Nie we wszystkich miejscowościach znajduje się kancelaria notarialna. W takiej sytuacji rolę notariusza może pełnić wójt (burmistrz, prezydent miasta).

Poświadczeń dokonuje zazwyczaj notariusz, który potwierdza: własnoręczność podpisu, zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, datę okazania dokumentu czy pozostawanie danej osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Każde poświadczenie powinno zawierać datę (a jeśli jest to konieczne, także godzinę i minutę), oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a na żądanie strony również godzinę dokonania czynności oraz oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć.

Jednak nie we wszystkich miejscowościach znajduje się kancelaria notarialna. W takiej sytuacji rolę notariusza może pełnić wójt (burmistrz, prezydent miasta). Dokonuje on poświadczenia własnoręczności podpisu na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych czy na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie. A w sprawach dotyczących otrzymania emerytury, renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego poświadcza, czy zainteresowana osoba pozostaje przy życiu lub w określonym miejscu.