sposobu rozliczenia należy do zarządu oraz do osoby, która tego żąda. Przyjmuje się, że wierzytelności powinny zostać zaspokojone np. poprzez zwrot pożyczonych pieniędzy. Jednak w odniesieniu do wierzytelności niewymagalnych wystarczające jest ich zabezpieczenie, np. poprzez ustanowienie zastawu, nawet jeśli wierzyciel domaga się pełnej spłaty.

2. Czy z kilku udziałów można utworzyć jeden

W spółce jest trzech wspólników, którzy posiadają po 40 udziałów, każdy o wartości nominalnej 100 zł. Z uwagi na to, że kapitał zakładowy jest za wysoki w stosunku do prowadzonej przez spółkę działalności, zgromadzenie wspólników chce podjąć uchwałę o jego obniżeniu. W takiej sytuacji możliwe są następujące rozwiązania: likwidacja udziałów, zmniejszenie ich wartości lub zastosowanie obu technik łącznie. Zmniejszając wartość udziałów, należy uczynić to proporcjonalnie oraz o tę samą wartość, bowiem w sytuacji gdy wspólnik ma więcej niż jeden udział, nie mogą istnieć udziały o różnej wartości nominalnej. Z kolei jeśli spółka zdecyduje się zlikwidować niektóre udziały, umorzenie i obniżenie kapitału zakładowego nie musi odbyć się proporcjonalnie do udziałów posiadanych. Można również postanowić, że zasada wielości udziałów zostanie zastąpiona regułą, że wspólnikowi przysługuje tylko jeden udział. W takim przypadku dokonuje się ich scalania, tzn. z udziałów danego wspólnika tworzy się jeden o wartości zależnej od wartości już posiadanych, odpowiednio obniżonych.

Podstawa prawna
Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.). Ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 90, poz. 594).